Recevoir des factures électroniques dans Dokos
Recevoir des factures électroniques dans Dokos
Dokos récupère périodiquement vos factures fournisseur depuis la Plateforme Agréée, lit leurs données structurées et prépare une facture fournisseur en attente dans la banette. Vous n'avez plus qu'à vérifier le rapprochement et à créer la facture d'achat définitive.
Récupération automatique des factures entrantes
Dokos interroge automatiquement la plateforme à intervalle régulier pour détecter les nouvelles factures adressées à votre société. Chaque facture inédite est téléchargée, puis déposée dans la banette de factures d'achat, sans que vous ayez à vous connecter à la plateforme. Un responsable comptable reçoit une notification à chaque nouvelle arrivée.
Lecture des données structurées
Dokos lit directement le contenu structuré de la facture, aux formats UBL et CII (y compris les données intégrées à un PDF Factur-X). Il en extrait le fournisseur, les montants hors taxes et de TVA, les articles, les conditions de paiement et les coordonnées bancaires (IBAN, BIC), sans ressaisie manuelle.
Lorsque l'émetteur n'a transmis que des données structurées, sans PDF joint (UBL ou CII pur), Dokos demande à la Plateforme Agréée de générer un aperçu PDF lisible de la facture. Vous conservez ainsi toujours un visuel exploitable de la facture, même en l'absence de PDF d'origine.
Rapprochement du fournisseur
Dokos rattache chaque facture reçue au bon fournisseur automatiquement. Il recherche une correspondance par numéro de TVA, puis par IBAN, par alias de nom et enfin par nom, et affiche un niveau de confiance. Vous confirmez ou corrigez le fournisseur proposé avant de poursuivre.
De la banette à la facture d'achat
Depuis la facture fournisseur en attente, Dokos crée la facture d'achat définitive, avec ou sans commande fournisseur associée selon votre configuration. La facture fournisseur suit les mêmes statuts que les factures traitées par OCR : En attente, En cours, Prêt puis Terminé, ce qui vous donne une vue claire de ce qui reste à traiter.
La facture fournisseur garde la trace de la plateforme qui vous l'a transmise : un repère violet Reçu via plateforme (SuperPDP, Esalink…) s'affiche sur le document et dans la banette de factures d'achat, même si vous changez de plateforme par la suite.
Dokos remonte également les statuts de cycle de vie vers l'émetteur — prise en charge, approbation — automatiquement à l'enregistrement ou à la validation de la facture d'achat, selon vos paramètres. Depuis l'onglet E-transactions de la facture d'achat validée, vous retrouvez la facture électronique d'origine et son suivi de statut, sans avoir à revenir à la banette.