Automatiser les tâches répétitives

Quand les flux de vente et d'achat tournent, automatisez ce que vous faites toujours de la même façon. Dokos propose plusieurs outils. Choisissez le plus simple qui répond au besoin.

Il faut le rôle Gestionnaire système pour créer ces règles.

Notifications

Une notification envoie un message quand un document est créé, enregistré, validé, annulé ou modifié, ou un nombre de jours avant ou après une date.

Exemple : rappel des factures échues.

1. Recherchez Notification et créez une fiche.
2. Type de document : Facture de vente. Canal : E-mail.
3. Envoyer une alerte lors de l'événement : Jours suivants. Date de référence : la date d'échéance. Jours précédents ou suivants : 7.
4. Condition : doc.outstanding_amount > 0, pour ne viser que les factures non payées.
5. Destinataires : Tilly LaCaille. Rédigez le Sujet et le Message, puis enregistrez.

Chaque jour, Tilly reçoit un e-mail pour chaque facture échue depuis 7 jours et pas encore payée. Détails : Notifications et Notifications du démarrage.

Règles d'attribution

Une règle d'attribution assigne un document à un utilisateur quand une condition est remplie. Le document apparaît alors dans sa liste de tâches.

Exemple : répartir les factures d'achat à contrôler. Créez une Règle d'attribution sur Facture d'achat, avec la Condition d'attribution docstatus == 0 et la Règle Round Robin entre deux comptables. Chaque nouvelle facture d'achat en brouillon est attribuée à tour de rôle. Les autres règles sont Equilibrage de charge, Basé sur le champ et Distribution pondérée. Détails : Règle d'attribution.

Circuits de validation

Un circuit de validation impose des étapes d'approbation, avec un rôle autorisé pour chaque transition.

Exemple : faire approuver les grosses commandes fournisseur.

1. Recherchez Circuit de validation et créez Approbation des achats sur Commande fournisseur.
2. Dans États, ajoutez Brouillon et En attente d'approbation avec le statut de document 0 (brouillon), puis Approuvé avec le statut 1 (validé) : l'approbation valide la commande.
3. Dans Transitions, autorisez l'Acheteur à passer de Brouillon à En attente d'approbation, puis le Gestionnaire système à passer à Approuvé quand doc.grand_total > 5000.
4. Cochez Est actif et enregistrez.

Testez sur une commande fictive avant d'activer le circuit pour tous. Détails : Flux de travail.

Répétition automatique

Pour un loyer, un abonnement ou un contrat de maintenance, la Répétition automatique recrée un document à la fréquence choisie, à partir d'un modèle. Détails : Répétition automatique. Pour les abonnements clients, voir aussi Abonnements.

Automatisations

Le moteur d'automatisations enchaîne plusieurs actions à partir d'un déclencheur : assigner, envoyer un e-mail, attendre deux jours, tester une condition, mettre à jour un document lié. Utilisez-le quand une notification ou une règle d'attribution ne suffit plus. Détails : Automatisations.

Dokos AI

Dokos AI ajoute un assistant qui agit dans Dokos avec les droits de l'utilisateur, et des flux automatisés pilotés par l'IA. Sur Dokos Cloud, ces fonctions sont disponibles pour tous les sites : installez l'application depuis le tableau de bord Dokos Cloud. Voir IA dans Dokos et Flux automatisés.

Vérifier

• Créez une facture de test dont l'échéance date d'exactement 7 jours : la notification part à la prochaine exécution quotidienne.
• Créez une facture d'achat en brouillon : elle apparaît dans la liste des tâches d'un des deux comptables.
• Une commande fournisseur de 6 000 € ne peut pas être approuvée par un Acheteur.