Vendre, du devis à l'encaissement

Dans ce tutoriel, vous réalisez une première vente complète. Vous réglez d'abord deux paramètres : les conditions de paiement et la TVA. Ensuite, vous créez chaque document à partir du précédent. Dokos reprend le client, les articles, les prix et les taxes d'un document à l'autre.

      
flowchart LR
    A[Devis] --> B[Commande client]
    B --> C[Bon de livraison]
    C --> D[Facture de vente]
    B -.prestation.-> D
    D --> E[Paiement]

    

Pour une prestation de service, sans stock, passez directement de la commande à la facture.

Prérequis

• Le socle est en place : voir Structurer.
• Vous avez le rôle Commercial pour les devis et commandes, et le rôle Comptable pour la facture et le paiement.
• Le client et l'article existent.

1. Créer des conditions de paiement

Les conditions de paiement calculent la date d'échéance de chaque facture.

1. Recherchez Terme de paiement et créez une fiche :
   • Nom du terme de paiement : 30 jours ;
   • Portion de la facture (%) : 100 ;
   • Date d'échéance basée sur : Jour(s) après la date de facturation ;
   • Jours de crédit : 30.
2. Recherchez Modèle de termes de paiement et créez le modèle Paiement à 30 jours. Ajoutez une ligne avec le terme 30 jours.
3. Ouvrez la fiche du client et choisissez ce modèle dans le champ Modèle de termes de paiement.

Plusieurs lignes permettent un échéancier, par exemple 30 % à la commande et 70 % à 30 jours. Détails : Termes de paiement.

2. Vérifier le modèle de taxes de vente

L'assistant de configuration a créé le modèle TVA 20% Collectée, marqué par défaut. Dokos l'applique aux nouveaux documents de vente. Pour les autres taux, les clients exonérés ou l'export, lisez TVA et taxes.

3. Faire le devis

1. Recherchez Devis, puis créez un nouveau devis.
2. Choisissez le client dans Tiers et renseignez Valable jusqu'au.
3. Ajoutez les articles et les quantités. Le prix vient de la liste de prix.
4. Contrôlez le total HT, la TVA et le total TTC, puis Enregistrer et Valider.
5. Imprimez le devis ou envoyez-le par e-mail depuis le document.

Si le client refuse, utilisez Considérer comme perdu. Détails : Devis.

4. Transformer le devis en commande client

Sur le devis validé, cliquez sur Créer > Commande client. Dokos recopie le client, les lignes et les taxes. Renseignez la Date de livraison, puis validez. La commande passe au statut « À Livrer et Facturer ». Détails : Commande client.

5. Livrer

Sur la commande, cliquez sur Créer > Bon de livraison. Vérifiez l'entrepôt de chaque ligne, par exemple Magasins - DKY, puis validez. Le stock diminue à la validation.

6. Facturer

Sur le bon de livraison, cliquez sur Créer > Facture de vente. Vous pouvez aussi facturer depuis la commande, avec Créer > Facture de vente.

1. Vérifiez la Date de comptabilisation et la date d'échéance calculée par les conditions de paiement.
2. Avant de valider, cliquez sur Aperçu > Grand livre pour voir les écritures qui seront passées.
3. Valider. La facture reçoit son numéro définitif et ne se modifie plus. Pour corriger, faites un avoir avec Créer > Retour / Avoir.

Détails : Facture de vente.

7. Enregistrer le paiement

Quand le client paie, ouvrez la facture validée et cliquez sur Créer > Paiement. Le panneau Enregistrer le paiement s'ouvre : renseignez le Mode de paiement, la Date, le Montant et le N° de référence, puis confirmez. Le lien vers le formulaire complet reste disponible dans le panneau. Le montant restant dû de la facture passe à zéro et son statut devient « Payé ».

Pour les paiements partiels, les acomptes ou plusieurs factures payées en une fois, lisez Écriture de paiement. Pour faire payer en ligne, lisez Connecter.

Exemple

Le client Verney Charlebois commande 2 Dokoboard à 1 240 € HT l'unité, avec la condition Paiement à 30 jours.

Vérifier

• La commande client est au statut « Terminé ».
• Le rapport Comptes clients ne montre plus de montant dû pour Verney Charlebois.
• Sur la facture, Voir > Grand livre affiche les trois lignes d'écriture de l'exemple.

Étape suivante : Acheter.