Gérer les pièces jointes

Dokos vous permet d'attacher des fichiers à vos documents (devis, commandes, factures, etc.) pour centraliser toutes les informations importantes. Avec la Galerie d'attachements, vous pouvez désormais visualiser, filtrer et gérer vos pièces jointes de manière intuitive directement depuis le formulaire d'un document.

Accéder à la galerie d'attachements

La galerie d'attachements s'affiche automatiquement dans les formulaires où elle a été configurée. Vous la reconnaîtrez par son interface visuelle qui présente les fichiers sous forme de vignettes.

Fonctionnalités de la galerie

Visualiser les pièces jointes

Les fichiers sont affichés sous forme de vignettes avec leur nom et leur type (PDF, image, etc.). Passez votre souris sur une vignette pour voir plus de détails.

      
flowchart TD
    A[Document ouvert] --> B[Galerie d'attachements]
    B --> C[Vignettes des fichiers]
    C --> D[Survol pour détails]

    

Filtrer les pièces jointes

Vous pouvez filtrer les pièces jointes pour afficher uniquement les fichiers qui vous intéressent. Par exemple :

• Uniquement les PDF : pour trouver rapidement un contrat ou une documentation
• Fichiers commençant par "devis_" : pour isoler les devis d'un client
• Fichiers uploadés via cette galerie : pour voir uniquement les pièces jointes ajoutées directement depuis ce document

:::info Exemple Pour afficher uniquement les PDF dans une commande client :

1. Cliquez sur l'icône de filtre dans la galerie
2. Sélectionnez "Type de fichier" → "PDF"
3. Validez pour voir uniquement les contrats ou bons de commande :::

Ajouter une pièce jointe

1. Cliquez sur le bouton Ajouter un fichier dans la galerie
2. Sélectionnez le fichier depuis votre ordinateur
3. Le fichier apparaît instantanément dans la galerie

      
flowchart LR
    A[Cliquer sur "Ajouter un fichier"] --> B[Sélectionner un fichier]
    B --> C[Fichier apparaît dans la galerie]

    

Prévisualiser un fichier

Cliquez sur une vignette pour ouvrir une prévisualisation du fichier. Selon le type de fichier, vous pourrez :

• PDF : feuilleter les pages
• Images : zoomer/dézoomer
• Documents Office : voir un aperçu (si configuré)

Supprimer une pièce jointe

1. Passez votre souris sur la vignette du fichier
2. Cliquez sur l'icône de corbeille
3. Confirmez la suppression

Cas d'usage courants

Pour les équipes commerciales

• Centraliser les documents clients : attachez contrats, devis et bons de commande directement à la fiche client
• Filtrer par type : affichez uniquement les PDF pour trouver rapidement un contrat signé
• Partager des ressources : ajoutez des catalogues produits ou fiches techniques aux opportunités commerciales

Pour les équipes logistiques

• Joindre des documents d'expédition : attachez les bons de livraison et preuves de livraison aux commandes
• Organiser les certificats : filtrez pour afficher uniquement les certificats qualité ou conformité
• Gérer les retours : joignez les photos des produits retournés aux notes de crédit

Pour les équipes administratives

• Archiver les documents légaux : attachez les contrats et factures aux projets
• Sécuriser les accès : utilisez les filtres pour afficher uniquement les documents pertinents pour chaque utilisateur
• Préparer les audits : filtrez par période ou type de document pour générer des rapports

Configuration avancée (pour les administrateurs)

{
  "fieldname": "contrats_gallery",
  "label": "Galerie des contrats",
  "fieldtype": "Attachment Gallery",
  "options": {
    "link_filters": [["File", "file_type", "=", "PDF"]],
    "attached_to_field": "contrats_gallery"
  }
}

Bonnes pratiques

• Nommez vos fichiers clairement : utilisez des noms descriptifs comme "Devis_MaisonVerte_2026.pdf" plutôt que "Document1.pdf"
• Organisez par dossiers : pour les projets complexes, créez des galeries dédiées (ex: "Galerie des contrats", "Galerie des spécifications techniques")
• Limitez les tailles : évitez d'uploader des fichiers trop volumineux (>10Mo) pour ne pas ralentir l'interface
• Vérifiez les permissions : assurez-vous que les utilisateurs ont les droits d'accès aux fichiers qu'ils doivent voir

Résoudre les problèmes courants

Exemple concret : Gestion des contrats clients

Scénario : La société Maison Verte SARL souhaite centraliser tous les contrats signés avec ses clients.

Solution avec la galerie d'attachements :

1. L'administrateur ajoute un champ "Galerie des contrats" au formulaire Client
2. Il configure le filtre pour n'afficher que les PDF
3. Pour chaque client, l'équipe commerciale peut :
   • Uploader les contrats signés directement depuis la fiche client
   • Visualiser tous les contrats en un coup d'œil
   • Filtrer par date ou type de contrat
   • Prévisualiser un contrat sans le télécharger

      
flowchart TD
    A[Fiche Client] --> B[Galerie des contrats]
    B --> C[Contrat_2026.pdf]
    B --> D[Amendement_2025.pdf]
    B --> E[Annexe_2024.pdf]
    C --> F[Prévisualisation]
    D --> F
    E --> F

    

Cette fonctionnalité permet à Maison Verte SARL de gagner du temps et d'améliorer la traçabilité de ses contrats clients.