Travailler avec son expert-comptable

Vous tenez la gestion courante dans Dokos et votre cabinet produit les comptes annuels. Cette page organise l'échange en six étapes : un plan comptable commun, la reprise de l'historique, un accès pour le cabinet, un FEC chaque mois, les écritures d'inventaire, puis la clôture.

Prérequis

• Le socle est en place : voir Structurer.
• Le Numéro de SIREN est renseigné sur la fiche Société. Sans lui, le nom du fichier FEC est incomplet.
• Vous avez le rôle Comptable ou Responsable comptable.

1. Aligner le plan comptable

Faites une réunion de démarrage avec le cabinet. Passez en revue ces points :

Ces comptes par défaut sont ceux d'une société créée avec le plan comptable 2025. Une société plus ancienne peut en avoir d'autres : sur le site de démonstration, Dokompany utilise 411, 401, 701 et 600. Vérifiez-les dans l'onglet Comptes de la fiche Société.

Pour changer un compte déjà utilisé, lisez d'abord Puis-je déplacer un compte dans le plan comptable ?.

2. Reprendre l'historique avec l'import FEC

Si vous changez de logiciel, demandez au cabinet (ou à l'ancien logiciel) le FEC de l'exercice en cours. L'import FEC le charge dans Dokos :

1. Créez les Paramètres d'import de FEC de la société : correspondance des journaux, création de factures ou d'écritures de journal, groupe client et fournisseur par défaut.
2. Créez un Import de FEC et joignez le Fichier FEC. Dokos lit la société et les dates dans le nom du fichier.
3. Dans Actions, cliquez sur Créer des journaux, puis sur Créer des comptes. Contrôlez les comptes créés avec votre cabinet.
4. Cliquez sur Import un FEC.
5. Cliquez sur Réconcilier les écritures non réconciliées : Dokos lettre les factures et les règlements qui portent la même référence EcritureLet.

Vérifier : la Balance générale de Dokos à la date de reprise est égale à celle de l'ancien logiciel.

3. Donner un accès au cabinet

Créez un utilisateur pour votre interlocuteur au cabinet. Choisissez ses rôles selon ce qu'il fait :

Le rôle Auditeur lit les écritures comptables, les comptes, les écritures de journal et les factures d'achat. Une prochaine version de Dokos lui donne aussi la lecture des factures de vente, des écritures de paiement et des transactions bancaires. En attendant, si le cabinet a besoin de ces documents, ouvrez le Gestionnaire des rôles et autorisation et ajoutez la lecture seule au rôle Auditeur. Activez l'authentification à deux facteurs pour les comptes externes.

4. Envoyer le FEC chaque mois

Le rapport Fichier des Ecritures Comptables produit le fichier attendu par les cabinets. La procédure complète est dans Fichier des Écritures Comptables.

1. Avant l'export, lettrez les paiements et rapprochez la banque du mois.
2. Ouvrez le rapport Fichier des Ecritures Comptables avec la recherche (icône de loupe ou Ctrl+K).
3. Renseignez la Société et l'Exercice fiscal, puis réduisez la Date de début et la Date de fin au mois.
4. Cliquez sur Analyse : la fenêtre Analyse du FEC affiche les totaux, les journaux, les à-nouveaux et les anomalies DGFiP. Dokos refait ce contrôle à l'export. S'il trouve une erreur, corrigez les écritures en cause : n'envoyez pas un fichier obtenu avec Exporter quand même.
5. Cliquez sur Exporter avec les fichiers de référence. Vous recevez par e-mail une archive avec le FEC et les PDF des factures.
6. Envoyez l'archive au cabinet, puis fermez le mois avec une Période comptable.

Joignez le PDF de chaque facture fournisseur à la facture d'achat au moment de la saisie : l'archive le reprend. Avec la facturation électronique, la facture reçue est jointe automatiquement.

Exemple

Dokompany (DKY) envoie son FEC le 5 de chaque mois. Le 5 avril 2026, la comptable lettre les paiements de mars et rapproche le compte bancaire. Elle exporte le FEC du 01-03-2026 au 31-03-2026 avec les fichiers de référence et transmet l'archive au cabinet. Elle crée ensuite la période comptable Mars 2026.

5. Intégrer les écritures du cabinet

Le cabinet passe des écritures d'inventaire : provisions, charges constatées d'avance, amortissements, corrections. Deux méthodes :

• Le cabinet saisit lui-même une Écriture de journal dans le journal OD, avec le rôle Comptable. Voir Écriture de journal.
• Le cabinet vous envoie la liste et vous la saisissez, ou vous l'importez avec l'import de données.

Convenez d'une date limite. Les écritures d'inventaire sont datées dans le mois concerné : si ce mois est fermé, donnez au cabinet le Rôle exempté de la période, ou désactivez la période le temps de la saisie.

6. Clôturer l'exercice

1. Lettrez les comptes clients et fournisseurs et rapprochez la banque jusqu'au dernier jour de l'exercice. Le rapport Comptes clients ne doit plus montrer de paiement non alloué.
2. Exportez le FEC de l'exercice complet et envoyez-le au cabinet.
3. Saisissez les écritures d'inventaire du cabinet.
4. Validez le Bon de Clôture de la Période. Choisissez le Compte de clôture (120, bénéfice) et le Compte de clôture (Perte) (129) indiqués par le cabinet. Dokos solde les comptes de charges et de produits et enregistre les soldes de clôture.
5. Fermez le dernier mois avec une Période comptable. Les périodes d'une même société ne peuvent pas se chevaucher : fermez l'exercice mois par mois, ou par une seule période s'il n'y a pas de périodes mensuelles.

Dokos crée l'exercice suivant trois jours avant la fin d'un exercice de douze mois. Le FEC de l'exercice suivant commence par les à-nouveaux calculés depuis le Bon de Clôture de la Période.

Vérifier

• Le cabinet ouvre le FEC dans son logiciel sans rejet de format.
• Le total des débits du FEC est égal au total des crédits, et égal à celui de la Balance générale de la même période.
• Le cabinet retrouve chaque client et fournisseur grâce aux colonnes CompAuxNum et CompAuxLib.
• Les factures lettrées portent un EcritureLet et un DateLet dans le FEC.