Promesse d'embauche et proposition de poste

Après les entretiens, deux documents formalisent l'embauche :

• la Proposition de poste (« Job Offer ») présente le poste et les conditions au candidat, puis enregistre sa réponse ;
• la Promesse d'embauche (« Appointment Letter ») est une lettre composée à partir d'un modèle.

Les deux documents sont dans la barre latérale de l'icône Recrutement.

Proposition de poste

Prérequis

• Le rôle Utilisateur RH ou Responsable RH.
• Une candidature. Le bouton Créer une offre d'emploi d'une candidature acceptée ouvre une proposition préremplie.
• Une seule proposition active par candidat : Dokos refuse une deuxième proposition pour la même adresse e-mail, sauf si la première est « Rejeté » ou « Annulé ».

Créer une proposition de poste

1. Ouvrez l'icône Recrutement, puis cliquez sur Proposition de poste.
2. Cliquez sur + Créer un·e Proposition de poste.
3. Sélectionnez la Candidature. Dokos reprend le Nom du candidat, l'Adresse email du candidat et le Poste.
4. Saisissez la Date de l'offre et sélectionnez la Société.
5. Sélectionnez le Statut, en général « En attente d'une réponse ».
6. Facultatif : sélectionnez un Modèle de termes d'offre d'emploi. Dokos remplace le tableau Termes d'offre d'emploi par les termes du modèle.
7. Facultatif : sélectionnez des conditions générales dans Sélectionner les termes et conditions. Seules les conditions marquées pour les RH sont proposées. Leur texte remplit le champ Conditions générales.
8. Facultatif : dans la section Détails d'impression, choisissez l'En-tête de lettre et le Titre d'impression.
9. Enregistrez, puis validez.

Le tableau Termes d'offre d'emploi contient une ligne par condition : un Terme de la Proposition (par exemple « Salaire annuel brut ») et sa Valeur / Description (par exemple « 42 000 € »).

Contrôle des postes vacants

Si l'option Vérifier les postes vacants lors de la création d'offres d'emploi est cochée dans les Paramètres RH (onglet Recrutement), Dokos contrôle le plan de dotation validé qui couvre la date de l'offre. Quand les propositions validées pour ce poste sur la période du plan atteignent les postes vacants du plan, Dokos refuse la proposition. L'option est désactivée par défaut.

Suivre la réponse du candidat

Le Statut reste modifiable après la validation :

Pour envoyer la proposition, utilisez le menu d'e-mail du document. L'adresse du candidat est proposée comme destinataire.

Créer l'employé

1. Ouvrez la proposition validée au statut « Accepté ».
2. Cliquez sur Créer un employé.
3. Complétez la fiche employé, puis enregistrez.

Dokos reprend le nom, l'e-mail personnel, le poste et la société. La Date de l'offre remplit le champ Date de la Proposition de la fiche employé. La fiche employé garde le lien vers la proposition. Le bouton Afficher l'employé apparaît ensuite dans la proposition.

Exemple

Exemple fictif : proposition de poste à Jean Dupont.

Le 20/03/2027, Jean accepte. La responsable RH passe le statut à « Accepté » : la candidature passe aussi à « Accepté ».

Promesse d'embauche

La promesse d'embauche est composée d'une introduction, d'un tableau de conditions et d'une conclusion. Seul le rôle Responsable RH a accès à ce document et à son modèle.

Modèle de promesse d'embauche

Créer une promesse d'embauche

1. Ouvrez l'icône Recrutement, puis cliquez sur Promesse d'embauche.
2. Cliquez sur + Créer un·e Promesse d'embauche.
3. Sélectionnez la Candidature. Dokos reprend le Nom du candidat.
4. Sélectionnez la Société et saisissez la date (champ Date de la promesse d'embauche).
5. Sélectionnez le Modèle de promesse d'embauche. Dokos remplit l'introduction, les conditions et la conclusion de la section Corps.
6. Adaptez le texte au candidat.
7. Enregistrez.

La promesse d'embauche n'est pas un document à valider. Imprimez-la ou envoyez-la par e-mail depuis le document. Elle apparaît dans le bloc Connexions de la candidature.