Rapprocher des paiements et des factures

Le rapprochement de paiements permet d'associer manuellement ou automatiquement les paiements (entrants ou sortants) aux factures qui leur correspondent. Cette opération est essentielle pour maintenir une comptabilité à jour, identifier les factures impayées et repérer les écarts éventuels entre le montant d'une facture et celui du paiement associé.

Accéder à l'outil

1. Ouvrez la barre de recherche globale.
2. Saisissez Rapprochement de paiement et sélectionnez l'outil correspondant.
3. Si vous utilisez plusieurs sociétés, vérifiez que la bonne société est sélectionnée en haut de l'écran.

Préparer un rapprochement

Avant de lancer un rapprochement, il convient de définir les paramètres de recherche afin de récupérer les écritures pertinentes.

1. Type de paiement — choisissez Reçu pour les paiements clients, Payé pour les paiements fournisseurs, ou Interne pour les transferts entre comptes de la même société.
2. Partie — indiquez le client, le fournisseur ou l'employé concerné. Vous pouvez laisser ce champ vide pour récupérer toutes les parties, mais le rapprochement est plus précis quand on limite à une partie à la fois.
3. Compte bancaire ou de trésorerie — sélectionnez le compte sur lequel les paiements ont été enregistrés.
4. Cliquez sur Rechercher les paiements non rapprochés et Rechercher les factures impayées.

Deux tableaux s'affichent : la liste des factures impayées et la liste des paiements non encore rapprochés.

      
flowchart LR
  A[Paramètres de recherche] --> B[Rechercher factures impayées]
  A --> C[Rechercher paiements non rapprochés]
  B --> D[Tableau des factures]
  C --> E[Tableau des paiements]
  D --> F[Sélectionner lignes à rapprocher]
  E --> F
  F --> G[Total des lignes cochées]
  G --> H{Écart = 0 ?}
  H -- Oui --> I[Rapprocher]
  H -- Non --> J[Ajuster la sélection]
  J --> G

    

Vérifier les totaux en temps réel

Une section Totaux située en bas de l'écran affiche trois montants :

Cette mise à jour s'effectue en direct : à chaque fois que vous cochez ou décochez une ligne, les totaux se recalculent immédiatement. Les totaux ne reflètent que les lignes effectivement cochées dans les deux tableaux, ce qui vous permet de former des groupes cohérents et de vérifier que leur somme est équilibrée avant de lancer le rapprochement.

Exemple pratique

Maison Verte SARL a envoyé deux factures à un client :

• Facture FAC-001 : 1 200 €
• Facture FAC-002 : 800 €

Le client a émis deux paiements :

• Paiement PAY-001 : 1 150 €
• Paiement PAY-002 : 850 €

Lorsque vous cochez la facture FAC-001 et le paiement PAY-001, la section Totaux affiche :

L'écart de 50 € vous indique que ces deux lignes ne correspondent pas exactement. Décochez-les puis essayez une autre combinaison. En cochants la facture FAC-002 et le paiement PAY-002, vous obtenez :

Ici encore l'écart n'est pas nul. Vous pouvez alors rapprocher les deux paires simultanément : cochez les quatre lignes (les deux factures et les deux paiements) pour obtenir un écart global de 0 €, puis cliquez sur Rapprocher.

Rapprocher les écritures

n Une fois que les lignes cochées affichent une différence de 0, cliquez sur Rapprocher pour associer les paiements aux factures. Dokos crée un Rapprochement de paiement qui enregistre l'association et met à jour les soldes des factures et des paiements.

:::info Rapprochement partiel Si la différence n'est pas nulle, vous pouvez tout de même rapprocher les lignes tant que vous avez sélectionné au moins une facture et un paiement. Dokos crée un écriture de rapprochement partiel et conserve le reste en impayé / non rapproché. :::

Cas où l'écart subsiste

Si un écart persiste et que vous ne parvenez pas à le faire disparaître par la sélection des lignes, cela peut indiquer :

• Un montant de paiement saisi incorrectement à l'enregistrement du paiement.
• Une note de crédit ou un avoir non récupéré dans les paramètres de recherche.
• Des frais bancaires ou des écarts de change non enregistrés.

Dans ce cas, corrigez les écritures à la source avant de relancer le rapprochement.

Réinitialiser les tableaux

Pour repartir d'un état vierge, cliquez sur Réinitialiser la sélection. Les deux tableaux se vident et vous pouvez modifier les paramètres de recherche pour affiner votre rapprochement.

Bonnes pratiques

• Rapprochez par client ou par fournisseur : limiter la recherche à une seule partie permet d'éviter les associations erronées.
• Vérifiez la différence : utilisez systématiquement la section Totaux avant de cliquer sur Rapprocher pour vous assurer que votre sélection est cohérente.
• Rapprochez régulièrement : un rapprochement mensuel évite l'accumulation d'écritures et facilite la clôture comptable en fin de période.
• Commencez par les montants identiques : si une facture et un paiement ont exactement le même montant, associez-les en priorité pour réduire rapidement le nombre de lignes à traiter.