Acheter, de la commande au paiement

Dans ce tutoriel, vous réalisez un premier achat complet. Chaque document se crée à partir du précédent : Dokos reprend le fournisseur, les articles, les prix et les taxes.

      
flowchart LR
    A[Demande de matériel] -.optionnel.-> B[Commande fournisseur]
    B --> C[Réception]
    C --> D[Facture d'achat]
    B -.service.-> D
    D --> E[Paiement]

    

La demande de matériel est facultative : elle sert quand une personne exprime un besoin et qu'une autre achète. Pour un service, passez directement de la commande à la facture.

Prérequis

• Le socle est en place : voir Structurer.
• Vous avez le rôle Acheteur pour les commandes, et le rôle Comptable pour la facture et le paiement.
• Le fournisseur et l'article existent, avec un prix dans la liste Achat Standard.

1. Choisir le niveau de contrôle

Recherchez Paramètres des achats. Deux réglages décident du circuit obligatoire :

• Un bon de commande est-il requis pour la création d'une facture d'achat et d'un reçu ?
• Un reçu d'achat est-il requis pour la création d'une facture d'achat ?

Laissez « Non » pour démarrer. Passez à « Oui » quand vous voulez interdire une facture sans commande ou sans réception. Détails : Paramètres d'achat.

2. Exprimer le besoin (facultatif)

Recherchez Demande de matériel, ajoutez les articles, les quantités et la date souhaitée, puis validez. Sur la demande validée, cliquez sur Créer > Commande fournisseur. Vous pouvez aussi lancer Créer > Appel d'offre pour consulter plusieurs fournisseurs, puis comparer leurs Devis Fournisseur. Détails : Demande de matériel et Devis fournisseurs.

3. Passer la commande fournisseur

1. Recherchez Commande fournisseur et créez-en une, ou partez de la demande de matériel.
2. Choisissez le fournisseur, ajoutez les articles et la date de réception prévue.
3. Contrôlez les taxes : choisissez un modèle de taxes d'achat, par exemple TVA 20% Déductible.
4. Enregistrer, Valider, puis envoyez la commande au fournisseur depuis le document.

Détails : Commandes fournisseur.

4. Réceptionner la marchandise

À l'arrivée, ouvrez la commande et cliquez sur Créer > Réception. Indiquez la quantité reçue et l'entrepôt, par exemple Magasins - DKY, puis validez. Le stock augmente à la validation. En cas de livraison partielle, ne saisissez que la quantité reçue : la commande reste ouverte pour le reste. Détails : Réception.

5. Enregistrer la facture d'achat

Quand la facture du fournisseur arrive, ouvrez la réception et cliquez sur Créer > Facture d'achat.

1. Saisissez le Numéro de facture fournisseur et la Date de la facture du fournisseur.
2. Comparez les montants avec la facture papier ou PDF. Joignez le fichier au document.
3. Cliquez sur Aperçu > Grand livre pour contrôler les écritures, puis Valider.

Si vous recevez des factures électroniques, Dokos peut préparer la facture d'achat pour vous : voir Facturation électronique.

6. Payer le fournisseur

Sur la facture validée, cliquez sur Créer > Paiement. Renseignez le mode de paiement, la date et le montant, puis validez. Depuis la liste des factures d'achat, l'action Paiement permet de régler plusieurs factures sélectionnées. Détails : Écriture de paiement.

Exemple

Dokompany commande 50 trucks Caliber II 50° 184mm Truck (article truck_184) à 40 € HT au fournisseur Builders Emporium.

Vérifier

• La commande fournisseur est au statut « Terminé ».
• Le rapport Comptes fournisseurs ne montre plus de montant dû pour Builders Emporium.
• Le rapport Solde du stock affiche les 50 trucks dans Magasins - DKY.

Étape suivante : Tenir la comptabilité.