Abonnements

Vous êtes ici parce que vous souhaitez mettre en place une facturation récurrente pour un client : adhésion, abonnement mensuel, location longue durée.

      
flowchart LR
  CC(Commande client)-->AB(Abonnement)
  AB-->DP(Demande de paiement)
  DP-->P(Paiement)
  P-->F(Facture)

    

Avant de commencer

Pour créer un abonnement, vous avez besoin :

• D'un article configuré comme récurrent — dans la fiche article, activez l'option de récurrence
• D'une fiche client existante

Créer un abonnement

Depuis Ventes > Abonnements, cliquez sur Ajouter — ou depuis une commande client validée, cliquez sur Créer > Abonnement.

1. Sélectionnez le client
2. Définissez la période de récurrence : mensuelle, trimestrielle, annuelle
3. Choisissez si la facture est générée en début ou en fin de période
4. Ajoutez vos articles ou sélectionnez un plan d'abonnement
5. Configurez le mode de paiement si applicable
6. Enregistrez

Demander un paiement en ligne

Pour les abonnements avec paiement manuel, vous pouvez envoyer une demande de paiement à chaque échéance pour que le client règle sa facture en ligne.

Depuis l'abonnement

1. Dans l'onglet Collecte des paiements, cliquez sur Demander un paiement pour la facture concernée.
2. Un panneau latéral s'ouvre avec les options suivantes :
   • Montant : par défaut le total de la facture, modifiable pour un paiement partiel.
   • Mode de paiement : sélectionnez la passerelle de paiement à utiliser (Stripe, GoCardless, etc.).
   • Destinataire : email du client (modifiable).
   • Modèle d'email : choisissez un modèle prédéfini ou personnalisez le message.
   • Joindre le PDF : cochez pour envoyer la facture en pièce jointe.
   • Envoyer immédiatement : cochez pour envoyer l'email dès la création de la demande.
3. Cliquez sur Envoyer la demande de paiement pour finaliser.

Suivi des demandes

Dans l'onglet Collecte des paiements de l'abonnement, vous trouverez :

• Un pill de statut pour chaque demande envoyée (Brouillon, Envoyée, Payée, Annulée).
• Des actions rapides pour chaque demande :
  • Copier le lien de paiement : pour envoyer manuellement le lien au client.
  • Renvoyer l'email : pour renvoyer la demande si le client ne l'a pas reçue.
  • Annuler la demande : pour annuler une demande envoyée par erreur.
  • Voir la demande : pour ouvrir la demande de paiement complète.

      
flowchart LR
  id1(Abonnement)-->id2(Facture générée)
  id2-->id3(Demander un paiement)
  id3-->id4(Email envoyé au client)
  id4-->id5(Client clique sur le lien)
  id5-->id6(Page de paiement en ligne)
  id6-->id7(Paiement validé)
  id7-->id8(Statut mis à jour sur la facture)

    

Exemple d'utilisation

Maison Verte SARL a un abonnement mensuel pour un service de maintenance. Chaque mois, Dokos génère automatiquement une facture de 150 €. Le service comptable clique sur Demander un paiement depuis l'onglet Collecte des paiements de l'abonnement, sélectionne Stripe comme mode de paiement, et envoie la demande. Le client reçoit un email avec un lien sécurisé pour régler en ligne. Une fois le paiement validé, le statut de la facture passe automatiquement à Payé.

Modes de paiement

Paiement automatique (passerelle) — si le client a enregistré un moyen de paiement (Stripe, GoCardless...), Dokos déclenche le prélèvement automatiquement à chaque échéance.

Paiement manuel — si le champ est laissé vide, Dokos envoie un email avec un lien de paiement au client. Vous enregistrez le règlement manuellement et faites le rapprochement bancaire à réception.

Crédits de réservation

Pour les tiers-lieux, les abonnements peuvent inclure des crédits de réservation — une monnaie interne que les membres utilisent pour réserver des ressources (salles, équipements, postes de coworking).

Les crédits achetés via un abonnement sont débités automatiquement à chaque réservation sur le portail. Vous pouvez définir une date d'expiration pour les crédits non utilisés.

Annuler un abonnement

Depuis l'abonnement, Actions > Annuler l'abonnement. Indiquez la date d'annulation et cochez si la dernière facture doit être calculée au prorata des jours restants.

Ce qui peut bloquer

"L'abonnement ne génère pas de facture" — vérifiez que l'article est bien configuré comme récurrent et que l'abonnement est en statut Actif. Les abonnements sont actualisés toutes les heures — utilisez le bouton Mettre à jour pour forcer la vérification.

"Montant à 0 lors du paiement Stripe" — c'est le comportement normal pour le premier paiement : la carte est enregistrée, le prélèvement réel est effectué lors du cycle suivant.

"La passerelle GoCardless n'apparaît pas" — si le client est lié à un mandat valide, le lien de paiement GoCardless n'est pas proposé. Annulez les mandats existants pour en créer un nouveau.

Et ensuite

• Demander un paiement en ligne — envoyer un lien de paiement sécurisé pour les abonnements manuels
• Commande client — créer un abonnement depuis une commande
• Facture de vente — suivre les factures générées par l'abonnement