Structurer votre entreprise

Dans ce tutoriel, vous créez le socle de votre site : la société, son exercice, son plan comptable, les premiers utilisateurs et les données de base. Toutes les ventes, tous les achats et toutes les écritures s'appuient sur ce socle. Prenez le temps de le faire correctement avant de saisir le premier document.

Nous suivons l'exemple de Dokompany : une société française, un exercice civil, trois utilisateurs.

Ce dont vous avez besoin

• Un site Dokos neuf, sur lequel l'assistant de configuration n'a pas encore été lancé.
• Le numéro SIREN et le numéro de TVA de la société.
• La date de début de votre exercice fiscal.
• La liste de vos clients, fournisseurs et articles, si possible dans un tableur.

1. Lancer l'assistant de configuration

À la première connexion, Dokos ouvre l'assistant de configuration. Il pose quelques questions sur votre activité, puis vous guide écran par écran.

1. Indiquez la Langue, le Pays, le Fuseau horaire et la Devise. Pour Dokompany : Français, France, Europe/Paris, EUR.
2. Créez votre compte : Prénom et nom, Email et Mot de passe. Ce compte reçoit le rôle Gestionnaire système.
3. Cochez les modules que vous utilisez, par exemple Comptabilité et Stock.
4. Renseignez la société :
   • Nom de la société : Dokompany.
   • Abréviation de la société : DKY. Dokos l'ajoute au nom des comptes, des entrepôts et des modèles de taxes. Elle compte au plus 10 caractères.
   • Numéro de SIREN : ce champ est obligatoire quand le pays est la France.
   • Plan comptable : choisissez Plan Comptable Général. Une association choisit Plan Comptable Associatif.
   • L'exercice fiscal démarre le : 01-01-2026. Dokos calcule la date de fin.
5. Validez le dernier écran et attendez la fin de la configuration.

2. Vérifier ce que Dokos a créé

L'assistant a préparé votre comptabilité. Ouvrez la fiche Société de Dokompany et contrôlez :

• la Devise par défaut (EUR) et le Pays (France) ;
• le Numéro de TVA : ajoutez-le s'il manque ;
• les comptes par défaut, repris du plan comptable : 4111 pour les clients, 4011 pour les fournisseurs, 701 pour les ventes, 6068 pour les charges par défaut.

Avec le Plan Comptable Général, Dokos crée aussi :

• les modèles de taxes de vente (TVA 20% Collectée, proposé par défaut, puis 10 %, 5,5 % et 2,1 %) et d'achat (TVA 20% Déductible, etc.) ;
• les journaux comptables VEN (ventes), ACH (achats), BAQ (banque), OD (opérations diverses) et AN (à-nouveaux) ;
• les entrepôts, dont Magasins - DKY.

Pour le détail de la fiche, lisez Configuration de la société. Pour adapter les comptes, lisez Plan comptable.

3. Contrôler l'exercice fiscal

Recherchez Exercice fiscal dans la recherche (icône de loupe de la barre latérale gauche ou Ctrl+K). L'exercice 2026 va du 01-01-2026 au 31-12-2026 et il est rattaché à Dokompany.

Vous n'avez pas à créer l'exercice suivant. Une tâche planifiée quotidienne le crée trois jours avant la fin de l'exercice en cours. Pour un premier exercice court ou long, lisez Exercice fiscal.

4. Créer les utilisateurs

Dokompany démarre avec trois personnes. Recherchez Utilisateur dans la recherche, ouvrez la liste, puis ajoutez une fiche pour chacune :

Pour chaque utilisateur, renseignez l'e-mail et le nom, laissez le Type d'Utilisateur sur Utilisateur système, puis cochez les rôles dans l'onglet Rôles & Autorisations. Pour attribuer le même jeu de rôles à plusieurs personnes, créez un Profil de rôle.

Pour aller plus loin : Utilisateurs, rôles et autorisations et Ajouter un utilisateur.

5. Régler les paramètres de ventes et d'achats

Recherchez Paramètres des ventes et vérifiez :

• Groupe de clients par défaut, Territoire par défaut et Liste de prix par défaut (Vente Standard pour Dokompany) ;
• Une commande client est-elle requise pour créer une facture de vente / un bon de livraison ? : laissez « Non » pour commencer. Passez à « Oui » si vous voulez imposer le cycle complet.

Recherchez Paramètres des achats et réglez de la même façon le Groupe de fournisseurs par défaut, la Liste de prix d'achat par défaut (Achat Standard) et l'obligation d'une commande fournisseur.

Détail des options : Paramètres de vente et Paramètres d'achat.

6. Créer les données de base

Créez les données dans cet ordre, car chacune utilise la précédente :

1. Unités de mesure : Dokos fournit les plus courantes (Unité, Heure…). Voir Unités de mesure.
2. Groupes d'articles, puis articles. Exemple : l'article dokoboard, groupe Boards, unité Unité, prix 1 240 € dans la liste Vente Standard. Voir Articles et Prix.
3. Clients, avec leur adresse de facturation. Voir Clients.
4. Fournisseurs. Voir Fournisseurs.

Au-delà de quelques dizaines de fiches, utilisez l'import de données à partir d'un fichier CSV ou Excel.

7. Choisir les masques de numérotation

Chaque document reçoit un numéro selon une série, par exemple FA-.YYYY.-.### pour les factures. Décidez de vos séries avant la première facture : une facture validée garde son numéro. Voir Paramètres de nommage des documents.

Vérifier

Votre socle est prêt si :

• la fiche Société porte le SIREN, le numéro de TVA et les comptes par défaut ;
• l'exercice 2026 existe ;
• les trois utilisateurs se connectent et voient les modules de leurs rôles ;
• un nouveau devis propose bien le client, l'article dokoboard et le prix de 1 240 €.

Étape suivante : Vendre, Acheter, puis TVA et taxes pour affiner les modèles de taxes.