Gérer les rôles et autorisations

Dokos offre une interface centralisée pour gérer les rôles et leurs autorisations, permettant de contrôler finement les accès des utilisateurs au système.

Interface modernisée des rôles

La nouvelle interface de gestion des rôles organise toutes les informations relatives à un rôle dans une seule fiche avec plusieurs onglets :

• Utilisateurs : Liste des utilisateurs ayant ce rôle
• Documents : Permissions par type de document
• Rapports : Rapports accessibles
• Pages : Pages du bureau accessibles
• Espaces de travail : Espaces visibles

Rapport des autorisations par type de document

Le rapport Autorisations utilisateur par type de document (accessible via Paramètres > Utilisateurs et droits) fournit une vue d'ensemble des droits accordés à chaque utilisateur pour chaque type de document.

Fonctionnalités clés

• Affiche les types d'autorisations standard (lecture, écriture, création, suppression, validation, annulation, etc.)
• Inclut automatiquement tous les types de permissions personnalisés définis dans votre installation
• Permet de filtrer par utilisateur, rôle ou type de document
• Présente chaque type de permission (standard ou personnalisé) dans une colonne dédiée

Comment l'utiliser

1. Allez dans Paramètres → Utilisateurs et droits → Autorisations utilisateur par type de document
2. Utilisez les filtres pour cibler un utilisateur, un rôle ou un type de document spécifique
3. Consultez les colonnes pour voir les permissions accordées
4. Identifiez rapidement qui a quels droits sur quels documents

Exemple pratique : Pour vérifier les droits de validation de Raphaëlle sur les commandes fournisseurs, filtrez le rapport sur son nom et repérez la colonne "Validation".

Rapport des permissions de doctype par utilisateur

:::tip Nouveau rapport disponible Depuis la version 2026, Dokos propose un rapport dédié pour analyser les permissions au niveau des types de documents (doctypes) par utilisateur : Permissions de doctype par utilisateur. :::

Accès et utilisation

1. Rendez-vous dans Paramètres → Utilisateurs et droits → Permissions de doctype par utilisateur
2. Le rapport affiche par défaut tous les utilisateurs et tous les types de documents

Filtres disponibles

Pour une analyse plus ciblée, vous pouvez maintenant filtrer le rapport par :

• Utilisateur : Sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs spécifiques
• Type de document (Doctype) : Limitez l'affichage à certains types de documents

:::warning Important Au moins un des deux filtres (Utilisateur ou Doctype) doit être renseigné pour exécuter le rapport. :::

Cas d'usage

• Audit de sécurité : Vérifiez quels utilisateurs ont accès à des documents sensibles comme les données RH ou financières
• Dépannage : Identifiez pourquoi un utilisateur ne peut pas accéder à un document spécifique
• Optimisation des rôles : Détectez les permissions redondantes ou inutiles pour rationaliser vos rôles

Exemple concret : Pour analyser les permissions sur les documents RH :

1. Ouvrez le rapport Permissions de doctype par utilisateur
2. Dans le filtre "Type de document", sélectionnez "Demande de congé", "Fiche employé", "Note de frais"
3. Exécutez le rapport pour voir quels utilisateurs ont quelles permissions sur ces documents

Structure du rapport

Le rapport présente les informations sous forme de tableau avec les colonnes suivantes :

Chaque cellule indique si la permission est accordée (✓) ou non (✗) pour la combinaison utilisateur/doctype.

Bonnes pratiques

• Vérification régulière : Consultez ces rapports périodiquement pour maintenir la sécurité de votre système
• Documentation : Utilisez ces rapports pour documenter les accès lors des audits
• Formation : Montrez ces rapports aux responsables de département pour les aider à comprendre les permissions de leur équipe
• Personnalisation : Créez des vues sauvegardées pour les rapports fréquemment utilisés

:::tip Astuce Pour une analyse approfondie, combinez l'utilisation des deux rapports :

1. Utilisez d'abord le rapport des autorisations par type de document pour avoir une vue globale
2. Affinez avec le rapport des permissions de doctype par utilisateur pour des analyses ciblées :::

Personnalisation avancée

Pour les organisations avec des besoins complexes, Dokos permet de :

• Créer des types de permissions personnalisés via les gestionnaires de rôles
• Définir des niveaux d'autorisation (0 à 9) pour une granularité accrue
• Configurer des restrictions par champ pour masquer des informations sensibles

Ces permissions personnalisées apparaissent automatiquement dans les rapports sans configuration supplémentaire.