Gérer les contacts de livraison et de facturation

Dans Dokos, vous pouvez désormais spécifier des contacts distincts pour la livraison et la facturation dans vos documents de vente (Commande client, Bon de livraison et Facture). Cela permet de s'assurer que les informations de contact appropriées sont transmises à chaque étape du processus.

Pourquoi utiliser des contacts distincts ?

• Livraison : Le contact de livraison est la personne qui reçoit les marchandises (ex : responsable d'entrepôt, magasinier).
• Facturation : Le contact de facturation est la personne qui gère les aspects financiers (ex : comptable, responsable administratif).

En séparant ces contacts, vous évitez les confusions et garantissez que chaque service reçoit les informations pertinentes.

Comment configurer les contacts

1. Créer les contacts pour le client

Avant de pouvoir sélectionner des contacts distincts, assurez-vous que votre client dispose de contacts associés à ses adresses :

1. Allez dans Ventes > Clients et sélectionnez votre client (ex : Maison Verte SARL).
2. Dans l'onglet Adresses et contacts, ajoutez ou modifiez les adresses :
   • Une adresse de facturation (ex : Siège social).
   • Une adresse de livraison (ex : Entrepôt principal).
3. Pour chaque adresse, ajoutez un contact (ex : Priya Raman pour la facturation, Mohan Kumar pour la livraison).

2. Sélectionner les contacts dans une commande client

1. Créez une Commande client pour votre client (ex : Maison Verte SARL).
2. Dans l'onglet Adresse et contact :
   • Sélectionnez l'adresse de facturation (ex : Siège social).
   • Le champ Contact se mettra automatiquement à jour avec les contacts associés à cette adresse (ex : Priya Raman).
   • Sélectionnez l'adresse de livraison (ex : Entrepôt principal).
   • Un nouveau champ Contact de livraison apparaît. Sélectionnez le contact approprié (ex : Mohan Kumar).

      
flowchart TD
    A[Commande client] --> B[Adresse de facturation]
    A --> C[Adresse de livraison]
    B --> D[Contact de facturation
Priya Raman]
    C --> E[Contact de livraison
Mohan Kumar]
    A --> F[Bon de livraison]
    A --> G[Facture]
    F --> D
    F --> E
    G --> D

    

3. Vérifier la propagation aux documents suivants

• Bon de livraison : Les contacts de facturation et de livraison sont automatiquement repris depuis la commande client.
• Facture : Seul le contact de facturation est repris (le contact de livraison n'est pas pertinent pour la facturation).

Exemple pratique

Scénario : Maison Verte SARL passe une commande pour des fournitures de bureau.

• Adresse de facturation : Siège social (contact : Priya Raman, comptable).
• Adresse de livraison : Entrepôt principal (contact : Mohan Kumar, responsable logistique).

Étapes :

1. Créez la commande client pour Maison Verte SARL.
2. Sélectionnez l'adresse de facturation (Siège social) et le contact Priya Raman.
3. Sélectionnez l'adresse de livraison (Entrepôt principal) et le contact Mohan Kumar.
4. Soumettez la commande.
5. Créez un bon de livraison depuis la commande : les deux contacts sont repris.
6. Créez une facture depuis la commande : seul Priya Raman est repris comme contact.

Questions fréquentes

Puis-je utiliser le même contact pour la livraison et la facturation ?

Oui, mais cela n'est pas recommandé si les responsabilités sont distinctes. Dokos vous permet de sélectionner le même contact si nécessaire.

Que se passe-t-il si je ne sélectionne pas de contact de livraison ?

Le champ Contact de livraison reste vide, et seul le contact de facturation sera utilisé dans les documents suivants.

Comment modifier le contact de livraison après avoir soumis la commande ?

Vous devez annuler la commande, modifier le contact, puis la soumettre à nouveau.

Le contact de livraison apparaît-il sur les impressions ?

Non, le contact de livraison est utilisé en interne pour la gestion des livraisons. Pour l'afficher sur les impressions, vous devez personnaliser le modèle d'impression.