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Tenir la comptabilité dans Dokos

Comprendre les écritures que Dokos passe à votre place, consulter journaux, grand livre et balance, rapprocher les paiements et clôturer une période.

Tenir la comptabilité

Dans Dokos, vous ne saisissez presque jamais d'écriture comptable à la main. Chaque document validé passe ses propres écritures : facture de vente, facture d'achat, paiement, bon de livraison. Votre travail consiste à contrôler, à rapprocher et à clôturer.

Ce que Dokos fait à votre place

Document validé	Journal	Écritures passées
Facture de vente	`VEN`	Débit client, crédit ventes, crédit TVA collectée
Facture d'achat	`ACH`	Débit charge, débit TVA déductible, crédit fournisseur
Écriture de paiement	`BAQ`	Débit ou crédit banque, contrepartie client ou fournisseur
Écriture de journal	`OD`	Les lignes que vous saisissez
Écriture d'à-nouveaux	`AN`	Les soldes d'ouverture

Les comptes viennent de la fiche Société, de l'article, du client ou du fournisseur. Les lignes de charges et de produits portent aussi un centre de coûts. Les journaux sont créés par l'assistant de configuration.

Pour une société française, Dokos active deux options dans les Paramètres de comptabilité :

Comptabiliser toutes les transactions dans un journal comptable : chaque écriture appartient à un journal ;
Empêcher l'utilisation de journaux différents dans une même transaction : toutes les lignes d'un document vont dans le même journal.

Chaque écriture reçoit aussi un numéro séquentiel par exercice. Détails : Journal comptable.

Voir les écritures d'un document

Sur un brouillon, Aperçu > Grand livre montre les écritures qui seront passées.
Sur un document validé, Voir > Grand livre ouvre le grand livre filtré sur ce document.

Une écriture ne se modifie pas. Pour corriger un document validé, annulez-le puis modifiez la copie, ou faites un avoir. Dokos passe alors les écritures inverses.

Les trois rapports de base

Rapport	Question à laquelle il répond	Page
Grand livre	Quelles écritures ont touché ce compte ou ce tiers ?	Grand livre
Balance générale	Quel est le solde de chaque compte sur la période ?	Balance générale
Comptes clients / Comptes fournisseurs	Qui me doit quoi, qui dois-je payer, et depuis combien de temps ?	Rapport clients

Rapprocher : lettrage et banque

Deux rapprochements sont à faire régulièrement.

Le lettrage des tiers. Un paiement créé depuis une facture est déjà lié à cette facture. Un paiement saisi seul, ou un acompte, reste « non alloué ». L'outil Réconciliation des paiements associe ces paiements aux factures ouvertes d'un client ou d'un fournisseur. Voir Lettrer les paiements et les factures. Par exemple, Dokompany reçoit un virement de 1 000 € de Thérèse Chouinard, sans référence. Il est rattaché à sa facture ACC-SINV-2026-00037 de 2 976 € ; il reste 1 976 € dus.

Le rapprochement bancaire. Vous importez ou synchronisez les relevés, puis Dokos associe chaque transaction bancaire à un paiement. Voir Rapprochement bancaire, Synchronisation bancaire et le module Banque (bêta).

Transmettre au cabinet

Chaque mois, exportez le Fichier des Écritures Comptables et envoyez-le à votre expert-comptable. Voir Travailler avec son expert-comptable.

Où se place la TVA

Les modèles de taxes ajoutent la TVA sur chaque document. Dokos l'inscrit dans les comptes de TVA (445720 collectée, 445620 déductible, etc.). La déclaration part de ces comptes. Pour configurer la TVA selon vos opérations, lisez TVA et taxes. Pour la déclaration, lisez Déclaration de TVA.

Clôturer une période

Chaque mois : fermer la période

Quand un mois est contrôlé et transmis à votre expert-comptable, empêchez toute saisie dans ce mois.

Recherchez Période comptable et créez une fiche.
Renseignez le Nom de période (Janvier 2026), la Société (Dokompany), la date de début 01-01-2026 et la date de fin 31-01-2026.
Enregistrez. Dokos remplit le tableau Documents fermés avec tous les types de documents comptables, cochés Clôturé.
Décochez Clôturé sur les types que vous voulez laisser ouverts, puis enregistrez de nouveau.
Si une personne doit pouvoir saisir malgré tout, choisissez un Rôle exempté, par exemple Responsable comptable.

Détails : Période comptable.

Vous pouvez aussi geler tous les comptes jusqu'à une date avec le champ Comptes gelés jusqu'au de la fiche Société. Seuls les rôles indiqués dans Rôles autorisés à définir et modifier les écritures de compte gelées peuvent alors saisir avant cette date.

Chaque année : solder les comptes de gestion

En fin d'exercice, le Bon de Clôture de la Période solde les comptes de charges et de produits et inscrit le résultat dans un compte de capitaux propres. Choisissez le Compte de clôture (par exemple 120, résultat bénéficiaire) et, si besoin, le Compte de clôture (Perte) (129). Faites cette opération avec votre expert-comptable : voir Travailler avec son expert-comptable. Détails : Bon de Clôture de Période.

Vérifier

Après la clôture de janvier 2026 :

l'enregistrement d'une facture de vente datée du 15-01-2026 est refusé, avec un message qui cite la période Janvier 2026 - DKY ;
la Balance générale de janvier est équilibrée : total des débits égal au total des crédits ;
le rapport Comptes clients au 31-01-2026 ne montre que de vraies créances, sans paiement non alloué.