Organigramme et annuaire

La page Organigramme affiche les employés actifs d'une société de deux façons : l'Organigramme, un arbre des équipes que vous déplacez et zoomez, et l'Annuaire, une liste groupée par département. Elle sert à retrouver qui travaille où, qui est le responsable de qui, et qui est absent aujourd'hui.

Pour l'ouvrir, cliquez sur l'icône Configuration RH du bureau, puis sur Organigramme dans la barre latérale.

Prérequis

• Un utilisateur de type « utilisateur système » avec le rôle Utilisateur RH, Responsable RH ou Employé.
• Les fiches Employé renseignent le Supérieur hiérarchique : c'est lui qui construit l'arbre.
• Pour un utilisateur qui n'est pas RH : la case Afficher l'organigramme à tous les employés est cochée dans les paramètres RH, et l'utilisateur est lié à une fiche employé active (champ ID utilisateur).

Qui voit quoi

La page est un annuaire de la société : elle montre tous les employés actifs de la société, pas seulement les fiches que l'utilisateur peut ouvrir.

Si la case est décochée, un employé ouvre une page vide qui indique que les RH n'ont pas partagé l'organigramme avec les employés. Pour qu'il le voie, cochez la case dans l'onglet Employé des paramètres RH, section Paramètres des employés. Quand la case est décochée, seuls les utilisateurs qui peuvent lire tous les employés, comme les RH, voient l'organigramme.

La page n'affiche que des informations professionnelles : nom, photo, poste, département, agence et e-mail de la société. Elle n'affiche jamais l'ID utilisateur, l'e-mail personnel ni le type de congé.

• Le bouton d'ouverture du profil et l'envoi d'un e-mail depuis Dokos ne fonctionnent que pour les personnes dont l'utilisateur peut lire la fiche employé.
• Les anniversaires et les anniversaires de travail ne sont signalés que si le rappel correspondant (Anniversaires ou Anniversaires de travail) est coché dans les paramètres RH. Les dates ne sont jamais affichées.

Utiliser l'organigramme

Choisissez la vue Organigramme en haut de la page. Dokos mémorise dans votre navigateur la vue et la disposition choisies.

L'arbre s'ouvre sur le haut de la hiérarchie. S'il n'y a qu'une personne tout en haut, son équipe est déjà ouverte. Un employé dont le supérieur hiérarchique est dans une autre société, ou n'est pas actif, apparaît aussi en haut de l'arbre.

Se déplacer

• Faites glisser le fond pour déplacer l'arbre. Sur un téléphone, pincez avec deux doigts pour zoomer.
• Zoomez avec la molette en maintenant Ctrl ou ⌘, avec les boutons Zoom avant et Zoom arrière en bas à gauche, ou avec les touches + et -. La touche 0 ajuste l'arbre à l'écran.
• Le dézoom s'arrête à l'échelle où tout l'arbre tient à l'écran.
• Cliquez sur la pastille d'équipe sous une carte (avatars et nombre de collaborateurs) pour ouvrir ou fermer l'équipe. Une équipe qu'on ouvre est amenée dans la zone visible.

Dispositions

Sur un écran large, deux boutons de la barre d'outils choisissent la disposition : De haut en bas (les équipes s'étalent sous leur responsable) ou De gauche à droite (chaque équipe est à droite de son responsable). Sur un téléphone, il n'y a pas de choix : chaque équipe est empilée vers le bas de l'écran.

Retrouver une personne

• Rechercher une personne : saisissez une partie du nom ou de l'identifiant. Avant la saisie, la liste propose les premières personnes de la hiérarchie. En choisissant un résultat, Dokos ouvre les équipes au-dessus de la personne, la centre et ouvre sa fiche rapide.
• Me trouver : même chose pour votre propre carte. Le bouton n'apparaît que si votre utilisateur est lié à une fiche employé active.

Fiche rapide d'une personne

Cliquez sur une carte pour ouvrir sa fiche rapide : nom, poste, département, agence, nombre de collaborateurs directs, supérieur hiérarchique, et un point bleu sur la carte si la personne est absente. Cliquez sur le fond ou appuyez sur Échap pour la fermer.

• Une personne en congé approuvé aujourd'hui affiche Demi-journée pour une demi-journée, sinon En congé, ou la date de retour (formulation « Back … », libellé non traduit, par exemple « Back Sat 31 ») quand elle est connue dans les 60 prochains jours. La date de retour saute les jours fériés et les congés qui s'enchaînent.
• Survolez le nom du supérieur hiérarchique pour afficher sa carte (poste, département, agence, e-mail, absence). Cliquez dessus pour le retrouver dans l'arbre.
• Open profile (libellé non traduit) ouvre la fiche employé. Le bouton est grisé, avec une info-bulle, si vous n'avez pas le droit de lire cette fiche.
• Le bouton avec l'icône d'enveloppe écrit à la personne à son e-mail de société. Si vous pouvez envoyer des e-mails depuis la fiche employé, l'e-mail est rédigé dans Dokos et conservé dans la fiche. Sinon, votre application de messagerie s'ouvre.
• Le bouton d'équipe (Show team / Hide team, libellés non traduits) ouvre ou ferme l'équipe de la personne.

Tout développer, réduire, exporter

• Tout développer ouvre toutes les équipes de la société et ajuste l'arbre à l'écran. Le bouton devient Réduire : il revient à l'état initial. Au-delà de 1 000 employés actifs, Dokos refuse d'ouvrir tout l'arbre et vous invite à rechercher une personne ou à ouvrir les équipes une par une. Ces boutons sont masqués sur un téléphone.
• Exporter en image enregistre l'arbre en image PNG, à pleine taille, quel que soit le zoom, avec les équipes ouvertes seulement. Pour exporter toute la société, utilisez d'abord Tout développer.

Si la société n'a aucun employé actif, la page l'indique. Un utilisateur qui peut créer des employés voit alors le bouton Ajouter un employé.

Utiliser l'annuaire

Choisissez la vue Annuaire. Elle liste toutes les personnes de la société, groupées par département (les personnes sans département sont regroupées en dernier). Dans chaque groupe, la tête de l'équipe vient en premier. Le nombre de personnes affichées est indiqué en haut.

Vous pouvez filtrer la liste :

• avec le champ de recherche, sur le nom, l'identifiant, le poste, le département ou l'agence ;
• avec les listes Département et Bureau (qui correspond à l'Agence de la fiche employé) ;
• avec la liste de société, si vous avez accès à plusieurs sociétés ;
• avec les pastilles, qui affichent chacune le nombre de personnes concernées et n'apparaissent que si ce nombre n'est pas nul : En congé, Anniversaires du jour, Nouveaux arrivants (arrivés depuis moins de 30 jours) et Mon équipe. Cliquez de nouveau sur une pastille pour la désactiver.

Le bouton Nettoyer remet tous les filtres à zéro.

Mon équipe regroupe vos collaborateurs directs si vous êtes responsable. Sinon, elle regroupe les personnes qui ont le même supérieur hiérarchique que vous.

Chaque ligne affiche la photo, le nom, le poste, l'agence et, à droite, un badge : l'absence en cours, sinon l'anniversaire ou l'anniversaire de travail du jour, sinon la mention de nouvel arrivant. Cliquer sur une ligne ouvre la fiche employé, seulement si vous avez le droit de la lire.

Exemple

Exemple fictif : la société « Atelier Durand » compte une directrice, Claire Martin, deux responsables et six collaborateurs. Les RH cochent Afficher l'organigramme à tous les employés dans les paramètres RH.

1. Julie, comptable, ouvre Organigramme depuis Configuration RH. Elle voit l'équipe de Claire Martin déjà ouverte.
2. Elle clique sur Me trouver : sa carte est centrée et sa fiche rapide s'ouvre, avec son supérieur hiérarchique.
3. Elle clique sur Tout développer puis sur Exporter en image pour enregistrer l'organigramme complet.
4. Elle passe à l'Annuaire, active la pastille En congé et voit qui est absent aujourd'hui.