Allocation de congé
1. Attribution des congés
1.1. Contrat de travail
Pour simplifier l'attribution des congés, Dokos vous permet de les attribuer directement dans le contrat de travail.
Avec cette méthode, les congés sont automatiquement alloués chaque jour selon les règles définies pour chaque type de congé.
Au préalable, vous aurez défini les types de congés ainsi que le calcul des congés payés afin de déterminer une fréquence d'attribution et une période.
- Rendez-vous dans le type de contrat de travail pour créer un type de contrat de travail. Le formulaire contient deux champs : Type de contrat de travail (obligatoire) et Types de congés.
- Dans le champ Types de congés, définissez les types de congés à attribuer au contrat de travail.
- Dans la barre de recherche, saisissez « Contrat de travail » et ouvrez la liste. Le groupe Contrat de l'onglet Connexions de la fiche employé ouvre un autre document (le contrat à signer) : ne l'utilisez pas ici.
- Créez un contrat de travail pour l'employé. Une fois le type de contrat renseigné, les types de congés sont ajoutés dans l'onglet Congés.
Pour que le calcul soit effectué immédiatement, cliquez sur « Mettre à jour les congés ». Sinon, l'allocation sera effectuée à la date spécifiée pour chaque type de congé.
Pour que l'allocation des congés se base sur la configuration des contrats de travail, cochez l'option « Allouer les congés depuis les contrats de travail » dans l'onglet Congés des paramètres RH (section Paramètres des congés). Sinon, vous pouvez utiliser le système de Politique de congés.
L'allocation des congés acquis s'effectue au début de la période, avec un nombre initial de congés alloués fixé à 0. Au fil de la période, cette allocation est ajustée et le total des congés attribués est augmenté en fonction du nombre de jours calculés par le système selon les règles définies pour chaque type de congé.
Pour les congés payés, il est nécessaire de créer des feuilles de présence pour chaque employé afin que le système puisse calculer correctement le nombre de jours de congé à allouer.
Vous pouvez également cocher l'option « Calculer les présences » dans l'onglet Congés des paramètres RH pour que le système effectue ce calcul automatiquement si les présences ne sont pas saisies manuellement.
2. Calcul des congés acquis pour la France
Dokos ajoute deux fréquences d'acquisition au type de congé, pour les congés payés français :
- Congés payés sur jours ouvrables ;
- Congés payés sur jours ouvrés.
Ces deux fréquences s'ajoutent aux fréquences standard (Mensuel, Trimestriel, Semestriel, Annuel), qui restent disponibles, par exemple pour des RTT.
2.1. Droit mensuel
Le droit d'un mois est l'allocation annuelle divisée par 12. L'allocation annuelle vient de la politique de congés attribuée à l'employé. Sans politique, Dokos prend le champ Allocation de congés maximale autorisée par période de congés du type de congé.
Exemple fictif : avec 30 jours ouvrables par an, le droit mensuel est de 2,5 jours.
2.2. Mois de travail effectif
Chaque mois, Dokos lit les présences validées de l'employé. Un mois complet est acquis quand l'employé a travaillé :
| Fréquence | Équivalence d'un mois |
|---|---|
| Congés payés sur jours ouvrables | 24 jours de présence, ou 4 semaines |
| Congés payés sur jours ouvrés | 20 jours de présence, ou 4 semaines |
Dokos retient la plus favorable des deux valeurs. Le total ne dépasse jamais le nombre de mois écoulés depuis le début de la période × le droit mensuel.
Les présences liées à un type de congé coché Exclure de l'acquisition de congés ne comptent pas comme du travail effectif.
Pour les Congés payés sur jours ouvrés, un employé qui n'a aucun congé dans le mois reçoit le droit mensuel complet le dernier jour du mois.
2.3. Plafond et arrondi
- L'allocation ne dépasse pas le champ Allocation de congés maximale autorisée par période de congés du type de congé, quand il est renseigné.
- En fin de période, Dokos arrondit le total au nombre entier supérieur, comme le prévoit le Code du travail.
Exemple fictif : Sophie entre chez Maison Verte SARL le 1er septembre et travaille tous les mois jusqu'au 31 mai. Son droit est de 9 × 2,5 = 22,5 jours ouvrables. Le 31 mai, Dokos arrondit à 23 jours.
2.4. Présences nécessaires
Le calcul repose sur les présences validées. Sans présences, Dokos ne peut pas compter les mois de travail effectif.
Si vous ne saisissez pas les présences, cochez Calculer les présences dans l'onglet Congés des paramètres RH. Dokos les calcule alors pour chaque employé.