Ventes : devis, commandes et factures
Ventes : devis, commandes et factures
La facturation est au cœur du portage : c'est la CAE qui émet les factures, mais c'est l'entrepreneur qui les prépare. Depuis le menu Facturation du portail, il enchaîne devis, commande et facture sans ressaisie. Chaque document est établi au nom de la coopérative, sur l'enseigne sélectionnée. Il porte les mentions légales de la CAE et, lorsque la CAE l'a choisi, passe par sa validation.
Du devis à la facture
Exemple — Ruche.coop Pierre Martin (enseigne Martin Formation) prépare un devis de deux journées de formation pour le Lycée Technique Pasteur. Le client l'accepte : Pierre crée la commande depuis le devis, puis la facture depuis la commande à la fin de la mission. Aucune ligne n'est ressaisie.
- Devis : l'entrepreneur choisit un client, ajoute des articles, fixe la date de validité et ajoute des notes ou conditions. Un devis soumis peut être transformé en commande ; si des articles stockés sont vendus, Ruche demande l'entrepôt de départ.
- Commandes : la liste les classe en cours, à facturer, terminées ou annulées. Une commande se transforme en facture en un clic.
- Factures : une facture peut aussi être créée directement. La liste distingue les factures non soldées, payées, en retard et annulées. Chaque facture indique ses encaissements et le reste à encaisser.
Un document en brouillon peut être modifié ou supprimé ; un document émis ne peut plus qu'être annulé. Toutes les listes peuvent être exportées.
Le catalogue d'articles
Le menu Articles constitue le catalogue de l'enseigne : prestations et produits, avec leur prix normal et, le cas échéant, un prix réduit. La catégorie d'un article détermine sa TVA : l'entrepreneur choisit une catégorie, sans jamais saisir de taux. La CAE peut limiter les catégories proposées aux entrepreneurs.
Les articles suivent la même règle de visibilité que les clients : chacun voit ceux de ses enseignes et le catalogue commun de la CAE (voir Clients et prospects).
La validation des factures par la CAE
Une CAE peut vouloir relire les factures avant qu'elles ne partent. Dans les Paramètres Ruche, l'administrateur coche Valider les factures clients (et, s'il le souhaite, Valider les factures fournisseurs), puis clique sur Créer les circuits de validation. Ruche crée alors un circuit de validation standard de Dokos, que l'administrateur peut ensuite adapter comme n'importe quel autre circuit : états, rôles, conditions.
Le circuit par défaut :
| État | Ce qui se passe |
|---|---|
| Brouillon | L'entrepreneur prépare la facture |
| À valider | L'entrepreneur a soumis la facture ; elle n'est plus modifiable depuis le portail |
| Validé | L'équipe de la CAE a validé : la facture est émise et comptabilisée |
| Refusé | L'équipe a refusé : l'entrepreneur corrige et soumet à nouveau |
| Annulé | La facture validée a été annulée |
Avec un seuil de validation automatique, une facture dont le total hors taxes ne dépasse pas ce montant est validée dès sa soumission ; au-delà, elle attend la CAE.
Exemple — Ruche.coop La CAE fixe le seuil de validation automatique à 1 500 € HT. La facture de 900 € de Pierre Martin est émise dès qu'il la soumet ; celle de 4 200 € apparaît « À valider par la CAE » dans son portail jusqu'à ce que Sandrine Morin, du support CAE, la valide.
Les mentions légales de la CAE
Les documents sont imprimés avec l'en-tête Ruche - Mentions CAE, créé par Ruche et modifiable par l'administrateur. L'en-tête affiche le logo et le nom de l'enseigne ; le pied de page reprend les mentions légales de la coopérative :
- la raison sociale, le SIREN, le numéro de TVA et l'adresse de la société ;
- la forme juridique, le capital et l'immatriculation, saisis dans les Paramètres Ruche ;
- pour un document d'enseigne, la mention que l'activité est exercée au sein de la CAE par l'entrepreneur ;
- un texte libre pour les mentions propres à la CAE (assurance, médiateur…).
La facturation électronique
Toutes les enseignes partagent le SIREN de la CAE. Lorsque l'application eTransactions est installée, chaque enseigne peut recevoir son propre code de routage dans l'annuaire de la facturation électronique : ses factures partent de cette adresse, et les factures fournisseurs reçues à cette adresse sont rattachées à l'enseigne.