Une facture électronique reçue est rattachée à la mauvaise société
Une facture électronique reçue est rattachée à la mauvaise société
Symptôme
Votre site gère plusieurs sociétés. Une facture fournisseur reçue porte la mauvaise Société, ou son champ Société est vide.
Cause
Dokos choisit la société de trois façons :
- Facture reçue d'une plateforme agréée : la facture appartient à la société de la plateforme qui l'a reçue. Dokos ne lit pas l'acheteur indiqué sur la facture.
- Facture électronique importée autrement : Dokos cherche l'acheteur par SIREN, puis par numéro de TVA, par nom, puis par adresse. Il accepte seulement une correspondance unique. Sans correspondance, il prend la société par défaut du site.
- PDF lu par OCR : même recherche, mais sans société par défaut. Le champ reste vide si rien ne correspond.
Une facture arrive donc sur la mauvaise société quand la plateforme est déclarée sur une autre société, ou quand deux sociétés ont le même SIREN ou le même numéro de TVA, ou aucun.
Résolution
- Ouvrez la plateforme qui a reçu la facture (Paramètres eTransactions, onglet Plateforme agréée eTransactions). Vérifiez son champ Société. Chaque société qui reçoit des factures a sa propre plateforme.
- Ouvrez chaque fiche société. Vérifiez le Numéro SIREN et le N° de TVA. Deux sociétés ne doivent pas partager ces valeurs. Le bouton Remplir depuis SIRENE les remplit depuis le registre.
- Sur la facture fournisseur, choisissez la bonne Société, puis enregistrez.
Pour un PDF lu par OCR, Dokos retient le nom d'acheteur lu sur le PDF quand vous corrigez la société. Il l'enregistre dans un Alias du nom de société eTransactions. Les factures suivantes qui portent ce nom vont sur la bonne société.
Exemple
Dokompany et sa filiale Dokompany Services (fictive) partagent un site. Une seule plateforme Esalink est déclarée, sur Dokompany. Les factures adressées à la filiale arrivent sur Dokompany. L'administrateur inscrit la filiale sur sa propre plateforme, puis corrige la Société des factures déjà reçues.
Vérifier
- La facture fournisseur porte la bonne société.
- Sa facture d'achat utilise les comptes de cette société.