Gestion des frais de port

Configurer une règle de frais de port

Les règles de frais de port vous permettent de définir des conditions et des montants pour les frais d'expédition appliqués à vos commandes. Voici comment les configurer :

1. Allez dans Comptabilité > Configuration > Règle de frais de port
2. Cliquez sur Nouveau
3. Remplissez les informations suivantes :
   • Nom de la règle : Un identifiant unique pour la règle
   • Société : La société à laquelle cette règle s'applique
   • Compte de frais de port : Le compte comptable associé aux frais de port (généralement un compte de produit)
   • Centre de coût : (Optionnel) Le centre de coût associé aux frais de port. Si laissé vide, le centre de coût par défaut de la société sera utilisé.
   • Projet : (Optionnel) Le projet associé aux frais de port, si applicable
4. Dans l'onglet Conditions de la règle de frais de port, ajoutez les conditions qui déterminent quand cette règle s'applique :
   • Condition : Par exemple, le montant total de la commande, le poids, ou la zone géographique
   • Montant : Le montant des frais de port à appliquer si la condition est remplie
5. Cliquez sur Enregistrer puis Soumettre

Nouveauté : Centre de coût optionnel

Depuis la version récente de Dokos, le Centre de coût dans une règle de frais de port est désormais optionnel.

Fonctionnement :

• Si vous laissez le champ Centre de coût vide, Dokos utilisera automatiquement le centre de coût par défaut de la société lors de l'application des frais de port.
• Cela évite l'erreur "Centre de coût requis pour un compte de profits et pertes" lors de la soumission des documents de vente.

Exemple : Si votre société "Maison Verte SARL" a pour centre de coût par défaut "Logistique", ce centre sera automatiquement appliqué aux frais de port lorsque vous ne spécifiez pas de centre de coût dans la règle.

Appliquer une règle de frais de port à un document de vente

Pour appliquer une règle de frais de port à un devis, une commande ou une facture :

1. Ouvrez le document de vente (Devis, Commande client, ou Facture)
2. Dans l'onglet Frais de port, sélectionnez la règle de frais de port appropriée
3. Le montant des frais de port sera calculé automatiquement en fonction des conditions définies dans la règle
4. Cliquez sur Enregistrer puis Soumettre

Vérifier le centre de coût appliqué

Pour vérifier quel centre de coût a été appliqué aux frais de port :

1. Ouvrez le document de vente soumis (Devis, Commande client, ou Facture)
2. Allez dans l'onglet Tableau des taxes et frais
3. Repérez la ligne correspondant aux frais de port
4. Le champ Centre de coût affichera soit :
   • Le centre de coût spécifié dans la règle de frais de port
   • Le centre de coût par défaut de la société (si aucun n'était spécifié dans la règle)

Bonnes pratiques

1. Testez vos règles : Avant de les appliquer en production, testez vos règles de frais de port avec différents scénarios pour vous assurer qu'elles fonctionnent comme prévu.
2. Documentez vos règles : Ajoutez une description claire à chaque règle pour faciliter la maintenance.
3. Utilisez des centres de coût pertinents : Si vous gérez plusieurs centres de coût, spécifiez-les dans les règles pour un meilleur suivi comptable.
4. Mettez à jour régulièrement : Revoyez vos règles de frais de port périodiquement pour vous assurer qu'elles reflètent toujours vos politiques commerciales.
5. Formez vos équipes : Assurez-vous que vos équipes commerciales et logistiques comprennent comment appliquer et utiliser les règles de frais de port.