Ensemble de produits

Le terme Ensemble de produits est synonyme de nomenclature de vente. C'est un modèle que vous pouvez utiliser pour assembler des articles qui seront emballés ensemble et vendus comme un seul article.

Par exemple, si un ordinateur portable est expédié, vous devez vous assurer que le câble de chargement, la souris et l'étui de transport sont inclus et que l'inventaire de ces articles est géré en conséquence. Pour illustrer ce scénario, vous pouvez utiliser pour l'article principal, par exemple B. Définissez l'ordinateur portable, l'option «ensemble de produits» et répertoriez les éléments à livrer tels que l'ordinateur portable + le câble de chargement + les autres accessoires en tant que sous-éléments.

Ce qui suit montre les étapes de configuration du modèle pour le groupe de produits et comment il est utilisé dans les campagnes de vente.

Pour accéder à la liste Ensemble de produits, allez sur :

Accueil > Stocks / Ventes > Paramètres > Ensemble de produits

1. Comment créer un ensemble de produits

1.1 Sélectionner l'article principal

Le modèle d'ensemble de produit comprend deux sections. Articles groupés de produits (articles principaux) et articles d'emballage.

Pour l'article de l'offre groupée de produits, sélectionnez un article parent. L'article parent ne doit pas être un article en stock, car il n'est pas géré via l'entrepôt, uniquement les articles du colis. Si vous souhaitez gérer l'article de niveau supérieur dans l'entrepôt, vous devez créer une liste de pièces standard et la faire emballer via une transaction d'entrepôt.

2. Articles

2.1 Sélectionner les sous-articles

Dans la section Articles, vous répertoriez tous les sous-articles qui sont gérés via l'entrepôt et livrés au client.

2.2 Offre groupée de produits dans les transactions de vente

Lors de la création de transactions de vente telles que B. Facture sortante, commande client et bon de livraison, puis l'article supérieur est sélectionné dans la liste d'articles principale

Lors de la sélection de l'article supérieur dans la liste d'articles principale, les sous-articles de la table "Liste de colisage" de la transaction sont dessinés. Si le sous-article est un article sérialisé, vous pouvez saisir son numéro de série directement dans le tableau des listes de colisage. Lorsque la transaction est envoyée, le système réduit le stock des sous-articles dans l'entrepôt spécifié dans le tableau des listes de colisage.

3. Utilisez des offres groupées pour afficher les offres

Cette utilisation possible de lots de produits a été découverte lorsqu'un client qui vendait de la nourriture a demandé une fonction pour afficher des offres telles que «Achetez-en un et obtenez-en un gratuitement». Pour ce faire, il a créé un article hors stock qui a été utilisé comme article parent. Dans la description de l'article, il a donné les détails de cette offre et une photo. L'article de vente a ensuite été sélectionné comme article d'emballage, la quantité étant de 2. Ainsi, chaque fois qu'un article était vendu via cette offre, le système en déduisait une quantité de 2 dans l'entrepôt.

4. Cycle de vie : soumission et versionnement

Depuis la mise à jour, les ensembles de produits fonctionnent comme des documents soumettables et versionnés, sur le modèle des nomenclatures de fabrication. Cette évolution garantit qu'une composition d'ensemble ne peut plus être modifiée silencieusement pendant qu'elle est déjà utilisée sur des commandes en cours.

4.1 Pourquoi ce changement ?

Avant cette évolution, un ensemble de produits était un document modifiable à tout moment. Modifier la composition d'un ensemble alors qu'une commande client était encore ouverte pouvait entraîner des incohérences discrètes : les articles livrés ne correspondaient plus à ce qui avait été commandé, les retours devenaient difficiles à traiter, et aucune trace d'audit n'existait.

Désormais, une fois soumis, un ensemble de produits est immuable. Pour modifier la composition, vous créez une nouvelle version qui remplace l'ancienne.

4.2 Numérotation des versions

Chaque ensemble de produits est automatiquement nommé selon le format PB-<code article>-NNN (exemple : PB-BUREAU-CONNECTE-001). Lorsque vous créez une nouvelle version, elle reçoit le numéro suivant (PB-BUREAU-CONNECTE-002, etc.).

4.3 Soumettre un ensemble de produits

Pour que l'ensemble soit utilisable dans les transactions de vente, il doit être soumis :

1. Créez l'ensemble de produits et renseignez l'article principal et les sous-articles
2. Enregistrez le document
3. Cliquez sur Soumettre — l'ensemble devient actif et immuable

À la soumission, Dokos active automatiquement cette version et désactive la version précédente pour le même article.

      
flowchart TD
  A[Nouvel ensemble de produits] --> B[Enregistrement]
  B --> C[Soumission]
  C --> D{Une version active
existait déjà ?}
  D -- Oui --> E[Désactivation
de l'ancienne version]
  D -- Non --> F[Première version active]
  E --> F
  F --> G[Ensemble utilisable
dans les transactions]

    

4.4 Créer une nouvelle version

Lorsque la composition d'un ensemble doit évoluer (ajout d'un accessoire, changement de quantité…), vous ne modifiez pas directement la version active — vous créez une nouvelle version :

1. Ouvrez l'ensemble de produits actif
2. Cliquez sur le bouton Créer une nouvelle version
3. Un nouveau document est créé en reprenant tous les sous-articles de la version précédente
4. Modifiez la composition selon vos besoins
5. Enregistrez puis Soumettez la nouvelle version

Dès la soumission de la nouvelle version, elle devient active et l'ancienne est automatiquement désactivée.

Exemple — Bureau Moderne

Bureau Moderne vend un kit « Bureau Connecté » composé d'un ordinateur portable, d'un câble de chargement et d'une souris. Le fabricant inclut désormais également un tapis de souris dans ses livraisons.

Au lieu de modifier l'ensemble actif PB-BUREAU-CONNECTE-001, l'équipe clique sur Créer une nouvelle version. La version PB-BUREAU-CONNECTE-002 est créée avec les mêmes articles, auxquels on ajoute le tapis de souris. Après soumission, la version 002 est active et la version 001 est conservée en archive pour référence historique.

4.5 Activer ou désactiver une version manuellement

Si vous avez plusieurs versions soumises et souhaitez revenir à une version antérieure, vous pouvez basculer le champ Actif directement sur un document soumis :

• Activez une version précédente → elle devient la version de référence pour les nouvelles transactions
• Dokos s'assure qu'une seule version est active à la fois pour chaque article

5. Désactiver un ensemble de produits

Depuis la mise à jour récente, vous pouvez désactiver temporairement un ensemble de produits sans l'annuler ni créer de nouvelle version. Cette fonctionnalité est utile lorsque vous souhaitez retirer temporairement un ensemble de la circulation (par exemple, pour une promotion saisonnière ou en cas de rupture de stock d'un composant) tout en conservant sa configuration intacte pour une réactivation ultérieure.

5.1 Pourquoi désactiver plutôt qu'annuler ?

La désactivation est idéale pour les situations temporaires, tandis que l'annulation est plus adaptée pour les ensembles définitivement retirés.

5.2 Comment désactiver un ensemble de produits

1. Ouvrez l'ensemble de produits que vous souhaitez désactiver
2. Cochez la case Désactivé dans la section Détails
3. Enregistrez le document

Note : La case Désactivé est modifiable même après la soumission de l'ensemble, contrairement à la plupart des autres champs.

      
flowchart TD
  A[Ensemble de produits actif] --> B[Cocher 'Désactivé']
  B --> C[Enregistrer]
  C --> D[Ensemble désactivé
non disponible pour les nouvelles transactions]
  D --> E[Réactiver ?]
  E -- Oui --> F[Décocher 'Désactivé' et enregistrer]
  E -- Non --> G[Rester désactivé]
  F --> H[Ensemble réactivé
à nouveau disponible]

    

5.3 Impact de la désactivation

Sur les nouvelles transactions

• Résolution automatique : Lorsque vous ajoutez l'article parent dans une transaction de vente (devis, commande client, bon de livraison, etc.), Dokos ne résout plus l'ensemble désactivé. L'article apparaît comme un article standard sans liste de colisage.
• Sélection manuelle : Si vous essayez de sélectionner manuellement une version désactivée dans le champ Ensemble de produits d'une ligne de transaction, Dokos affichera une erreur et bloquera l'enregistrement.

Sur les transactions existantes

• Les transactions déjà créées qui référencent cet ensemble ne sont pas affectées — elles continuent de fonctionner normalement avec leur version d'origine.
• Les réservations de stock pour les sous-articles restent actives jusqu'à la création du bon de livraison ou l'annulation de la commande.

Sur les rapports

• Rapport « Solde des ensembles de produits » : Les ensembles désactivés sont exclus du rapport.
• Rapport « Où cet article est utilisé » : Les ensembles désactivés apparaissent toujours, avec une colonne Désactivé indiquant leur statut.

5.4 Réactiver un ensemble de produits

Pour réactiver un ensemble désactivé :

1. Ouvrez l'ensemble de produits désactivé
2. Décochez la case Désactivé
3. Enregistrez le document

Dès l'enregistrement, l'ensemble redevient disponible pour les nouvelles transactions. Si l'ensemble était la version active avant désactivation, il retrouve automatiquement son statut actif.

Exemple — Maison Verte SARL

Maison Verte SARL vend un ensemble « Kit Jardinage Printemps » composé de gants, d'un arrosoir et de graines. En raison d'une rupture de stock temporaire des graines, l'équipe décide de désactiver l'ensemble le temps de recevoir une nouvelle livraison.

• Les commandes existantes pour ce kit continuent d'afficher la liste de colisage complète.
• Les nouvelles commandes ne peuvent plus sélectionner le kit.
• Une fois les graines réapprovisionnées, l'équipe réactive l'ensemble. Les nouvelles commandes peuvent à nouveau sélectionner le kit, qui réapparaît avec sa composition d'origine.

5.5 Désactivation et versionnement

La désactivation est orthogonale au versionnement :

• Vous pouvez désactiver n'importe quelle version d'un ensemble, qu'elle soit active ou non.
• Désactiver une version active ne change pas le statut actif — la version reste active mais n'est plus résolue par le système.
• Pour qu'un ensemble soit à nouveau disponible, il faut qu'au moins une version soit à la fois active et non désactivée.

      
stateDiagram-v2
  [*] --> Brouillon
  Brouillon --> Soumis : Soumission
  Soumis --> Actif : Version active
  Soumis --> Inactif : Version non active
  Actif --> Désactivé : Désactivation
  Inactif --> Désactivé : Désactivation
  Désactivé --> Actif : Réactivation
  Désactivé --> Inactif : Réactivation
  Actif --> Annulé : Annulation
  Inactif --> Annulé : Annulation
  Désactivé --> Annulé : Annulation

    

5.6 Bonnes pratiques

• Communication : Informez vos équipes commerciales lorsque vous désactivez un ensemble pour éviter les confusions.
• Planification : Utilisez la désactivation pour les retraits temporaires et l'annulation pour les retraits définitifs.
• Audit : Vérifiez régulièrement les ensembles désactivés pour réactiver ceux qui sont à nouveau pertinents ou annuler ceux qui sont définitivement obsolètes.
• Alternatives : Si un ensemble est désactivé pour une longue période, envisagez de créer une nouvelle version avec une composition adaptée plutôt que de le réactiver tel quel.

6. Réservation de stock pour les ensembles de produits

Lorsque la réservation de stock est activée dans vos paramètres, Dokos peut désormais réserver automatiquement le stock des sous-articles d'un ensemble de produits dès la validation d'une commande client.

Comment ça fonctionne

Lorsqu'une commande client contenant un ensemble de produits est validée, Dokos crée des entrées de réservation de stock pour chacun des sous-articles composant l'ensemble — et non pour l'article parent (qui n'est pas géré en stock).

      
flowchart TD
  A[Commande client
contenant un ensemble] --> B[Validation de la commande]
  B --> C{Réservation de stock
activée ?}
  C -- Oui --> D[Réservation du stock
des sous-articles]
  C -- Non --> E[Aucune réservation]
  D --> F[Bon de livraison
créé depuis la commande]
  F --> G[Libération automatique
des réservations]
  G --> H[Mouvement de stock
pour les sous-articles]

    

Exemple — Maison Verte SARL

Maison Verte SARL commande 5 unités du kit « Bureau Connecté », un ensemble de produits composé de :

• 5 × Ordinateur portable
• 5 × Câble de chargement
• 5 × Souris

À la validation de la commande, Dokos réserve automatiquement 5 unités de chaque sous-article dans l'entrepôt source. Ces stocks ne peuvent plus être alloués à une autre commande tant que la réservation est active.

Lors de la création du bon de livraison, les réservations sont libérées et les mouvements de stock correspondants sont enregistrés.

Réservation partielle

Si le stock disponible est insuffisant pour couvrir la totalité de la commande, Dokos réserve la quantité disponible et laisse le reste en attente. Vous pouvez consulter et gérer les réservations depuis :

Stocks > Opérations > Entrées de réservation de stock

Libération des réservations

Les réservations de stock des sous-articles d'un ensemble sont libérées automatiquement dans les situations suivantes :

• Création du bon de livraison — les réservations sont converties en mouvements de stock réels
• Annulation de la commande client — les réservations sont supprimées
• Libération manuelle — depuis le bouton Libérer les réservations de stock disponible sur la commande client

7. Sélection de version sur les transactions

Depuis cette mise à jour, les transactions de vente (devis, commande client, bon de livraison, facture de vente, caisse) enregistrent et affichent la version exacte de l'ensemble utilisée sur chaque ligne d'article. Vous pouvez également choisir une version antérieure si le contexte l'exige.

7.1 Comportement par défaut

Lorsque vous ajoutez un article-ensemble sur une ligne de commande client, de devis ou de bon de livraison, Dokos :

1. Pré-remplit automatiquement la version active de l'ensemble dans le champ Ensemble de produits visible sur la ligne
2. Explose les sous-articles de cette version dans la liste de colisage
3. Enregistre la référence de version sur la ligne et sur chaque article de la liste de colisage

Si la version active change ultérieurement (nouvelle version soumise), les lignes déjà saisies conservent leur version d'origine — elles ne sont pas recalculées silencieusement.

7.2 Choisir une version antérieure

Il est possible de sélectionner manuellement une version précédente sur une ligne de transaction de vente :

1. Sur la ligne de l'article-ensemble, cliquez sur le champ Ensemble de produits
2. La liste filtrée n'affiche que les versions soumises et non désactivées pour cet article
3. Sélectionnez la version souhaitée
4. Dokos re-génère automatiquement la liste de colisage en utilisant les composants de la version choisie

Exemple — Maison Verte SARL

Maison Verte SARL passe une commande pour le kit « Bureau Connecté ». La version active est PB-BUREAU-CONNECTE-002 (avec tapis de souris). Cependant, le client avait demandé et reçu un devis basé sur la version PB-BUREAU-CONNECTE-001 (sans tapis de souris). Le commercial sélectionne manuellement PB-BUREAU-CONNECTE-001 sur la ligne de commande — Dokos recompose la liste de colisage sans le tapis de souris, conformément au devis initial.

7.3 Traçabilité de bout en bout

La version de l'ensemble est propagée automatiquement à tous les documents créés depuis la commande client :

      
flowchart TD
  A[Commande client
version PB-ARTICLE-001] --> B[Bon de livraison
version PB-ARTICLE-001]
  A --> C[Facture de vente
version PB-ARTICLE-001]
  A --> D[Commande fournisseur
version PB-ARTICLE-001]
  B --> E[Retour client
version tracée]

    

• Commande client → Bon de livraison : la version est reprise sur les lignes et la liste de colisage
• Commande client → Facture de vente : la version est enregistrée sur les lignes
• Commande client → Commande fournisseur (dropshipping) : la version est transmise depuis les articles de la liste de colisage vers les lignes de la commande fournisseur
• Retours : la version d'origine est conservée sur les lignes de retour pour une correspondance exacte avec la livraison initiale

7.4 Côté achats : lecture seule

Sur les documents d'achat (commande fournisseur, facture d'achat, réception d'achat), le champ Ensemble de produits est en lecture seule — il est rempli automatiquement par le système depuis la commande client ou la liste de colisage source. Vous ne pouvez pas le modifier manuellement côté achats.

7.5 Migration des données existantes

Lors de la mise à jour, Dokos exécute automatiquement un script de migration qui :

• Renseigne la version sur toutes les lignes de vente et articles de liste de colisage existants qui n'en avaient pas encore
• Convertit les anciennes valeurs (code article) stockées dans les colonnes d'achat vers les références de version correspondantes

Cette migration est idempotente : elle peut être relancée sans risque si nécessaire. Vos documents historiques ne sont pas modifiés dans leur contenu, seule la référence de version est complétée.

8. Indicateurs visuels dans la liste des ensembles de produits

La liste des ensembles de produits affiche désormais des indicateurs visuels pour vous aider à identifier rapidement le statut de chaque ensemble :

Ces indicateurs apparaissent dans la colonne Statut de la liste des ensembles de produits et dans le formulaire de chaque ensemble.

      
flowchart LR
  A[Liste des ensembles] --> B[Statut 'Actif' en vert]
  A --> C[Statut 'Désactivé' en gris foncé]
  A --> D[Statut 'Soumis' en vert clair]
  A --> E[Statut 'Brouillon' en gris]
  A --> F[Statut 'Annulé' en rouge]

    

9. Bonnes pratiques pour la gestion des ensembles de produits

9.1 Planification des versions

• Anticipez les évolutions : Si vous savez qu'un ensemble va évoluer (changement de composants, quantités), créez une nouvelle version à l'avance et planifiez sa mise en service.
• Archivez les anciennes versions : Conservez les anciennes versions pour référence historique, surtout si elles ont été utilisées dans des transactions passées.
• Documentez les changements : Utilisez le champ Remarques de l'ensemble pour noter les raisons des changements de version (ex: « Ajout du tapis de souris suite à la mise à jour du fabricant »).

9.2 Gestion des désactivations

• Utilisez la désactivation pour les retraits temporaires : Préférez désactiver plutôt qu'annuler si vous prévoyez de réutiliser l'ensemble plus tard.
• Communiquez les désactivations : Informez vos équipes commerciales et logistiques lorsque vous désactivez un ensemble pour éviter les confusions.
• Vérifiez régulièrement les ensembles désactivés : Réactivez ceux qui sont à nouveau pertinents ou annulez ceux qui sont définitivement obsolètes.

9.3 Traçabilité et audit

• Vérifiez les versions utilisées : Utilisez le rapport Où cet article est utilisé pour voir quelles transactions utilisent une version spécifique d'un ensemble.
• Consultez l'historique des versions : La liste des ensembles de produits affiche toutes les versions pour chaque article, avec leur statut.
• Utilisez les filtres : Dans la liste des ensembles, utilisez les filtres Actif, Désactivé et Annulé pour afficher uniquement les ensembles pertinents pour votre tâche.

9.4 Intégration avec d'autres modules

• Point de vente (POS) : Les ensembles désactivés n'apparaissent plus dans les listes de sélection du POS.
• Liste de prélèvement : Les ensembles désactivés sont exclus des listes de prélèvement générées depuis les commandes client.
• Rapports de stock : Le rapport Solde des ensembles de produits exclut les ensembles désactivés pour une vision plus précise des stocks disponibles.
• eCommerce : Si vous utilisez Dokos pour votre boutique en ligne, les ensembles désactivés ne sont plus visibles par les clients.

10. Résolution des problèmes courants

10.1 L'ensemble n'apparaît pas dans les transactions

Causes possibles :

• L'ensemble n'est pas soumis
• L'ensemble est désactivé
• Aucune version n'est active pour cet article
• L'ensemble est annulé

Solutions :

1. Vérifiez le statut de l'ensemble dans la liste des ensembles de produits
2. Si l'ensemble est en brouillon, soumettez-le
3. Si l'ensemble est désactivé, réactivez-le
4. Si aucune version n'est active, activez une version soumise

10.2 Impossible de sélectionner une version spécifique

Causes possibles :

• La version est désactivée
• La version n'est pas soumise
• La version n'existe pas pour cet article

Solutions :

1. Vérifiez que la version est soumise et non désactivée
2. Si nécessaire, créez une nouvelle version et soumettez-la
3. Assurez-vous que vous sélectionnez la version pour le bon article

10.3 Erreur « Version désactivée » lors de l'enregistrement

Cause : Vous avez sélectionné manuellement une version désactivée dans une transaction.

Solution :

1. Sélectionnez une version active et non désactivée pour l'article
2. Si aucune version active n'est disponible, activez une version existante ou créez-en une nouvelle

10.4 Les sous-articles ne correspondent pas à la version sélectionnée

Cause : La liste de colisage n'a pas été regénérée après un changement de version.

Solution :

1. Modifiez la ligne de transaction
2. Changez la version sélectionnée (même si vous la remettez sur la même version)
3. Enregistrez la transaction — Dokos regénérera la liste de colisage

10.5 L'ensemble est toujours disponible malgré la désactivation

Causes possibles :

• La désactivation n'a pas été enregistrée
• Une autre version active existe pour le même article
• La transaction a été créée avant la désactivation

Solutions :

1. Vérifiez que la case Désactivé est bien cochée et enregistrée
2. Vérifiez qu'aucune autre version n'est active pour cet article
3. Pour les transactions existantes, la désactivation n'a pas d'impact rétroactif