Gestion des fournisseurs

Créer un fournisseur

Pour créer un nouveau fournisseur dans Dokos :

1. Allez dans Achats > Fournisseurs > Fournisseur
2. Cliquez sur Nouveau
3. Remplissez les informations obligatoires :
   • Nom du fournisseur
   • Groupe de fournisseurs (ex: Grossiste, Fabricant)
   • Société (si vous gérez plusieurs sociétés)
4. Complétez les informations facultatives selon vos besoins
5. Cliquez sur Enregistrer

Restriction par société (nouvelle fonctionnalité)

Si l'option "Activer le filtrage des maîtres par société" est activée dans les Paramètres globaux, un nouveau tableau "Restriction par société" apparaît dans la fiche fournisseur.

Fonctionnement :

• Laissez le tableau vide pour que le fournisseur soit visible par tous les utilisateurs
• Ajoutez des sociétés spécifiques pour restreindre la visibilité du fournisseur aux utilisateurs de ces sociétés
• Un utilisateur avec une restriction par société ne verra que les fournisseurs :
  • Sans restriction (tableau vide)
  • Ou dont le tableau contient au moins une société à laquelle il a accès

Exemple : Si vous ajoutez "Dokos" dans le tableau pour un fournisseur, seuls les utilisateurs ayant accès à la société Dokos pourront voir ce fournisseur dans les listes et recherches.

Gérer les informations fournisseur

Informations générales

• Nom : Nom complet du fournisseur
• Groupe de fournisseurs : Catégorie du fournisseur (ex: Grossiste, Fabricant)
• Statut : Actif/Inactif
• Territoire : Zone géographique du fournisseur
• Langue : Langue préférée pour les communications

Informations de contact

• Email : Adresse email principale
• Téléphone : Numéro de téléphone principal
• Adresse : Adresse postale complète

Informations comptables

• Compte fournisseur : Compte comptable associé
• Conditions de paiement : Délai de paiement par défaut
• Mode de paiement : Méthode de paiement préférée

Tableau de bord fournisseur

Le tableau de bord fournisseur vous donne une vue d'ensemble des activités liées à un fournisseur spécifique :

• Statistiques : Montant des achats, nombre de commandes, etc.
• Documents récents : Demandes d'achat, bons de commande, factures récentes
• Activités : Historique des interactions

Gérer les adresses et contacts du fournisseur

Nouvelle interface des cartes d'adresse et de contact

La section Adresses et Contacts de la fiche fournisseur a été entièrement repensée pour offrir une expérience plus intuitive et des fonctionnalités améliorées :

      
flowchart TD
    A[Fiche Fournisseur] --> B[Onglet Adresses]
    A --> C[Onglet Contacts]
    B --> D[Carte d'adresse principale]
    B --> E[Cartes d'adresses secondaires]
    C --> F[Carte de contact principal]
    C --> G[Cartes de contacts secondaires]
    D --> H[Menu kebab: Modifier/Unlink/Définir comme principal]
    F --> I[Menu kebab: Modifier/Unlink/Définir comme principal]

    

Fonctionnalités clés :

1. Cartes modernisées :
   • Design épuré avec composants Espresso
   • Badges visuels pour les statuts (ex: "Principal")
   • Menu kebab (⋮) remplaçant l'ancien crayon d'édition
2. Gestion des adresses :
   • Ajout rapide : Cliquez sur + Nouvelle adresse pour créer une adresse directement depuis la fiche fournisseur
   • Définir comme principal : Sélectionnez une adresse et utilisez le menu kebab pour la définir comme adresse principale
   • Unlink : Détachez une adresse du fournisseur sans la supprimer (utile pour les adresses partagées)
   • Tri automatique : L'adresse principale apparaît toujours en premier
3. Gestion des contacts :
   • Ajout rapide : Cliquez sur + Nouveau contact pour créer un contact directement depuis la fiche fournisseur
   • Collecte d'email : Le formulaire de création rapide inclut désormais un champ email
   • Statuts visuels : Les statuts des contacts (ex: "Actif", "Inactif") sont affichés sous forme de badges
   • Définir comme principal : Sélectionnez un contact et utilisez le menu kebab pour le définir comme contact principal
   • Unlink : Détachez un contact du fournisseur sans le supprimer
4. État vide :
   • Bouton + Créer visible lorsque aucune adresse ou contact n'existe

Exemple d'utilisation : Pour le fournisseur "Bureau Moderne", vous pouvez :

1. Créer une adresse principale pour leur siège social via + Nouvelle adresse
2. Ajouter un contact commercial via + Nouveau contact et définir son email
3. Définir ce contact comme principal via le menu kebab
4. Ajouter une adresse secondaire pour leur entrepôt

Créer un contact pour un fournisseur

Pour ajouter un contact à un fournisseur :

1. Ouvrez la fiche du fournisseur
2. Allez dans l'onglet Contacts
3. Cliquez sur + Nouveau contact (ou utilisez le bouton + Créer si aucun contact n'existe)
4. Remplissez les informations du contact (nom, email, téléphone, etc.)
5. Cliquez sur Enregistrer

Créer une adresse pour un fournisseur

Pour ajouter une adresse à un fournisseur :

1. Ouvrez la fiche du fournisseur
2. Allez dans l'onglet Adresses
3. Cliquez sur + Nouvelle adresse (ou utilisez le bouton + Créer si aucune adresse n'existe)
4. Remplissez les informations d'adresse (adresse, ville, code postal, pays)
5. Cliquez sur Enregistrer

Gérer les tarifs fournisseurs

Vous pouvez définir des tarifs spécifiques pour chaque fournisseur :

1. Ouvrez la fiche du fournisseur
2. Allez dans l'onglet Listes de prix
3. Cliquez sur Nouvelle liste de prix
4. Sélectionnez la liste de prix et définissez le prix
5. Cliquez sur Enregistrer

Suivi des activités

Dokos enregistre automatiquement toutes les interactions avec vos fournisseurs :

• Appels : Enregistrez les appels téléphoniques
• Emails : Consultez les emails envoyés et reçus
• Réunions : Planifiez et suivez les réunions
• Tâches : Créez et suivez des tâches liées au fournisseur

Pour consulter l'historique :

1. Ouvrez la fiche du fournisseur
2. Allez dans l'onglet Activités
3. Filtrez par type d'activité si nécessaire

Créer une demande d'achat pour un fournisseur

Pour créer une demande d'achat :

1. Ouvrez la fiche du fournisseur
2. Cliquez sur Nouvelle demande d'achat dans le tableau de bord
3. Remplissez les informations de la demande
4. Cliquez sur Enregistrer

Créer un bon de commande pour un fournisseur

Pour créer un bon de commande :

1. Ouvrez la fiche du fournisseur
2. Cliquez sur Nouveau bon de commande dans le tableau de bord
3. Remplissez les informations du bon de commande
4. Ajoutez les articles et quantités
5. Cliquez sur Enregistrer puis Soumettre

Bonnes pratiques

1. Mettez à jour régulièrement les informations fournisseurs pour maintenir leur exactitude
2. Utilisez les groupes de fournisseurs pour catégoriser vos fournisseurs et appliquer des politiques d'achat spécifiques
3. Personnalisez les tarifs pour optimiser vos coûts d'achat
4. Suivez les activités pour maintenir une relation fournisseur de qualité
5. Formez vos équipes à l'utilisation des restrictions par société pour une meilleure sécurité des données
6. Tirez parti de la nouvelle interface des adresses et contacts pour une gestion plus efficace :
   • Utilisez les badges de statut pour identifier rapidement les informations principales
   • Profitez de la création rapide pour gagner du temps
   • Utilisez la fonction Unlink pour les adresses/contacts partagés entre plusieurs entités