Gérer les rôles et les autorisations
Gérer les rôles et les autorisations
La fiche d'un Rôle regroupe, dans des onglets, tout ce que ce rôle donne : utilisateurs, permissions sur les documents, rapports, pages et espaces de travail. Les onglets autres que Détails n'apparaissent qu'après le premier enregistrement du rôle.
Prérequis
- Avoir le rôle System Manager.
Ouvrir un rôle
- Ouvrez la recherche (Ctrl+K), puis saisissez « Rôle ».
- Ouvrez un rôle, ou cliquez sur Ajouter pour en créer un.
Onglets de la fiche
| Onglet | Contenu | Action |
|---|---|---|
| Détails | Nom du Rôle, Page d'Accueil, Restreindre au domaine, Désactivé, Personnalisé, Accès au Bureau, Authentification à Double Facteur, et la liste des Profils de rôles qui contiennent ce rôle | — |
| Utilisateurs | Les utilisateurs actifs qui ont le rôle | Ajouter un utilisateur, Créer un nouvel utilisateur, Supprimer |
| Documents | Les permissions du rôle, une ligne par type de document et niveau | Ajouter une permission, modifier une ligne, Supprimer |
| Rapports | Les rapports ouverts au rôle | Ajouter un rapport, Supprimer |
| Pages | Les pages du bureau ouvertes au rôle | Ajouter une page, Supprimer |
| Espaces de travail | Les espaces de travail ouverts au rôle | Ajouter un espace de travail, Supprimer |
Les rôles All et Desk User sont attribués automatiquement. Le rôle All va à tous les utilisateurs système et site web. Le rôle Desk User va à tous les utilisateurs système.
Ajouter un utilisateur
- Ouvrez l'onglet Utilisateurs.
- Cliquez sur Ajouter un utilisateur, choisissez l'utilisateur, puis cliquez sur Ajouter.
Pour un nouvel utilisateur, cliquez sur Créer un nouvel utilisateur. Saisissez l'Email et le Prénom. Vous pouvez aussi choisir un Profil de rôle. Sans profil, le rôle est donné directement. Formulaire complet ouvre la fiche utilisateur entière.
Modifier les permissions sur les documents
L'onglet Documents montre pour chaque ligne :
- le DocType ;
- le Type : « Standard » (livré par l'application) ou « Custom » (personnalisé sur le site) ;
- le Niveau d'autorisation et Uniquement si créateur ;
- les droits Lire, Écrire, Créer, Supprimer, Valider, Annuler et Modifier (modifier un document annulé).
Cliquez sur une ligne pour ouvrir la fenêtre de permission. Quand vous modifiez une ligne standard, Dodock la copie d'abord en permission personnalisée pour ce type de document. Les droits Valider, Annuler et Modifier ne s'affichent que pour un type de document validable.
Pour voir les permissions de ce rôle dans le gestionnaire global, utilisez Vue > Gestionnaire des rôles et autorisation. Pour copier un rôle, utilisez Action > Dupliquer le rôle.
Exemple
Exemple fictif : vous créez un rôle « Responsable Achats ».
- Créez le rôle avec le Nom du Rôle « Responsable Achats », cochez Accès au Bureau, puis enregistrez.
- Dans Documents, cliquez sur Ajouter une permission. Choisissez Commande fournisseur, niveau 0, puis cochez Lire, Écrire, Créer et Valider.
- Recommencez pour Fournisseur avec Lire, Écrire et Créer.
- Dans Espaces de travail, ajoutez l'espace des achats.
- Dans Utilisateurs, ajoutez les acheteurs.
Voir aussi Rôles et autorisations.