Personnaliser l'email de la facture proforma

Contexte

Lorsque vous créez une facture proforma à destination d'un client, Dokos peut l'envoyer automatiquement par email. Par défaut, l'email envoyé utilise un format prédéfini. Vous avez désormais la possibilité de personnaliser ce message en associant un modèle d'email à vos paramètres de vente.

Cette personnalisation vous permet par exemple d'ajouter votre logo, un message commercial, des coordonnées bancaires détaillées ou des instructions de paiement spécifiques.

Principe

La personnalisation repose sur un modèle d'email que vous configurez en amont, puis que vous associez aux paramètres de vente. Le modèle d'email est un document standard de Dokos dans lequel vous définissez l'objet et le corps du message, en utilisant des variables dynamiques pour insérer automatiquement les informations de la facture proforma.

      
flowchart LR
    A[Modèle d'email] --> B[Paramètres de vente]
    C[Facture proforma] --> D[Email envoyé au client]
    B --> D

    

Étape 1 — Créer un modèle d'email

1. Allez dans la liste Modèle d'email
2. Créez un nouveau modèle
3. Renseignez les champs suivants :
   • Nom du modèle : par exemple « Email proforma — Maison Verte »
   • Sujet : l'objet de l'email, par exemple Votre facture proforma {{ doc.name }}
   • Réponse : le corps du message, par exemple :

     Bonjour {{ doc.customer }},
     
     Veuillez trouver ci-joint votre facture proforma {{ doc.name }} d'un montant de {{ doc.grand_total }} €.
     
     Cordialement,
     L'équipe Maison Verte
     

Variables disponibles

Le modèle d'email reçoit la facture proforma en tant que variable doc. Vous pouvez accéder à tous les champs de ce document dans votre modèle :

Étape 2 — Associer le modèle aux paramètres de vente

1. Allez dans Paramètres de vente
2. Dans la section Modèles d'email, localisez le champ Modèle d'email de la facture proforma
3. Sélectionnez le modèle créé à l'étape précédente
4. Enregistrez

À partir de maintenant, chaque facture proforma envoyée par email utilisera ce modèle pour l'objet et le message. Si aucun modèle n'est sélectionné, l'email standard est utilisé sans changement.

Vérification

Pour vérifier que votre modèle fonctionne correctement :

1. Créez une nouvelle facture proforma pour un client (par exemple « Bureau Moderne »)
2. Envoyez-la par email depuis le document
3. Vérifiez que l'objet et le corps correspondent à votre modèle, avec les variables correctement remplacées

Exemple complet

Imaginons que la société Maison Verte SARL souhaite envoyer des factures proforma avec un message professionnel incluant les coordonnées bancaires :

Modèle d'email — « Proforma Maison Verte »

• Sujet : Facture proforma {{ doc.name }} — Maison Verte SARL
• Réponse :

  Bonjour {{ doc.customer_name }},
  
  Merci de votre confiance. Vous trouverez ci-joint votre facture proforma n°{{ doc.name }}
  d'un montant de {{ doc.grand_total }} {{ doc.currency }}.
  
  Pour régler votre commande, merci d'effectuer un virement aux coordonnées suivantes :
  IBAN : FR76 XXXX XXXX XXXX XXXX
  BIC : MAISONVXXX
  
  N'hésitez pas à nous contacter pour toute question.
  
  Cordialement,
  Maison Verte SARL
  

Associez ce modèle dans Paramètres de vente, et tous les emails de facture proforma envoyés par vos utilisateurs auront désormais ce format.