Gérer les documents dépréciés dans Dokos

Dokos permet de marquer certains types de documents comme dépréciés pour indiquer qu'ils ne devraient plus être utilisés. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour guider les utilisateurs vers des alternatives plus récentes ou pour préparer la suppression de fonctionnalités obsolètes.

Identifier un document déprécié

Lorsqu'un type de document est marqué comme déprécié, Dokos affiche un badge « Déprécié » dans la vue liste, à côté du nom du document. Ce badge permet aux utilisateurs d'identifier immédiatement les documents qui ne sont plus recommandés pour une utilisation active.

Exemple — Maison Verte SARL L'équipe consulte la liste des « Espaces de travail » et remarque que certains documents affichent un badge « Déprécié ». Cela indique que ces espaces ne sont plus maintenus et qu'il est conseillé de migrer vers une alternative plus récente, comme les nouveaux Workspaces.

      
flowchart LR
    A[Document marqué comme déprécié] --> B[Badge « Déprécié » affiché dans la liste]
    B --> C[Utilisateur identifie le document comme obsolète]
    C --> D[Migration vers une alternative recommandée]

    

Configurer un document comme déprécié

Pour marquer un type de document comme déprécié, un administrateur ou un développeur doit modifier les paramètres du Doctype concerné :

1. Allez dans Développeur → Doctype et sélectionnez le type de document à marquer comme déprécié.
2. Dans l'onglet Paramètres, cochez la case Déprécié.
3. Sauvegardez les modifications.

Note : Cette option est uniquement disponible pour les types de documents personnalisés ou ceux modifiables via l'interface de développement.

Bonnes pratiques pour la gestion des documents dépréciés

• Communiquer clairement : Informez vos utilisateurs des raisons pour lesquelles un document est déprécié et proposez une alternative claire.
• Documenter les migrations : Si un document déprécié doit être remplacé, fournissez une documentation ou un script pour faciliter la migration des données.
• Planifier la suppression : Une fois qu'un document est marqué comme déprécié, planifiez sa suppression dans une future version pour éviter l'accumulation de fonctionnalités obsolètes.

Exemples d'utilisation

Migration vers une nouvelle version

Exemple — Bureau Moderne Le type de document « Ancien Rapport de Ventes » a été remplacé par un nouveau module plus performant. L'équipe marque l'ancien document comme déprécié et guide les utilisateurs vers le nouveau module via une documentation dédiée.

Suppression de fonctionnalités inutilisées

Exemple — Agence Créative Leblanc Un ancien type de document « Campagne Marketing » n'est plus utilisé depuis l'adoption d'un outil externe. L'équipe le marque comme déprécié pour éviter toute confusion et planifie sa suppression après une période de transition.