Mettre en place la facturation électronique

Dans ce tutoriel, la société Dokompany se raccorde à une plateforme agréée. Elle émet ensuite une facture à un client professionnel et reçoit une facture d'un fournisseur. Comptez une heure, hors délais de validation de la plateforme.

Les écrans sont décrits en détail dans la section E-transactions. Ce tutoriel donne l'ordre des étapes et le sens de chaque statut.

1. Ce que dit la réglementation

D'après impots.gouv.fr :

• depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent recevoir leurs factures sous forme électronique quand leur fournisseur a l'obligation de les émettre ;
• depuis la même date, les grandes entreprises et les ETI doivent émettre des factures électroniques et transmettre leurs données de transaction et de paiement (e-reporting) ;
• à partir du 1er septembre 2027, cette obligation d'émission et d'e-reporting s'applique aux PME et aux micro-entreprises.

Les factures passent par une plateforme agréée. Dokos ne transmet jamais une facture en direct : il la remet à votre plateforme. Les ventes aux particuliers et à l'étranger ne sont pas envoyées comme factures : Dokos en transmet les données (e-reporting). Aujourd'hui, Dokos transmet l'e-reporting à SuperPDP seulement : avec Esalink, cette connexion est en cours de développement.

2. Préparer la fiche société

Les rejets les plus fréquents viennent d'une fiche société incomplète. Ouvrez la société Dokompany et vérifiez ces champs.

Le bouton Remplir depuis SIRENE remplit le SIREN, le numéro de TVA et l'adresse du siège depuis le registre officiel. L'onglet eTransactions s'affiche une fois la facturation électronique activée (étape 3).

3. Activer et connecter la plateforme

1. Ouvrez Paramètres eTransactions (recherche : icône de loupe ou Ctrl+K).
2. Onglet Paramètres généraux, section Activation : cochez Activer la facturation électronique, Recevoir des factures depuis des plateformes accréditées et Envoyer des factures vers des plateformes accréditées. La réception et l'envoi sont indépendants : vous pouvez cocher seulement l'une des deux options.
3. Onglet Ventes : laissez cochée Générer automatiquement le PDF FacturX lors de la validation d'une facture client. Cochez Bloquer la validation en cas d'anomalies bloquantes de facturation électronique pour éviter d'envoyer une facture incomplète.
4. Onglet Plateforme agréée eTransactions : ajoutez votre plateforme (SuperPDP, Esalink ou Plateforme personnalisée). Choisissez la société et le Type de transaction (Les deux, Ventes ou Achats). Pour un premier test, cochez Pré-production (Sandbox) sur SuperPDP, ou choisissez l'Environnement Esalink test sur Esalink.
5. Pour SuperPDP ou une plateforme personnalisée, saisissez l'identifiant et le secret client. Pour Esalink, cliquez sur Inscrire sur Esalink. Puis cliquez sur Tester la connexion. Cochez Active. Cochez Envoi à la plateforme à la validation de la facture de vente pour un envoi automatique.

Chaque champ est décrit dans Paramètres eTransactions. Le choix de la plateforme et l'inscription (KYC Esalink, clés SuperPDP) sont décrits dans Se connecter à une Plateforme Agréée et Inscrire votre société à l'annuaire.

Vérifier : le Dernier état de la connexion de la plateforme est « ok », et l'annuaire contient une entrée au SIREN de Dokompany. Sur Esalink, une inscription à l'annuaire prend effet au moins dix jours après la demande.

4. Préparer les clients et fournisseurs

Un client reçoit une facture électronique si Dokos connaît son SIREN et sa ligne d'annuaire.

Exemple fictif : Dokompany facture « Ateliers Glisse Lyon », SIREN 843217654, TVA FR62843217654.

1. Sur la fiche client, cliquez sur Remplir depuis SIRENE, ou saisissez Numéro SIREN et N° de TVA.
2. Sur l'adresse de facturation, renseignez le numéro SIRET de l'établissement facturé.
3. Onglet eTransactions du client : cliquez sur Synchroniser. Dokos lit l'annuaire et affiche « Les factures sont envoyées à » suivi de l'adresse de réception.

Si Dokos affiche « Ce client ne peut pas encore recevoir de e-factures. », le client n'est pas inscrit à l'annuaire : ses factures restent hors flux électronique.

Pour les fournisseurs, renseignez le Numéro SIREN et le N° de TVA. Dokos rattache une facture reçue au fournisseur par le numéro de TVA, puis l'IBAN, un alias de nom et enfin le nom. Voir Clients et fournisseurs pour la facture électronique.

5. Émettre une facture

1. Créez la facture de vente : client « Ateliers Glisse Lyon », 1 Dokoboard. La TVA vient du modèle de l'article (voir Configurer la TVA et les taxes).
2. Ouvrez l'onglet Facture électronique avant de valider. Le panneau affiche Prêt pour la facturation électronique, ou le nombre de problèmes bloquants et d'avertissements. Chaque problème indique le champ à corriger.
3. Validez la facture. Dokos génère le Factur-X et l'envoie à la plateforme. Sans envoi automatique, utilisez Facturation électronique > Envoyer à la plateforme agréée.

Ce que signifie chaque voyant

Le voyant « facture électronique : … » du tableau de bord montre le statut de transmission :

Le panneau Cycle de vie de la facturation électronique montre ensuite ce que fait le client : Prise en charge, Approuvée, Approuvée partiellement, En litige, Suspendue, Refusée, Paiement transmis. Vous posez vous-même Complétée, Encaissée et Annulé (sauf avec SuperPDP, qui ne reçoit pas ces statuts de Dokos). Voir Émettre des factures électroniques. À la validation d'un paiement, Dokos peut envoyer le statut de paiement (option Envoi automatique des statuts de paiement à la validation du paiement).

Une vente à un particulier affiche à la place le voyant « e-reporting PPF : … » (En attente, Envoyée, Erreur).

6. Recevoir une facture fournisseur

Dokos interroge la plateforme à intervalle régulier. Chaque facture reçue crée une Facture fournisseur (liste Factures fournisseurs).

Exemple : Volta Énergie Services (fournisseur de la démo) envoie sa facture mensuelle : « Abonnement électricité » à 5,5 % et « Consommation électricité » à 20 %.

1. Ouvrez la facture fournisseur. L'onglet Vérification affiche le Statut de traitement et l'étape suivante : À vérifier, À rapprocher, Prête à comptabiliser, À payer, Payé.
2. Vérifiez le fournisseur proposé. Pour chaque ligne, choisissez ou confirmez l'article. Dokos apprend vos choix pour les factures suivantes.
3. TVA : laissez Modèle de taxes à l'achat vide. Chaque ligne prend alors le modèle de taxes par article de son article, ici 5,5 % et 20 %. Un modèle de document imposerait un seul taux à toutes les lignes. Une règle de taxation d'achat peut remplir ce champ : videz-le si besoin.
4. Rapprochez la commande ou la réception si vous en avez une, sinon passez cette étape.
5. Cliquez sur Créer et valider la facture d'achat.

Vérifier : la facture d'achat est validée. Le total TVA est égal à celui de la facture reçue. Le statut de la facture fournisseur passe à À payer.

Si l'option Envoi automatique du statut 'Prise en charge' à la création de la facture fournisseur est cochée, le fournisseur voit que vous avez pris la facture en charge. L'option Envoi automatique du statut 'Approuvée' à la validation de la facture d'achat signale l'approbation.

Une facture reçue par la plateforme est rattachée à la société de cette plateforme. Une facture importée autrement est rattachée par le SIREN, le numéro de TVA, l'adresse électronique puis le nom de l'acheteur. Si le champ Société est faux, voir Une facture électronique reçue est rattachée à la mauvaise société.

7. Corriger une facture

• Rejetée par la plateforme : la facture n'a pas été transmise au client. Corrigez la donnée signalée (fiche client, société, adresse), puis Envoyer à la plateforme agréée à nouveau.
• Erreur sur une facture acceptée : ne modifiez pas la facture. Émettez un avoir (Créer > Retour / Avoir) puis une nouvelle facture.
• Annuler une facture transmise : cliquez sur Annuler. Dokos demande confirmation, signale le statut Annulé à la plateforme, puis annule la facture. Avec SuperPDP, Dokos annule la facture dans Dokos seulement : prévenez le client vous-même.
• Facture refusée par le client : le refus est définitif. Si Annulation automatique de la facture de vente en cas de refus est cochée, Dokos annule la facture de vente. Émettez une nouvelle facture corrigée.
• Facture fournisseur à contester : depuis la facture fournisseur, Contester ou refuser. En litige bloque la facture temporairement. Refusée est définitif et informe le fournisseur.

8. Contrôler chaque mois

1. Liste Facture électronique, filtre Statut PA = « erreur » ou « rejeté » : il ne doit rien rester.
2. Liste Factures fournisseurs : traitez les factures À vérifier et À rapprocher avant la clôture.
3. Liste Déclaration e-reporting : vérifiez que les données de la période sont envoyées.
4. Contrôlez la TVA du mois. Voir Contrôler la TVA chaque mois.

Pour aller plus loin

• Émettre des factures électroniques
• Recevoir des factures électroniques
• Factures FacturX
• Résoudre un problème