Gestion des clients

Créer un client

Pour créer un nouveau client dans Dokos :

1. Allez dans Ventes > Clients > Client
2. Cliquez sur Nouveau
3. Remplissez les informations obligatoires :
   • Nom du client
   • Groupe de clients (ex: Particulier, Entreprise)
   • Société (si vous gérez plusieurs sociétés)
4. Complétez les informations facultatives selon vos besoins
5. Cliquez sur Enregistrer

Restriction par société (nouvelle fonctionnalité)

Si l'option "Activer le filtrage des maîtres par société" est activée dans les Paramètres globaux, un nouveau tableau "Restriction par société" apparaît dans la fiche client.

Fonctionnement :

• Laissez le tableau vide pour que le client soit visible par tous les utilisateurs
• Ajoutez des sociétés spécifiques pour restreindre la visibilité du client aux utilisateurs de ces sociétés
• Un utilisateur avec une restriction par société ne verra que les clients :
  • Sans restriction (tableau vide)
  • Ou dont le tableau contient au moins une société à laquelle il a accès

Exemple : Si vous ajoutez "Dokos" dans le tableau pour un client, seuls les utilisateurs ayant accès à la société Dokos pourront voir ce client dans les listes et recherches.

Mettre un client en attente

Dans certains cas, vous pouvez avoir besoin de suspendre temporairement les transactions commerciales avec un client (litige en cours, impayé, vérification de solvabilité, etc.). Dokos permet de mettre un client en attente de manière simple et réversible.

Comment bloquer un client

1. Ouvrez la fiche du client concerné
2. Allez dans l'onglet Paramètres
3. Cochez l'option Bloquer le client
4. Définissez une Date de fin de blocage (date à laquelle le client sera automatiquement libéré)
5. Cliquez sur Enregistrer

Impact sur les documents de vente

Tant qu'un client est en attente, il est impossible d'enregistrer ou de soumettre les documents suivants :

      
flowchart LR
    A[Client bloqué] --> B[Commande client]
    A --> C.Bon de livraison]
    A --> D[Facture de vente]
    A --> E[Facture de caisse]
    B --> F[Blocage de l'enregistrement
et de la soumission]
    C --> F
    D --> F
    E --> F

    

• Commande client : enregistrement et soumission bloqués
• Bon de livraison : enregistrement et soumission bloqués
• Facture de vente : enregistrement et soumission bloqués
• Facture de caisse (POS) : enregistrement et soumission bloqués

Libération automatique

À la date de fin de blocage définie, le client est automatiquement libéré. Les documents de vente peuvent à nouveau être enregistrés et soumis sans action manuelle.

Libération manuelle

Pour lever le blocage avant la date de fin :

1. Ouvrez la fiche du client
2. Allez dans l'onglet Paramètres
3. Décochez l'option Bloquer le client
4. Cliquez sur Enregistrer

Repérer un client en attente

Dans la liste des clients (Ventes > Clients > Client), un indicateur En attente s'affiche à côté du nom du client tant que le blocage est actif. Cela vous permet d'identifier en un coup d'œil les clients concernés.

Exemple : La société Maison Verte SARL fait l'objet d'un litige commercial. Vous la mettez en attente jusqu'au 31 décembre avec une date de fin de blocage. Pendant cette période, le statut En attente apparaît dans la liste des clients et aucune commande, livraison ni facture ne peut être créée. Après le 31 décembre, le client est automatiquement libéré et les transactions reprennent normalement.

Vue d'ensemble du client

La fiche client dispose d'un onglet Vue d'ensemble qui réunit en un seul écran les informations commerciales et financières essentielles d'un client. Ce tableau de bord vous permet d'analyser rapidement la santé d'un compte client sans naviguer entre plusieurs rapports.

Données affichées

L'onglet Vue d'ensemble est organisé autour de plusieurs blocs :

1. Crédit et limites :
   • Un graphique en anneau compare le crédit utilisé (montant des factures impayées) à la limite de crédit définie pour le client.
   • Les montants sont exprimés dans la devise principale de la société et abrégés selon le système numérique de la devise (ex. 1,5k €, 12k €).
2. Âge des créances :
   • Un graphique en barres répartit les factures impayées par tranche d'ancienneté (Non échues, 0-30 jours, 31-60 jours, 61-90 jours, > 90 jours).
   • Les montants incluent les écritures de journal comptabilisées sur le compte client.
3. Acomptes et avoirs :
   • La section affiche les acomptes versés par le client et non encore affectés, ainsi que les avoirs ouverts.
   • Ces montants sont déduits du total des créances pour calculer l'exposition nette.
4. Ventes de l'exercice :
   • La vue d'ensemble se concentre par défaut sur l'exercice fiscal en cours.
   • Les totaux de ventes (devis, commandes, factures) sont affichés pour la période.
   • Un graphique de tendance mensuelle des ventes illustre l'évolution du chiffre d'affaires sur la période. À l'ouverture de l'onglet, la courbe s'anime pour se déployer progressivement depuis la ligne de base ; lorsque vous changez de période (exercice ou mois), la courbe se transforme en douceur vers les nouvelles valeurs plutôt que d'être redessinée brutalement.

Réconciliation des acomptes

Depuis l'onglet Vue d'ensemble, vous pouvez directement réconcilier les acomptes du client avec ses factures impayées :

1. Cliquez sur le bouton Réconcilier les acomptes dans la section Acomptes.
2. L'outil de réconciliation des paiements s'ouvre, pré-filtré sur le client.
3. Sélectionnez les acomptes et les factures à lettrer.
4. Validez la réconciliation.

Sécurité et permissions

• La vue d'ensemble respecte les permissions par société de l'utilisateur connecté.
• Les montants affichés ne concernent que les sociétés auxquelles l'utilisateur a accès.
• Un utilisateur sans accès au compte client ne verra pas les données financières de l'onglet.

Exemple d'utilisation

Pour la société Maison Verte SARL, ouvrez la fiche client puis l'onglet Vue d'ensemble :

• Le graphique en anneau montre que la limite de crédit de 50 000 € est utilisée à 32 500 € (65%).
• Le graphique d'ancienneté révèle que 12 000 € sont en retard de plus de 90 jours.
• La section Acomptes indique 2 000 € reçus d'avance non encore lettrés.
• La courbe de tendance des ventes mensuelles se dessine progressivement à l'ouverture, puis se met à jour en douceur lorsque vous basculez d'exercice.
• Vous cliquez sur Réconcilier les acomptes pour lettrer ces 2 000 € avec une facture récente et réduire l'exposition nette.

Gérer les informations client

Informations générales

• Nom : Nom complet du client
• Groupe de clients : Catégorie du client (ex: Particulier, Entreprise)
• Statut : Actif/Inactif
• Territoire : Zone géographique du client
• Langue : Langue préférée pour les communications

Informations de contact

• Email : Adresse email principale
• Téléphone : Numéro de téléphone principal
• Adresse : Adresse postale complète

Informations comptables

• Compte client : Compte comptable associé
• Conditions de paiement : Délai de paiement par défaut
• Mode de paiement : Méthode de paiement préférée

Tableau de bord client

Le tableau de bord client vous donne une vue d'ensemble des activités liées à un client spécifique :

• Statistiques : Chiffre d'affaires, nombre de commandes, etc.
• Documents récents : Devis, commandes, factures récentes
• Activités : Historique des interactions
• Opportunités : Opportunités commerciales en cours

Gérer les adresses et contacts du client

Nouvelle interface des cartes d'adresse et de contact

La section Adresses et Contacts de la fiche client a été entièrement repensée pour offrir une expérience plus intuitive et des fonctionnalités améliorées :

      
flowchart TD
    A[Fiche Client] --> B[Onglet Adresses]
    A --> C[Onglet Contacts]
    B --> D[Carte d'adresse principale]
    B --> E[Cartes d'adresses secondaires]
    C --> F[Carte de contact principal]
    C --> G[Cartes de contacts secondaires]
    D --> H[Menu kebab: Modifier/Unlink/Définir comme principal]
    F --> I[Menu kebab: Modifier/Unlink/Définir comme principal]

    

Fonctionnalités clés :

1. Cartes modernisées :
   • Design épuré avec composants Espresso
   • Badges visuels pour les statuts (ex: "Principal")
   • Menu kebab (⋮) remplaçant l'ancien crayon d'édition
2. Gestion des adresses :
   • Ajout rapide : Cliquez sur + Nouvelle adresse pour créer une adresse directement depuis la fiche client
   • Définir comme principal : Sélectionnez une adresse et utilisez le menu kebab pour la définir comme adresse principale
   • Unlink : Détachez une adresse du client sans la supprimer (utile pour les adresses partagées)
   • Tri automatique : L'adresse principale apparaît toujours en premier
3. Gestion des contacts :
   • Ajout rapide : Cliquez sur + Nouveau contact pour créer un contact directement depuis la fiche client
   • Collecte d'email : Le formulaire de création rapide inclut désormais un champ email
   • Statuts visuels : Les statuts des contacts (ex: "Actif", "Inactif") sont affichés sous forme de badges
   • Définir comme principal : Sélectionnez un contact et utilisez le menu kebab pour le définir comme contact principal
   • Unlink : Détachez un contact du client sans le supprimer
4. État vide :
   • Bouton + Créer visible lorsque aucune adresse ou contact n'existe

Exemple d'utilisation : Pour la société "Maison Verte SARL", vous pouvez :

1. Créer une adresse principale pour leur siège social via + Nouvelle adresse
2. Ajouter un contact commercial via + Nouveau contact et définir son email
3. Définir ce contact comme principal via le menu kebab
4. Ajouter une adresse secondaire pour leur entrepôt

Créer un contact pour un client

Pour ajouter un contact à un client :

1. Ouvrez la fiche du client
2. Allez dans l'onglet Contacts
3. Cliquez sur + Nouveau contact (ou utilisez le bouton + Créer si aucun contact n'existe)
4. Remplissez les informations du contact (nom, email, téléphone, etc.)
5. Cliquez sur Enregistrer

Créer une adresse pour un client

Pour ajouter une adresse à un client :

1. Ouvrez la fiche du client
2. Allez dans l'onglet Adresses
3. Cliquez sur + Nouvelle adresse (ou utilisez le bouton + Créer si aucune adresse n'existe)
4. Remplissez les informations d'adresse (adresse, ville, code postal, pays)
5. Cliquez sur Enregistrer

Gérer les tarifs clients

Vous pouvez définir des tarifs spécifiques pour chaque client :

1. Ouvrez la fiche du client
2. Allez dans l'onglet Listes de prix
3. Cliquez sur Nouvelle liste de prix
4. Sélectionnez la liste de prix et définissez le prix
5. Cliquez sur Enregistrer

Suivi des activités

Dokos enregistre automatiquement toutes les interactions avec vos clients :

• Appels : Enregistrez les appels téléphoniques
• Emails : Consultez les emails envoyés et reçus
• Réunions : Planifiez et suivez les réunions
• Tâches : Créez et suivez des tâches liées au client

Pour consulter l'historique :

1. Ouvrez la fiche du client
2. Allez dans l'onglet Activités
3. Filtrez par type d'activité si nécessaire

Créer une opportunité pour un client

Pour créer une opportunité commerciale :

1. Ouvrez la fiche du client
2. Cliquez sur Nouvelle opportunité dans le tableau de bord
3. Remplissez les informations de l'opportunité
4. Cliquez sur Enregistrer

Créer un devis pour un client

Pour créer un devis :

1. Ouvrez la fiche du client
2. Cliquez sur Nouveau devis dans le tableau de bord
3. Remplissez les informations du devis
4. Ajoutez les articles et quantités
5. Cliquez sur Enregistrer puis Soumettre

Convertir un devis en commande

Une fois qu'un client a accepté un devis :

1. Ouvrez le devis
2. Cliquez sur Créer > Commande client
3. Vérifiez les informations
4. Cliquez sur Enregistrer puis Soumettre

Appliquer des frais de port

Pour appliquer des frais de port à une commande ou une facture :

1. Ouvrez le document de vente (Devis, Commande client, ou Facture)
2. Allez dans l'onglet Frais de port
3. Sélectionnez une Règle de frais de port
4. Le montant des frais sera calculé automatiquement en fonction des conditions de la règle
5. Vérifiez que le Centre de coût est correctement renseigné (soit celui de la règle, soit celui par défaut de la société)
6. Cliquez sur Enregistrer puis Soumettre

Bonnes pratiques

1. Mettez à jour régulièrement les informations clients pour maintenir leur exactitude
2. Utilisez les groupes de clients pour catégoriser vos clients et appliquer des politiques commerciales spécifiques
3. Personnalisez les tarifs pour fidéliser vos meilleurs clients
4. Suivez les activités pour maintenir une relation client de qualité
5. Formez vos équipes à l'utilisation des restrictions par société pour une meilleure sécurité des données
6. Vérifiez les centres de coût lors de l'application des frais de port pour un suivi comptable précis
7. Tirez parti de la nouvelle interface des adresses et contacts pour une gestion plus efficace :
   • Utilisez les badges de statut pour identifier rapidement les informations principales
   • Profitez de la création rapide pour gagner du temps
   • Utilisez la fonction Unlink pour les adresses/contacts partagés entre plusieurs entités
8. Anticipez la levée du blocage : lors de la mise en attente d'un client, définissez une date de fin de blocage réaliste pour éviter d'oublier un client bloqué
9. Consultez régulièrement la vue d'ensemble de vos clients pour suivre l'évolution du crédit utilisé et de l'ancienneté des impayés, et réconciliez les acomptes dès réception pour limiter l'exposition financière