Gestion des clients

Créer un client

Pour créer un nouveau client dans Dokos :

1. Allez dans Ventes > Clients > Client
2. Cliquez sur Nouveau
3. Remplissez les informations obligatoires :
   • Nom du client
   • Groupe de clients (ex: Particulier, Entreprise)
   • Société (si vous gérez plusieurs sociétés)
4. Complétez les informations facultatives selon vos besoins
5. Cliquez sur Enregistrer

Restriction par société (nouvelle fonctionnalité)

Si l'option "Activer le filtrage des maîtres par société" est activée dans les Paramètres globaux, un nouveau tableau "Restriction par société" apparaît dans la fiche client.

Fonctionnement :

• Laissez le tableau vide pour que le client soit visible par tous les utilisateurs
• Ajoutez des sociétés spécifiques pour restreindre la visibilité du client aux utilisateurs de ces sociétés
• Un utilisateur avec une restriction par société ne verra que les clients :
  • Sans restriction (tableau vide)
  • Ou dont le tableau contient au moins une société à laquelle il a accès

Exemple : Si vous ajoutez "Dokos" dans le tableau pour un client, seuls les utilisateurs ayant accès à la société Dokos pourront voir ce client dans les listes et recherches.

Gérer les informations client

Informations générales

• Nom : Nom complet du client
• Groupe de clients : Catégorie du client (ex: Particulier, Entreprise)
• Statut : Actif/Inactif
• Territoire : Zone géographique du client
• Langue : Langue préférée pour les communications

Informations de contact

• Email : Adresse email principale
• Téléphone : Numéro de téléphone principal
• Adresse : Adresse postale complète

Informations comptables

• Compte client : Compte comptable associé
• Conditions de paiement : Délai de paiement par défaut
• Mode de paiement : Méthode de paiement préférée

Tableau de bord client

Le tableau de bord client vous donne une vue d'ensemble des activités liées à un client spécifique :

• Statistiques : Chiffre d'affaires, nombre de commandes, etc.
• Documents récents : Devis, commandes, factures récentes
• Activités : Historique des interactions
• Opportunités : Opportunités commerciales en cours

Créer un contact pour un client

Pour ajouter un contact à un client :

1. Ouvrez la fiche du client
2. Allez dans l'onglet Contacts
3. Cliquez sur Nouveau contact
4. Remplissez les informations du contact
5. Cliquez sur Enregistrer

Créer une adresse pour un client

Pour ajouter une adresse à un client :

1. Ouvrez la fiche du client
2. Allez dans l'onglet Adresses
3. Cliquez sur Nouvelle adresse
4. Remplissez les informations d'adresse
5. Cliquez sur Enregistrer

Gérer les tarifs clients

Vous pouvez définir des tarifs spécifiques pour chaque client :

1. Ouvrez la fiche du client
2. Allez dans l'onglet Listes de prix
3. Cliquez sur Nouvelle liste de prix
4. Sélectionnez la liste de prix et définissez le prix
5. Cliquez sur Enregistrer

Suivi des activités

Dokos enregistre automatiquement toutes les interactions avec vos clients :

• Appels : Enregistrez les appels téléphoniques
• Emails : Consultez les emails envoyés et reçus
• Réunions : Planifiez et suivez les réunions
• Tâches : Créez et suivez des tâches liées au client

Pour consulter l'historique :

1. Ouvrez la fiche du client
2. Allez dans l'onglet Activités
3. Filtrez par type d'activité si nécessaire

Créer une opportunité pour un client

Pour créer une opportunité commerciale :

1. Ouvrez la fiche du client
2. Cliquez sur Nouvelle opportunité dans le tableau de bord
3. Remplissez les informations de l'opportunité
4. Cliquez sur Enregistrer

Créer un devis pour un client

Pour créer un devis :

1. Ouvrez la fiche du client
2. Cliquez sur Nouveau devis dans le tableau de bord
3. Remplissez les informations du devis
4. Ajoutez les articles et quantités
5. Cliquez sur Enregistrer puis Soumettre

Convertir un devis en commande

Une fois qu'un client a accepté un devis :

1. Ouvrez le devis
2. Cliquez sur Créer > Commande client
3. Vérifiez les informations
4. Cliquez sur Enregistrer puis Soumettre

Appliquer des frais de port

Pour appliquer des frais de port à une commande ou une facture :

1. Ouvrez le document de vente (Devis, Commande client, ou Facture)
2. Allez dans l'onglet Frais de port
3. Sélectionnez une Règle de frais de port
4. Le montant des frais sera calculé automatiquement en fonction des conditions de la règle
5. Vérifiez que le Centre de coût est correctement renseigné (soit celui de la règle, soit celui par défaut de la société)
6. Cliquez sur Enregistrer puis Soumettre

Bonnes pratiques

1. Mettez à jour régulièrement les informations clients pour maintenir leur exactitude
2. Utilisez les groupes de clients pour catégoriser vos clients et appliquer des politiques commerciales spécifiques
3. Personnalisez les tarifs pour fidéliser vos meilleurs clients
4. Suivez les activités pour maintenir une relation client de qualité
5. Formez vos équipes à l'utilisation des restrictions par société pour une meilleure sécurité des données
6. Vérifiez les centres de coût lors de l'application des frais de port pour un suivi comptable précis