Sources de prévision de trésorerie

Une source de prévision est une famille de documents que Dokos lit pour en déduire des encaissements ou des décaissements futurs : les factures ouvertes, les commandes non facturées, les abonnements, les fichiers de prélèvement SEPA, les ordres de paiement, les écritures en attente de rapprochement, la paie, la TVA, les impôts, les schémas bancaires récurrents et les prévisions manuelles. Chaque source produit des mouvements attendus, datés, signés et rattachés à une catégorie de trésorerie ; Dokos les assemble dans la grille en veillant à ce qu'une même somme ne soit jamais comptée deux fois.

Cette page décrit les sources qui lisent les documents commerciaux et bancaires. La paie, la TVA, les autres impôts et les flux bancaires ont chacun leur page.

Enchaînement et dédoublonnage des sources

Les sources s'exécutent dans un ordre fixe et se passent le relais : une source qui prend en charge un document le signale aux suivantes, qui l'ignorent. Ce relais est ce qui permet d'avoir dans la même grille une facture, le fichier de prélèvement qui la collecte et le paiement qui en résulte, sans triple compte.

      
flowchart TD
    A[Créances et dettes] -->|factures ouvertes| Z[Grille]
    B[Prélèvements SEPA] -->|réclame les paiements du fichier| A
    C[Commandes non facturées] -->|part non facturée seulement| Z
    D[Abonnements et répétitions automatiques] --> Z
    E[Paiements non rapprochés] -->|hors paiements déjà déduits d'une facture| Z
    F[Ordres de paiement] -->|redate les factures de l'ordre| A
    G[Écritures bancaires non rapprochées] --> Z
    H[Notes de frais, avances, reversements PSP] --> Z
    I[Prévisions manuelles] --> Z
    J[TVA] -->|lit les factures attendues| A

    

Lorsque l'option Pondération par la confiance est active dans les paramètres, chaque montant est multiplié par la fiabilité de sa source :

Les factures ouvertes et les prévisions manuelles ne sont pas pondérées : les premières sont dues, les secondes portent déjà leur probabilité.

Créances clients et dettes fournisseurs

Les créances et dettes projettent le solde restant dû de chaque facture validée à sa date attendue : l'échéance de la facture, décalée du délai de paiement appris sur le tiers. Une facture avec un échéancier (acompte, solde à 30 jours) produit une ligne par échéance, chacune décalée du même délai. Les avoirs apparaissent en sens inverse, et une facture d'achat bloquée est attendue à sa date de déblocage (ou pas du tout tant qu'aucune date n'est fixée).

Exemple — Bureau Moderne Une facture de Bureau Moderne de 12 000 € prévoit 4 000 € à 15 jours et 8 000 € à 45 jours. Bureau Moderne est habituellement payé 4 jours après l'échéance : la grille montre 4 000 € à J+19 et 8 000 € à J+49, sur la catégorie des lignes de la facture.

Deux affinements évitent les pics artificiels :

• Un montant en retard n'est pas posé entièrement dans la période en cours : Dokos l'étale sur la période en cours et la suivante (réglable dans les paramètres). Un retard est de l'argent qui arrive bientôt, pas aujourd'hui.
• Un paiement postdaté déjà enregistré réduit le solde attendu de la facture, et le paiement lui-même n'est pas compté une seconde fois par la source des paiements non rapprochés.

La catégorie vient des comptes de produits ou de charges des lignes de la facture, au prorata des lignes.

Délais de paiement appris

Le délai de paiement appris est le nombre de jours, positif ou négatif, entre l'échéance d'une facture et la date réelle de son règlement, mesuré sur les douze derniers mois. Les règlements des trois derniers mois comptent double, de sorte qu'un client qui se met à payer en retard est suivi en un trimestre. Un tiers est jugé sur ses propres règlements dès qu'il en compte trois ; en dessous, Dokos utilise la médiane de son groupe de clients ou de fournisseurs, puis la médiane de la société, et enfin zéro (les conditions contractuelles). Les cartes d'indicateurs affichent les deux médianes de la société.

Carnet de commandes

Le carnet de commandes projette la part non encore facturée des commandes clients et fournisseurs validées, en mode Carnet de commandes uniquement. La part facturée est déjà attendue par les créances et dettes ; les acomptes encaissés et les factures d'acompte émises sur la commande sont déduits pour éviter un double compte.

Dokos date le montant selon l'échéancier de la commande lorsqu'il existe, sinon à la date de livraison prévue décalée du délai du tiers. Les commandes sont pondérées à 70 % ; une commande plus ancienne que l'âge maximal du carnet (six mois par défaut) est ignorée si rien n'a été facturé, et conservée à 30 % si la facturation a commencé. La catégorie vient des comptes par défaut des articles commandés.

Exemple — Maison Verte SARL Maison Verte SARL a commandé 30 000 € de prestations, dont 10 000 € déjà facturés. En mode carnet de commandes, la grille ajoute les 20 000 € restants, pondérés à 70 %, aux dates de l'échéancier de la commande. En mode engagé, seuls les 10 000 € facturés apparaissent.

Abonnements et répétitions automatiques

Les abonnements actifs et les documents en répétition automatique (factures de vente, factures d'achat, écritures de journal) génèrent une occurrence attendue à chaque date de facturation de l'horizon, décalée du délai de paiement du tiers. La catégorie vient de la source déclarée sur la catégorie « Abonnements » ou, à défaut, des comptes par défaut des articles des plans.

Paiements non rapprochés

Les paiements non rapprochés sont les écritures de paiement validées que la banque n'a pas encore confirmées : de l'argent enregistré, pas encore sur le relevé. Dokos ne retient que les paiements qui toucheront un compte bancaire de la société (un paiement sur le compte d'attente d'un prestataire de paiement n'est pas de la trésorerie bancaire), exclut ceux déjà déduits d'une facture par les créances et dettes ou réclamés par un fichier SEPA, et traite un virement entre deux comptes de l'entreprise comme une paire à somme nulle. Au-delà de l'âge maximal fixé dans les paramètres (90 jours), un paiement jamais vu en banque est un arriéré de rapprochement et sort de la prévision.

Prélèvements SEPA

Un fichier de prélèvement SEPA validé est l'encaissement le plus sûr de la prévision : le fichier est chez la banque, les mandats sont signés, l'argent arrive à la date de prélèvement demandée, pas à l'échéance de la facture ni à la date de l'écriture de paiement. Dokos projette chaque fichier à sa date de collecte, à 95 %, et retire des autres sources les paiements qu'il contient.

Exemple — Dokompany Le fichier de prélèvement du 10 novembre collecte 14 abonnements pour 8 350 €. La grille montre 8 350 € le 10 novembre dans la catégorie « Abonnements », et plus rien sur ces clients dans les créances ni dans les paiements non rapprochés.

Ordres de paiement

Un ordre de paiement est le lot de règlements fournisseurs remis à la banque : les factures qu'il liste sortent du compte à la date de l'ordre, quelle que soit leur échéance. Dokos redate les factures concernées à la date de l'ordre et ignore les références qui ont déjà produit une écriture de paiement, prises en charge par la source des paiements non rapprochés.

Écritures bancaires en attente

Une écriture de journal sur un compte bancaire saisie avant l'arrivée de la ligne de relevé (règlement de TVA, de paie ou de frais comptabilisé le jour de l'ordre de virement) n'est ni un réalisé ni une dette : sans cette source, elle manquerait à la prévision. Dokos projette la part de l'écriture que le rapprochement doit encore couvrir, à sa date, sur les seuls comptes bancaires de la société, et l'abandonne après 90 jours d'attente.

Notes de frais, avances et reversements

Les notes de frais validées et non remboursées sont attendues immédiatement, et les avances aux salariés approuvées sont projetées par le module Ressources humaines lorsqu'il est installé. Les reversements des prestataires de paiement (Stripe, Stancer, SumUp…) sont fournis par le module Paiements : un paiement par carte est encaissé par la plateforme bien avant d'atteindre la banque, et seul le reversement annoncé, net des frais et daté, dit quand l'argent arrive. Un reversement déjà rapproché avec une ligne bancaire est un réalisé et disparaît de la prévision.

Prévisions manuelles

Les prévisions manuelles couvrent ce qu'aucun document ne porte encore : investissement, subvention, échéance d'emprunt, dividendes. Une prévision est un montant à une date (avec répétition possible), ou une méthode de calcul appliquée au réalisé de sa catégorie (moyenne des périodes passées, moyenne avec croissance, même période l'an dernier). Elle s'ajoute aux documents attendus ou fixe un plancher que les documents remplissent d'abord. Sans scénario, elle vaut pour toutes les projections ; rattachée à un scénario, elle n'apparaît qu'avec lui. La page Prévision de trésorerie décrit la saisie depuis la grille.

Données nécessaires

Voir aussi

• Prévision de trésorerie
• Catégories de trésorerie
• Prélèvement SEPA
• Abonnements
• Écriture de paiement