Créer une facture proforma

Une facture proforma est un document non fiscal émis avant la livraison ou la facturation définitive. Elle permet de demander un paiement anticipé à un client sans impacter la comptabilité ou les stocks.

::: info La facture proforma est disponible uniquement si elle est activée dans les Paramètres de vente (voir Configurer les factures proforma). :::

Prérequis

• Un bon de commande client validé (statut Soumis).
• Les articles du bon de commande doivent avoir des prix définis.

Étapes pour créer une facture proforma

1. Ouvrir un bon de commande client

1. Allez dans Ventes > Documents > Bon de commande client.
2. Sélectionnez un bon de commande existant ou créez-en un nouveau.
3. Validez le bon de commande (bouton Soumettre).

2. Générer la facture proforma

1. Dans le bon de commande, cliquez sur le bouton Créer > Facture proforma dans la barre d'actions.
   ::: info Si le bouton Facture proforma n'apparaît pas, vérifiez que la fonctionnalité est activée dans les paramètres de vente. :::
2. Une fenêtre modale s'ouvre avec les options suivantes :
   • Série de nommage : Sélectionnez une série pour la facture proforma (ex: PROFORMA-.YYYY.-).
   • Format d'impression : Choisissez un modèle d'impression (par défaut, celui configuré dans les paramètres).
   • En-tête de lettre : Sélectionnez un en-tête personnalisé si nécessaire.
   • Masquer les quantités dans l'impression : Cochez cette option pour afficher uniquement les montants dans le PDF (utile pour les proformas basées sur la valeur).
3. Remplir les quantités ou montants :
   • Par défaut, la fenêtre affiche les articles du bon de commande avec deux colonnes :
     • Quantité proforma : Quantité pour laquelle vous souhaitez émettre la proforma (par défaut, la quantité restante).
     • Montant proforma : Montant pour lequel vous souhaitez émettre la proforma (par défaut, le montant restant).
   • Vous pouvez modifier ces valeurs, mais un avertissement apparaîtra si la somme des quantités ou montants proforma dépasse ceux du bon de commande.
   
   ::: warning Si la somme des quantités ou montants proforma dépasse ceux du bon de commande, un message d'avertissement s'affichera. Vous pouvez tout de même soumettre la proforma, mais cela peut indiquer une erreur de saisie. :::
4. Cliquez sur Créer une facture proforma pour générer le document.

3. Valider et utiliser la facture proforma

1. La facture proforma est créée avec le statut Brouillon. Vous pouvez la modifier si nécessaire.
2. Cliquez sur Soumettre pour valider la facture proforma.
3. Un PDF est automatiquement généré et joint au document. Vous pouvez le visualiser ou le télécharger depuis l'onglet Pièces jointes.
   ::: tip Pour envoyer la facture proforma par e-mail, utilisez le bouton Envoyer un e-mail dans la barre d'actions. Les proformas annulées ne peuvent pas être envoyées par e-mail. :::
4. La facture proforma apparaît désormais dans l'onglet Factures proforma du bon de commande.

Gérer les factures proforma

Visualiser les factures proforma d'un bon de commande

1. Ouvrez un bon de commande client.
2. Allez dans l'onglet Factures proforma.
3. Vous y trouverez la liste des factures proforma associées, avec les actions suivantes :
   • Voir le PDF : Ouvre le PDF de la facture proforma.
   • Envoyer un e-mail : Envoie la facture proforma par e-mail (non disponible pour les proformas annulées).
   • Nouveau : Crée une nouvelle facture proforma pour ce bon de commande.

Annuler une facture proforma

1. Ouvrez la facture proforma depuis l'onglet Factures proforma du bon de commande.
2. Cliquez sur Annuler dans la barre d'actions.
3. La facture proforma reste visible dans l'onglet Factures proforma avec le statut Annulé, et son PDF reste accessible.
   ::: warning Une facture proforma annulée ne peut pas être modifiée ou envoyée par e-mail. :::

Configurer les factures proforma

Pour activer et configurer les factures proforma :

1. Allez dans Ventes > Paramètres > Paramètres de vente.
2. Dans l'onglet Transaction, cochez la case Activer la facture proforma.
3. (Optionnel) Sélectionnez un Format d'impression par défaut pour les factures proforma.
4. Enregistrez les modifications.
   ::: tip Vous pouvez également configurer la série de nommage des factures proforma dans Ventes > Paramètres > Nommage des documents. :::

Exemple d'utilisation

Scénario : Demande de paiement anticipé

Client : Maison Verte SARL Bon de commande : SO-2026-0001 (montant total : 5 000 €)

1. Le client demande un paiement anticipé de 2 000 € avant la livraison.
2. Vous créez une facture proforma pour 2 000 € à partir du bon de commande SO-2026-0001 :
   • Dans la fenêtre de création, vous saisissez 2 000 € dans la colonne Montant proforma pour l'article concerné.
   • Vous cochez l'option Masquer les quantités dans l'impression pour un PDF plus épuré.
3. Vous soumettez la facture proforma et envoyez le PDF au client par e-mail.
4. Une fois le paiement reçu, vous créez une nouvelle facture proforma pour le solde de 3 000 € ou passez directement à la facturation définitive.

      
flowchart TD
    A[Bon de commande client
SO-2026-0001] --> B[Créer une facture proforma
Montant: 2 000 €]
    B --> C[Soumettre la facture proforma
Statut: Soumis]
    C --> D[Envoyer le PDF au client]
    D --> E[Client effectue le paiement]
    E --> F[Créer une facture définitive
Montant: 5 000 €]

    

Questions fréquentes

Quelle est la différence entre une facture proforma et une facture définitive ?

Puis-je créer plusieurs factures proforma pour un même bon de commande ?

Oui. Vous pouvez créer autant de factures proforma que nécessaire pour un même bon de commande, tant que la somme des quantités ou montants proforma ne dépasse pas ceux du bon de commande.

Que se passe-t-il si je modifie un bon de commande après avoir créé une facture proforma ?

Les factures proforma existantes ne sont pas automatiquement mises à jour. Vous devez les recréer si nécessaire.

Puis-je utiliser une facture proforma pour la livraison ou la facturation définitive ?

Non. Une facture proforma est un document informel et ne peut pas être utilisée pour générer une livraison ou une facture définitive. Vous devez créer une livraison ou une facture séparément à partir du bon de commande.

Comment personnaliser le format d'impression d'une facture proforma ?

1. Allez dans Ventes > Configuration > Formats d'impression.
2. Créez un nouveau format d'impression basé sur le modèle Facture proforma.
3. Personnalisez le format selon vos besoins (logo, couleurs, mise en page).
4. Sélectionnez ce format dans les paramètres de vente ou lors de la création de la facture proforma.