Demande de congé

Dokos permet à vos employés de demander des congés via les demandes de congé et de les faire approuver par les approbateurs de congé.

Pour ouvrir la liste : Congés > Demande de congés.

1. Prérequis

• L'employé a une allocation de congés pour le type de congé : par son contrat de travail si l'option Allouer les congés depuis les contrats de travail est cochée, sinon par une politique ou une allocation manuelle.
• Un approbateur doit être défini, soit au niveau du département, soit pour chaque employé.

2. Comment créer une demande de congés

La section Congés alloués affiche une carte par type de congé, avec le nombre de jours restants, le nombre de jours alloués et le nombre de jours pris. Ensuite, l'employé peut définir les dates et soumettre sa demande.

1. Sélectionnez l'Employé.
2. Sélectionnez le Type de congé.
3. Saisissez la Date de début et la Date de fin du congé. Dokos calcule le Total des jours de congé et affiche le Solde de congés avant demande.
4. Si le congé comprend une demi-journée, cochez Demi-journée et indiquez la date de cette demi-journée.
5. Sélectionnez la Date de publication de la demande de congé. Vous pouvez la modifier si elle est différente du jour de la saisie de la demande.
6. Laissez cochée la case Suivre par email pour que l'approbateur reçoive un e-mail.
7. Enregistrez. La demande a le statut Ouvert et l'Approbateur de congés reçoit un e-mail.

8. L'approbateur passe le statut à Approuvé ou Rejeté, puis valide la demande. L'employé reçoit un e-mail. Une demande au statut Ouvert ne peut pas être validée.

3. Flux de la demande de congés.

Le flux du processus de demande de congé est résumé ci-dessous :

• L'employé demande un congé via Demande de congé.
• L'approbateur reçoit une notification par e-mail. Pour cela, la case Suivre par email doit être cochée.
• L'approbateur examine la demande de congé.
• L'approbateur approuve/rejette/annule la demande de congé
• L'employé reçoit la notification sur l'état de sa demande de congé

      
graph TD
A[Employé demande un congé via Demande de congés] --> B[Approbateur reçoit une notification par e-mail]
B --> C[Approbateur examine la demande]
C --> D[Approbateur approuve, rejette ou annule la demande]
D --> E[Employé reçoit une notification pour lui annoncer la décision]

    

4. Flux de travail

La création d'un flux de travail permet de définir et de personnaliser les étapes nécessaires à l'approbation ou au rejet d'un document. Ce flux de travail remplace le flux par défaut de Dokos.

Pour plus d'informations, rendez-vous sur la page Flux de travail.

5. Caractéristiques

5.1 Configuration de l'approbateur de congé

Un approbateur de congé est un utilisateur chargé d'approuver les demandes de congé d'un employé. Il peut être configuré à deux niveaux : département et employé. Au niveau du département, plusieurs approbateurs peuvent être définis, avec un approbateur par défaut. Si un approbateur est aussi défini au niveau de l'employé, celui-ci prend la priorité. Si l'approbateur sélectionné n'a pas accès à la demande, elle peut lui être partagée avec l'autorisation "soumettre". Il est également possible de paramétrer les employés pour qu'ils gèrent leurs propres demandes.

5.2 Saisie rapide depuis la vue calendrier

La vue calendrier du module Congés offre une méthode de saisie rapide pour créer une demande de congé sans quitter le calendrier.

Comment l'utiliser :

1. Ouvrez la liste des demandes de congé et basculez en vue calendrier (icône calendrier en haut à droite).
2. Sélectionnez une plage de dates directement sur le calendrier en cliquant-glissant sur les jours souhaités.
3. Un dialogue de saisie rapide s'ouvre automatiquement avec les dates de début et de fin pré-remplies.

Champs disponibles dans le dialogue :

Résumé des métriques affiché dans le dialogue :

Dès que l'employé, le type de congé et les dates sont renseignés, le dialogue affiche un résumé en trois indicateurs :

• Jours alloués — quota total attribué pour ce type de congé
• Jours utilisés — jours déjà consommés sur la période
• Jours restants — solde disponible après la demande en cours

Ces indicateurs se mettent à jour dynamiquement à chaque modification des champs.

Comportement et validations :

• La liste des types de congé est filtrée côté serveur selon l'employé et la date effective ; les types non applicables n'apparaissent pas.
• L'approbateur de congé est synchronisé automatiquement selon les règles habituelles (département puis employé). L'enregistrement est bloqué tant qu'aucun approbateur n'est défini.
• Le dialogue est disponible uniquement en vue mensuelle ; les vues semaine et jour ne permettent pas la saisie rapide.
• Le bouton Ouvrir le formulaire complet permet d'accéder au formulaire détaillé de la demande tout en conservant les données saisies dans le dialogue.

Exemple :

Camille, employée chez Maison Verte SARL, souhaite poser trois jours de congés payés la semaine prochaine. Elle ouvre le calendrier des congés, sélectionne les trois jours concernés, choisit le type « Congés payés » dans le dialogue qui s'ouvre, vérifie qu'il lui reste 12 jours disponibles dans le résumé, puis clique sur Enregistrer. La demande est créée et l'approbateur reçoit automatiquement une notification.

      
sequenceDiagram
    participant E as Employé
    participant C as Calendrier
    participant D as Dialogue rapide
    participant S as Serveur
    E->>C: Sélectionne une plage de dates
    C->>D: Ouvre le dialogue (dates pré-remplies)
    E->>D: Choisit le type de congé
    D->>S: Filtre les types disponibles (employé + date)
    S-->>D: Liste des types applicables
    D->>S: Récupère les métriques (alloués / utilisés / restants)
    S-->>D: Résumé affiché
    D->>S: Synchronise l'approbateur
    S-->>D: Approbateur défini
    E->>D: Clique sur Enregistrer
    D->>S: Crée la demande de congé
    S-->>E: Notification envoyée à l'approbateur

    

5.3 Spécificités pour la France

Pour une société française, Dokos remplace le décompte standard des jours de congé. Le mode dépend du type de congé :

Dans les deux cas, les jours fériés de la liste ne sont pas décomptés, sauf si la case Inclure les jours fériés dans les congés en tant que congés est cochée sur le type de congé.

Pour les jours ouvrables, un congé qui finit un vendredi inclut le samedi suivant : le salarié reprend le lundi.

Exemple fictif : Thomas pose du lundi 28 avril au vendredi 2 mai 2025. Le 1er mai est férié.

• En jours ouvrés, Dokos décompte 4 jours (lundi, mardi, mercredi, vendredi).
• En jours ouvrables, Dokos décompte 5 jours (lundi, mardi, mercredi, vendredi et samedi).

Une demi-journée n'est déduite que si elle tombe sur un jour décompté.

6. Application mobile

L'application mobile permet aux employés de soumettre leurs demandes de congé et aux approbateurs de les gérer facilement.

Pour plus d'informations, consultez la page Application mobile RH.