La chronologie d'activité des documents

La chronologie d'activité dans Dokos offre une vue détaillée de toutes les actions effectuées sur un document, directement depuis son formulaire. Elle permet de suivre l'historique des modifications, des communications, des partages et des jalons clés, facilitant ainsi le suivi et la traçabilité.

Nouveautés dans la chronologie d'activité

Dokos améliore la visibilité des actions sur les documents avec trois nouvelles fonctionnalités dans la chronologie :

• Affichage des éditions : Les modifications apportées au document sont désormais visibles, même si aucun champ spécifique n'est suivi.
• Affichage des jalons : Les changements de valeur des champs suivis (jalons) sont affichés avec leur ancien et nouveau statut.
• Affichage des partages : Les actions de partage du document avec d'autres utilisateurs sont désormais tracées.

Exemple — Maison Verte SARL Thomas consulte la chronologie d'une commande client. Il voit immédiatement que le document a été modifié par Sophie le 10 août, qu'un jalon « Statut » est passé de "Brouillon" à "Validé", et que le document a été partagé avec Amina pour validation.

      
sequenceDiagram
    participant Utilisateur
    participant Chronologie as Chronologie d'activité
    participant Document

    

Événements affichés dans la chronologie

La chronologie regroupe plusieurs types d'événements :

• Création : Date et auteur de la création du document.
• Éditions : Toutes les modifications apportées au document, même si aucun champ spécifique n'est suivi.
• Emails : Historique des emails envoyés depuis le document.
• Commentaires et notes : Tous les commentaires et notes ajoutés au document.
• Jalons : Changements de valeur des champs suivis (ex : passage du statut "Brouillon" à "Validé").
• Partages : Actions de partage du document avec d'autres utilisateurs.
• Vues : Enregistrements des consultations du document.
• Versions : Historique des versions du document (si le suivi des modifications est activé).

Fonctionnement des jalons

Les jalons permettent de suivre les changements de valeur des champs critiques d'un document. Lorsqu'un champ suivi change de valeur, un événement est ajouté à la chronologie avec :

• L'ancien et le nouveau statut.
• L'utilisateur responsable du changement.
• La date et l'heure du changement.

Exemple — Bureau Moderne Un bon de commande passe du statut "En attente" à "Validé". La chronologie affiche :

Jalon : Statut Ancienne valeur : En attente Nouvelle valeur : Validé Modifié par : Thomas Date : 10/08/2026 14:30

Configuration des jalons

Pour activer le suivi d'un champ comme jalon :

1. Allez dans Paramètres → Suivi des modifications.
2. Sélectionnez le type de document concerné.
3. Ajoutez le champ à suivre dans la liste des Champs suivis.
4. Sauvegardez.

Exemple — Maison Verte SARL L'équipe configure le suivi du champ "Statut" pour les commandes clients. Chaque changement de statut est désormais enregistré comme un jalon dans la chronologie.

Fonctionnement des partages

Les partages permettent de donner accès à un document à d'autres utilisateurs. Chaque action de partage est enregistrée dans la chronologie avec :

• L'utilisateur qui a partagé le document.
• Le destinataire du partage.
• La date et l'heure du partage.

Exemple — Agence Créative Leblanc Sophie partage un contrat avec son collègue Jean. La chronologie affiche :

Partage : Contrat-2026-001 Partagé par : Sophie Avec : Jean Date : 10/08/2026 15:00

Navigation et filtrage

La chronologie est paginée pour faciliter la navigation dans les documents avec un historique volumineux. Vous pouvez :

• Faire défiler pour charger plus d'événements.
• Cliquer sur un événement pour afficher plus de détails.

Exemple — Maison Verte SARL Thomas consulte la chronologie d'une facture récurrente. Il fait défiler la liste pour voir les 20 derniers événements, puis clique sur un jalon pour afficher les détails du changement de statut.

Permissions et confidentialité

• Éditions et jalons : Seuls les utilisateurs ayant accès aux champs concernés peuvent voir les détails des modifications.
• Partages : Les informations de partage sont visibles par tous les utilisateurs ayant accès au document.

Exemple — Bureau Moderne Amina consulte la chronologie d'une commande fournisseur. Elle voit les éditions et les jalons, mais ne peut pas accéder aux détails des champs sensibles (ex : marge bénéficiaire) car elle n'a pas les permissions nécessaires.

Cas d'usage

Suivi des modifications

Exemple — Maison Verte SARL L'équipe utilise la chronologie pour suivre les modifications apportées à un bon de commande. Ils voient que Sophie a mis à jour les quantités le 10 août, puis que Thomas a validé le document le même jour.

Audit et conformité

Exemple — Agence Créative Leblanc Pour des raisons de conformité, l'agence utilise la chronologie pour auditer les changements apportés aux contrats clients. Chaque modification est tracée avec l'utilisateur et la date, facilitant ainsi les vérifications.

Collaboration

Exemple — Bureau Moderne Jean partage un devis avec son équipe pour validation. La chronologie permet à tous les membres de suivre les commentaires et les modifications apportées par chacun, améliorant ainsi la collaboration.