Paramètres de vente

Les Paramètres de vente permettent de définir les propriétés et les validations appliquées aux maîtres et aux transactions du cycle de vente.

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1. Informations générales

1.1 Dénomination du client par

Lorsqu'un client est enregistré, un identifiant unique est généré pour ce client.

Par défaut, l'ID client est généré en fonction du nom du client. Si vous souhaitez enregistrer le client en utilisant une série de dénomination, dans le champ Série de dénomination du client, définissez la valeur sur Série de dénomination. Exemple d'identifiant client enregistré dans la série de dénomination - "CUST00001, CUST00002, CUST00003 ..." et ainsi de suite.

Vous pouvez définir des séries de noms pour les clients à partir de:

Configuration > Données > Attribution de noms aux séries

Configurer la série directement depuis les Paramètres de vente

Lorsque Série de dénomination est sélectionné comme méthode de dénomination du client, un bouton Configurer apparaît à côté du champ. Ce bouton ouvre une boîte de dialogue qui vous permet de :

• Prévisualiser la série de numérotation actuellement active pour les clients
• Modifier les séries disponibles (en ajouter, en retirer)
• Changer la série par défaut
• Mettre à jour le compteur de départ de la série

Cette fonctionnalité évite d'avoir à naviguer vers le document Paramètres de nommage des documents pour ajuster la numérotation des clients.

Exemple : Si votre entreprise utilise la série CUST-.YYYY.- et que vous souhaitez ajouter une série spécifique pour un nouveau type de client, ouvrez la boîte de dialogue de configuration directement depuis les Paramètres de vente et ajoutez votre nouvelle série sur une nouvelle ligne.

1.2 Dénomination de la campagne par

Tout comme pour le client, vous pouvez également configurer la méthodologie de dénomination pour le maître de campagne. Par défaut, une campagne sera enregistrée avec le nom de la campagne.

1.3 Groupe de clients et territoire par défaut

Sélectionnez un groupe de clients par défaut qui sera mis à jour automatiquement lors de la création d'un nouveau client.

Des devis peuvent être créés pour les clients ainsi que pour les prospects. Lors de la conversion d'un devis en commande client, qui est créée pour un prospect, le système tente de convertir ce prospect en client. Lors de la création du client dans le backend, les valeurs du groupe de clients et du territoire sont sélectionnées dans les paramètres de vente. Si aucune valeur par défaut n'est trouvée pour le groupe de clients ou le territoire, vous recevrez un message de validation demandant le groupe de clients ou le territoire. Vous pouvez également convertir manuellement un prospect en client.

1.4 Liste de prix par défaut

La liste de prix définie dans ce champ sera mise à jour automatiquement dans le champ Liste de prix des transactions de vente telles que l'offre, la commande client, le bon de livraison et la facture de vente.

1.5 Fermer l'opportunité après des jours

S'il existe de nombreuses opportunités ayant un statut autre que Ouvert, elles seront automatiquement fermées après le nombre de jours mentionnés dans ce domaine.

1.6 Jours de validité du devis par défaut

Les devis au client ne sont valables que pour certains jours. Dans le devis, vous pouvez mettre à jour manuellement la date limite de validité. Par défaut, la date limite de validité est définie automatiquement sur 30 jours à partir de la date de publication du devis. Vous pouvez changer le nombre de jours dans ce domaine selon votre analyse de rentabilisation.

1.7 Commande client requise

Si vous souhaitez rendre la création de commande client obligatoire avant la création d'une facture client, vous devez définir le champ Commande client requise sur Oui. Par défaut, ce sera Non.

Cette configuration peut être remplacée pour un client particulier en cochant la case Autoriser la création de facture client sans commande client dans la fiche client.

1.8 Bon de livraison requis

Pour rendre la création du bon de livraison obligatoire avant la création de la facture de vente, vous devez définir ce champ sur Oui. Par défaut, ce sera Non.

Cette configuration peut être remplacée pour un client particulier en cochant la case Autoriser la création de factures de vente sans bon de livraison dans la fiche client.

1.9 Fréquence de mise à jour des ventes

La fréquence à laquelle l'avancement du projet et les détails des transactions de l'entreprise seront mis à jour. Par défaut, c'est pour chaque transaction, vous pouvez également le définir sur Quotidien ou Mensuel si vous avez beaucoup de transactions chaque jour.

1.10 Maintenir le même taux tout au long du cycle de vente

Si cette option est activée, Dokos validera si le prix d'un article évolue dans un bon de livraison ou une facture client créée à partir d'une commande client, c'est-à-dire qu'il vous aidera à maintenir le même taux tout au long du cycle de vente.

Vous pouvez configurer l'action que le système doit entreprendre si le même taux n'est pas maintenu dans le champ "Action si le même taux n'est pas maintenu":

• Stop : Dokos vous empêchera de changer le prix en lançant une erreur de validation.
• Avertir : le système vous permettra de sauvegarder la transaction mais vous avertira par un message si le taux est modifié.

1.11 Autoriser l'utilisateur à modifier le tarif tarifaire dans la transaction

Le tableau des articles dans les transactions de vente comporte un champ appelé Tarif tarifaire. Ce champ n'est pas modifiable par défaut dans toutes les transactions de vente. Cela permet de garantir que le prix d'un article est extrait de l'enregistrement Prix de l'article et que l'utilisateur n'est pas en mesure de le modifier.

Si vous avez besoin que le prix de l'article extrait de la liste de prix d'un article soit modifiable, vous devez décocher ce champ.

1.12 Autoriser l'ajout d'un article plusieurs fois dans une transaction

Il s'agit d'un contrôle de validation qui empêche qu'un élément soit ajouté plusieurs fois dans la même transaction lorsqu'il n'est pas coché. Dans certains cas, cela peut être un besoin explicite si c'est le cas, cochez cette case.

1.13 Autoriser plusieurs commandes client par rapport à la commande d'achat d'un client

Lors de la création d'une commande client, vous pouvez mettre à jour l'ID de commande d'achat et la date de réception du client. Vous ne pouvez créer qu'une seule commande client par rapport au numéro et à la date du bon de commande du client. Cependant, si vous souhaitez autoriser la création de plusieurs bons de commande pour le même numéro de bon de commande du client, cochez la case Autoriser plusieurs commandes de vente par rapport au bon de commande d'un client.

1.14 Valider le prix de vente de l'article par rapport au taux d'achat ou au taux de valorisation

Lorsque vous effectuez des ventes, il est important de savoir que vous ne faites pas de pertes. L'activation de cette validation validera le prix de vente de l'article avec sa valorisation / prix d'achat. Si le prix de vente d'un article est inférieur à son prix d'achat, vous recevrez une invite lorsque cette case est cochée.

1.15 Masquer le numéro d'identification fiscale du client dans les transactions de vente

Conformément à l'exigence légale, la plupart des clients se voient attribuer un numéro d'identification fiscale unique. Ils doivent également avoir cet identifiant fiscal récupéré dans les transactions de vente. Cependant, si vous ne souhaitez pas utiliser cette fonctionnalité, vous pouvez la désactiver en cochant cette propriété.

2. Séries de numérotation des transactions de vente

Les Paramètres de vente proposent un onglet dédié à la gestion des séries de numérotation pour l'ensemble des documents de vente. Cet espace centralisé vous évite de naviguer entre plusieurs écrans pour configurer la numérotation de chaque type de document.

2.1 Tableau récapitulatif des séries de numérotation

Un tableau affiché directement dans les Paramètres de vente liste tous les types de documents de vente (devis, commande client, bon de livraison, facture de vente, etc.) avec, pour chacun :

• La série par défaut actuellement active
• Les autres séries disponibles pour ce type de document

Exemple : Pour vérifier rapidement quelle série est utilisée pour les commandes clients de Maison Verte SARL, consultez la ligne « Commande client » dans le tableau — la série active apparaît en évidence.

2.2 Configurer une série depuis le tableau

En cliquant sur une ligne du tableau, une boîte de dialogue s'ouvre et vous permet de :

1. Voir les séries existantes pour ce type de document
2. Ajouter une nouvelle série (saisir le préfixe souhaité sur une nouvelle ligne, par exemple CMD-BM-.YYYY.- pour Bureau Moderne)
3. Définir quelle série est utilisée par défaut
4. Mettre à jour le compteur pour reprendre la numérotation à un point de départ précis

      
flowchart LR
    A[Paramètres de vente] --> B[Onglet Séries de numérotation]
    B --> C[Tableau des documents de vente]
    C --> D{Clic sur un document}
    D --> E[Boîte de dialogue de configuration]
    E --> F[Modifier / Ajouter des séries]
    E --> G[Changer la série par défaut]
    E --> H[Mettre à jour le compteur]
    F & G & H --> I[Enregistrer]

    

3. Gestion des bons de livraison pour les articles de service

3.1 Ignorer la création de bons de livraison pour les articles de service

Les commandes de vente pour des articles non-stock (services) restent souvent en statut À livrer après facturation, car aucun bon de livraison n'est généré pour ces articles. Cela peut entraîner des commandes marquées comme En retard alors qu'elles sont déjà facturées et complètes.

Pour résoudre ce problème, Dokos propose une nouvelle option dans les Paramètres de vente : Ignorer la création de bon de livraison pour les articles de service.

• Comportement par défaut : Désactivé (comportement actuel inchangé).
• Activation : Cochez cette case pour activer la fonctionnalité.

3.1.1 Fonctionnement

Lorsque cette option est activée :

• Chaque ligne d'article dans une Commande client qui ne nécessite pas de livraison (article non-stock, non actif fixe, non bundle contenant des articles stock, non livré par le fournisseur) est marquée avec un indicateur caché skip_delivery.
• Le calcul du per_delivered exclut les lignes marquées, permettant aux commandes mixtes (articles stock et services) d'atteindre 100% de livraison une fois les articles stock livrés.
• Si tous les articles d'une commande sont exemptés de livraison, la case Ignorer le bon de livraison est cochée automatiquement pour cette commande, quel que soit son type (Vente ou Maintenance).
• La commande passe alors en statut À facturer → Complétée après facturation, sans jamais être marquée comme En retard.
• Les règles de statut existantes restent inchangées.

3.1.2 Exemples d'utilisation

Exemple 1 : Commande de services uniquement

• Client : Maison Verte SARL
• Articles : 10 heures de conseil en jardinage (article de service)
• Comportement : La commande passe directement de À facturer à Complétée après facturation, sans création de bon de livraison.

Exemple 2 : Commande mixte (articles stock + services)

• Client : Bureau Moderne
• Articles :
  • 5 chaises de bureau (article stock)
  • 2 heures d'installation (article de service)
• Comportement :
  • Un bon de livraison est généré uniquement pour les 5 chaises.
  • La commande atteint 100% de livraison après la création du bon de livraison pour les chaises.
  • La facturation complète la commande, qui passe en statut Complétée.

Exemple 3 : Bundle avec articles stock

• Client : Maison Verte SARL
• Article : Kit d'outils de jardinage (bundle contenant 1 râteau, 1 bêche et 1 paire de gants)
• Comportement : Un bon de livraison est requis pour le bundle, car il contient des articles stock.

3.1.3 Impact sur les commandes existantes

Les commandes déjà soumises ne sont pas modifiées automatiquement. Pour appliquer le nouveau comportement :

1. Annulez la commande.
2. Modifiez-la pour recalculer les indicateurs skip_delivery.
3. Soumettez à nouveau la commande.

3.1.4 Compatibilité avec les commandes de maintenance

La case Ignorer le bon de livraison existante pour les commandes de maintenance continue de fonctionner comme avant et n'est jamais modifiée automatiquement par cette fonctionnalité.

3.2 Visualisation et suivi

Le statut de livraison des articles est visible dans le tableau des articles de la commande client. Voici comment interpréter les indicateurs :

      
flowchart TD
    A[Commande client créée] --> B{Article nécessite livraison ?}
    B -->|Oui| C[Statut: À livrer]
    B -->|Non| D[Statut: Livraison ignorée]
    C --> E{Bon de livraison créé ?}
    E -->|Oui| F[Statut: Livré]
    E -->|Non| C
    D --> G[Facturation directe]
    F --> G[Facturation]
    G --> H[Statut: Complétée]