Factures d'Achat

Exemple — Bureau Moderne Le responsable des achats de Bureau Moderne reçoit une facture de son fournisseur Maison Verte SARL pour un lot de fournitures de bureau. Il crée une Facture d'Achat dans Dokos, saisit les articles, les quantités et les prix, puis génère un PDF pour validation avant paiement.

Les Factures d'Achat dans Dokos permettent de suivre les dépenses engagées auprès de vos fournisseurs et d'assurer une gestion précise de votre trésorerie. Ce document enregistre les détails des produits ou services achetés, les montants dus, et facilite le rapprochement avec les paiements effectués.

Créer une Facture d'Achat

Depuis un Bon de Commande Fournisseur

Exemple — Maison Verte SARL Maison Verte SARL a passé une commande de matières premières auprès de son fournisseur Bureau Moderne. Une fois les articles reçus, elle crée une Facture d'Achat directement depuis le Bon de Commande Fournisseur pour s'assurer que les quantités et les prix correspondent à ce qui a été convenu.

1. Ouvrez le Bon de Commande Fournisseur concerné.
2. Cliquez sur le bouton Créer dans la barre d'en-tête.
3. Sélectionnez Facture d'Achat dans le menu déroulant.
4. Un nouveau formulaire de Facture d'Achat est créé avec les articles, les quantités et les prix pré-remplis à partir du Bon de Commande.
5. Vérifiez les informations et ajustez si nécessaire (ex. : quantités livrées vs commandées).
6. Enregistrez et soumettez la Facture d'Achat.

      
flowchart TD
    A[Ouvrir le Bon de Commande Fournisseur] --> B[Cliquer sur Créer]
    B --> C[Sélectionner Facture d'Achat]
    C --> D[Vérifier et ajuster les informations]
    D --> E[Enregistrer et soumettre]

    

Depuis un Bon de Réception

Exemple — Bureau Moderne Bureau Moderne a reçu un lot de fournitures de la part de Maison Verte SARL. Le responsable logistique crée une Facture d'Achat directement depuis le Bon de Réception pour s'assurer que les quantités facturées correspondent à ce qui a été effectivement livré.

1. Ouvrez le Bon de Réception concerné.
2. Cliquez sur le bouton Créer dans la barre d'en-tête.
3. Sélectionnez Facture d'Achat dans le menu déroulant.
4. Un nouveau formulaire de Facture d'Achat est créé avec les articles et les quantités pré-remplis à partir du Bon de Réception.
5. Saisissez les prix unitaires et les montants (ou récupérez-les depuis le Bon de Commande associé).
6. Enregistrez et soumettez la Facture d'Achat.

      
flowchart TD
    A[Ouvrir le Bon de Réception] --> B[Cliquer sur Créer]
    B --> C[Sélectionner Facture d'Achat]
    C --> D[Saisir les prix et montants]
    D --> E[Enregistrer et soumettre]

    

Manuellement

Exemple — Maison Verte SARL Maison Verte SARL reçoit une facture de son fournisseur pour des services de maintenance. Comme il n'y a pas de Bon de Commande ou de Bon de Réception associé, elle crée une Facture d'Achat manuellement.

1. Allez dans le menu Achats > Facture d'Achat > Nouveau.
2. Sélectionnez le Fournisseur dans la liste déroulante.
3. Saisissez la Date de facturation et le Numéro de facture fourni par le fournisseur.
4. Ajoutez les articles ou services achetés dans le tableau Articles :
   • Sélectionnez l'Article ou saisissez une description.
   • Indiquez la Quantité et le Prix unitaire.
   • Dokos calcule automatiquement le Montant (Quantité × Prix unitaire).
5. Si applicable, ajoutez les Taxes et Charges pour calculer le montant total dû.
6. Enregistrez et soumettez la Facture d'Achat.

      
flowchart TD
    A[Aller dans Achats > Facture d'Achat > Nouveau] --> B[Sélectionner le Fournisseur]
    B --> C[Saisir la Date et le Numéro de facture]
    C --> D[Ajouter les articles]
    D --> E[Ajouter les taxes si nécessaire]
    E --> F[Enregistrer et soumettre]

    

Imprimer une Facture d'Achat

Exemple — Bureau Moderne Le comptable de Bureau Moderne souhaite imprimer une Facture d'Achat pour l'archiver dans le dossier du fournisseur. Il utilise l'un des nouveaux formats d'impression pour obtenir un rendu professionnel et clair.

Dokos propose plusieurs formats d'impression pour les Factures d'Achat, y compris quatre nouveaux formats standard créés avec le constructeur de format d'impression. Ces formats sont conçus pour répondre à différents besoins et préférences visuelles.

Nouveaux formats d'impression disponibles

Comment imprimer une Facture d'Achat

1. Ouvrez la Facture d'Achat que vous souhaitez imprimer.
2. Cliquez sur le bouton Imprimer dans la barre d'en-tête.
3. Dans le menu déroulant, sélectionnez Format d'impression.
4. Choisissez l'un des formats disponibles, y compris les nouveaux formats : Bordered, Classic, Modern ou Modern avec Images.
5. Un aperçu du document s'affiche. Vous pouvez :
   • Imprimer directement en cliquant sur le bouton Imprimer.
   • Télécharger le PDF en cliquant sur le bouton PDF.
   • Envoyer par e-mail en cliquant sur le bouton E-mail.

      
flowchart TD
    A[Ouvrir la Facture d'Achat] --> B[Cliquer sur Imprimer]
    B --> C[Sélectionner Format d'impression]
    C --> D[Choisir un format]
    D --> E[Prévisualiser et imprimer/télécharger]

    

Exemple d'utilisation — Bureau Moderne

Scénario : Bureau Moderne souhaite utiliser le format Classic pour ses factures d'achat afin de conserver un style traditionnel et professionnel.

Étapes suivies par Bureau Moderne :

1. Le responsable des achats ouvre une Facture d'Achat pour le fournisseur Maison Verte SARL.
2. Il clique sur Imprimer et sélectionne Format d'impression.
3. Il choisit le format Classic dans la liste.
4. Il prévisualise le rendu et constate que les lignes de séparation et le tableau de type registre correspondent à ses attentes.
5. Il clique sur PDF pour télécharger le document et l'archiver.

Résultat : Bureau Moderne dispose d'une facture d'achat au format traditionnel, facile à lire et à archiver, tout en respectant ses standards internes.

Gérer les Avoirs Fournisseurs

Exemple — Maison Verte SARL Maison Verte SARL retourne un lot de matières premières défectueuses à son fournisseur Bureau Moderne. Elle crée un Avoir Fournisseur pour enregistrer le crédit accordé par le fournisseur et ajuster ses comptes.

Un Avoir Fournisseur est une note de crédit émise par un fournisseur pour annuler tout ou partie d'une Facture d'Achat. Il peut être utilisé pour corriger des erreurs, gérer des retours de marchandises, ou appliquer des remises.

Créer un Avoir Fournisseur

1. Ouvrez la Facture d'Achat concernée.
2. Cliquez sur le bouton Créer dans la barre d'en-tête.
3. Sélectionnez Avoir dans le menu déroulant.
4. Un nouveau formulaire de Facture d'Achat est créé avec les mêmes articles et montants que la facture originale, mais avec le champ Est un avoir coché.
5. Ajustez les quantités ou les montants si nécessaire (ex. : pour un avoir partiel).
6. Enregistrez et soumettez l'Avoir Fournisseur.

      
flowchart TD
    A[Ouvrir la Facture d'Achat] --> B[Cliquer sur Créer]
    B --> C[Sélectionner Avoir]
    C --> D[Ajustez les quantités/montants]
    D --> E[Enregistrer et soumettre]

    

Imprimer un Avoir Fournisseur

Les Avoirs Fournisseurs utilisent les mêmes formats d'impression que les Factures d'Achat. Lorsque vous imprimez un avoir, le libellé "Avoir fournisseur" remplace automatiquement "Facture d'Achat" dans le document.

Étapes pour imprimer un Avoir Fournisseur :

1. Ouvrez l'Avoir Fournisseur que vous souhaitez imprimer.
2. Cliquez sur le bouton Imprimer dans la barre d'en-tête.
3. Sélectionnez Format d'impression et choisissez le format souhaité.
4. Prévisualisez, imprimez ou téléchargez le document.

Rapprocher une Facture d'Achat avec un Paiement

Exemple — Bureau Moderne Bureau Moderne reçoit une facture de Maison Verte SARL et effectue un virement bancaire pour la régler. Le comptable enregistre le Paiement dans Dokos et le rapproche avec la Facture d'Achat pour mettre à jour le statut de la facture.

Le rapprochement d'une Facture d'Achat avec un Paiement permet de suivre les montants payés et de mettre à jour le statut de la facture (ex. : Payée, Partiellement payée, Non payée).

Enregistrer un Paiement

1. Ouvrez la Facture d'Achat concernée.
2. Cliquez sur le bouton Créer dans la barre d'en-tête.
3. Sélectionnez Paiement dans le menu déroulant.
4. Un nouveau formulaire de Paiement est créé avec les informations du fournisseur et le montant dû pré-remplis.
5. Saisissez les détails du paiement :
   • Mode de paiement : sélectionnez le mode utilisé (ex. : Virement bancaire, Chèque, Espèces).
   • Montant payé : indiquez le montant payé (peut être inférieur au montant dû pour un paiement partiel).
   • Date du paiement : saisissez la date à laquelle le paiement a été effectué.
   • Compte bancaire : sélectionnez le compte bancaire utilisé pour le paiement (si applicable).
6. Enregistrez et soumettez le Paiement.

      
flowchart TD
    A[Ouvrir la Facture d'Achat] --> B[Cliquer sur Créer]
    B --> C[Sélectionner Paiement]
    C --> D[Saisir les détails du paiement]
    D --> E[Enregistrer et soumettre]

    

Rapprochement manuel

Si un paiement a déjà été enregistré dans Dokos (ex. : via un relevé bancaire), vous pouvez le rapprocher manuellement avec une Facture d'Achat :

1. Ouvrez le Paiement concerné.
2. Dans le tableau Références, cliquez sur Ajouter une ligne.
3. Sélectionnez la Facture d'Achat à rapprocher dans la colonne Référence.
4. Saisissez le Montant alloué (montant du paiement appliqué à cette facture).
5. Enregistrez et soumettez le Paiement.

      
flowchart TD
    A[Ouvrir le Paiement] --> B[Ajouter une ligne dans Références]
    B --> C[Sélectionner la Facture d'Achat]
    C --> D[Saisir le Montant alloué]
    D --> E[Enregistrer et soumettre]

    

Annuler une Facture d'Achat

Exemple — Maison Verte SARL Maison Verte SARL découvre une erreur dans une Facture d'Achat après l'avoir soumise. Elle annule la facture pour la corriger et en crée une nouvelle avec les bonnes informations.

L'annulation d'une Facture d'Achat permet de la retirer du cycle de validation sans la supprimer définitivement. Une facture annulée ne peut plus être modifiée ou utilisée pour des opérations ultérieures (ex. : paiements, avoirs).

Étapes pour annuler une Facture d'Achat

1. Ouvrez la Facture d'Achat que vous souhaitez annuler.
2. Cliquez sur le bouton Annuler dans la barre d'en-tête.
3. Une fenêtre de confirmation s'affiche. Cliquez sur Oui pour confirmer l'annulation.
4. La facture est marquée comme Annulée et son statut passe à Annulé.

      
flowchart TD
    A[Ouvrir la Facture d'Achat] --> B[Cliquer sur Annuler]
    B --> C[Confirmer l'annulation]
    C --> D[Facture marquée comme Annulée]

    

Exporter les Factures d'Achat

Exemple — Bureau Moderne Le comptable de Bureau Moderne souhaite exporter la liste des Factures d'Achat du dernier trimestre pour les analyser dans un tableur. Il utilise la fonction d'export pour générer un fichier CSV contenant toutes les données nécessaires.

Dokos permet d'exporter la liste des Factures d'Achat au format CSV ou Excel pour une analyse externe ou une sauvegarde.

Étapes pour exporter les Factures d'Achat

1. Allez dans le menu Achats > Facture d'Achat > Liste des Factures d'Achat.
2. Utilisez les filtres pour afficher les factures que vous souhaitez exporter (ex. : par date, fournisseur, statut).
3. Cliquez sur le bouton ⋮ (Plus d'actions) dans la barre d'en-tête de la liste.
4. Sélectionnez Exporter dans le menu déroulant.
5. Choisissez le format d'export : CSV ou Excel.
6. Sélectionnez les colonnes à inclure dans l'export (par défaut, toutes les colonnes visibles sont sélectionnées).
7. Cliquez sur Exporter pour télécharger le fichier.

      
flowchart TD
    A[Aller dans Liste des Factures d'Achat] --> B[Appliquer des filtres]
    B --> C[Cliquer sur ⋮ > Exporter]
    C --> D[Choisir le format et les colonnes]
    D --> E[Télécharger le fichier]