Application web Dokos RH

Dokos RH est l'application web des employés, des managers et du service des ressources humaines. Elle s'ouvre dans le navigateur, sur ordinateur ou sur mobile. Elle donne accès aux démarches courantes sans passer par le bureau Dokos.

Dokos RH est différente de l'application mobile RH, qui s'ouvre à l'adresse /hrms.

Prérequis

• Vous avez un compte utilisateur sur le site.
• Votre utilisateur est lié à une fiche employé, dans le champ ID utilisateur. Sans ce lien, vos pages personnelles restent vides.
• Les menus affichés dépendent de vos rôles. Voir Ce que chaque rôle voit.

Ouvrir Dokos RH

1. Ajoutez /dokosrh à l'adresse de votre site, par exemple https://monsite.dokos.cloud/dokosrh.
2. Si vous n'êtes pas connecté, Dokos affiche la page de connexion. Connectez-vous avec votre compte.

Dokos RH n'a pas d'icône sur le bureau Dokos. Ajoutez l'adresse aux favoris de votre navigateur.

Page d'accueil

L'accueil affiche le bloc Actions rapides et votre planning : vos congés et vos quarts.

Les actions rapides sont :

Mon Espace

Le groupe Mon Espace de la barre latérale contient vos démarches personnelles.

Mes congés

La page affiche vos soldes de congés, vos congés à venir et vos demandes.

• Pour demander un congé, cliquez sur Demander un congé, puis remplissez le formulaire. Les règles de décompte sont celles de la demande de congé.
• Pour annuler une demande qui attend encore une décision (statut Ouvert), cliquez sur Retirer.

Mes Notes de frais

La page liste vos notes de frais, avec leur statut et l'état des justificatifs.

1. Cliquez sur Nouvelle demande.
2. Ajoutez une ligne par dépense avec Ajouter une ligne, puis joignez le justificatif de chaque ligne.
3. Cliquez sur Sauvegarder pour garder un brouillon, ou sur Envoyer pour validation.

Le justificatif est obligatoire. Sans lui, Dokos affiche « Un justificatif est requis pour envoyer cette note de frais en validation. » Tant que la note de frais est un brouillon, vous pouvez la modifier ou la retirer. Voir Notes de frais.

Mes Documents

La page liste les documents de votre dossier et signale les documents obligatoires manquants. Cliquez sur Ajouter un document pour déposer un fichier. Voir Documents des employés.

Mes Formations

La page a quatre onglets : Cette année, À venir, Formations à évaluer et le catalogue des programmes de formation. Dans Formations à évaluer, cliquez sur Évaluer pour donner votre avis sur une formation terminée. Si l'application LMS est installée, le bouton Ouvrir le LMS ouvre vos cours en ligne.

Mes validations

Ce lien liste les demandes de congés et les notes de frais que vous devez approuver, ainsi que l'historique de vos décisions. Il est disponible si vous avez l'un de ces rôles : Responsable RH, Utilisateur RH, Responsable ou Approbateur de congés.

Équipe

La section Équipe s'affiche si vous avez le rôle Responsable (Manager). Votre équipe regroupe les employés qui dépendent de vous, directement ou non, par le champ Supérieur hiérarchique de leur fiche.

RH

La section RH s'affiche si vous avez le rôle Responsable RH ou Utilisateur RH. Elle regroupe les espaces de gestion : Tableau de bord RH, Employés, Documents, Recrutement, Cycle de vie, Congés, Quarts & Présences, Dépenses, Formation, Evaluations, Compétences, Analytique et Configuration RH.

Le Planning des quarts s'ouvre à l'adresse /dokosrh/roster. Voir Affectation de quart.

Signer un document RH

La page d'une Proposition de poste, d'un Contrat de travail ou d'une Promesse d'embauche affiche le bloc Signature électronique. Il permet de préparer l'envoi du document à la signature, de suivre son statut et de télécharger la copie signée.

Prérequis

• L'application eSignature est installée sur le site et configurée.
• Vous avez le droit de lecture sur le document RH. Ce droit sert aussi de contrôle de périmètre : sans lui, le bloc n'affiche rien et aucune adresse email n'est proposée.
• Pour préparer un envoi, vous avez le droit de création sur Enveloppe de signature. Par défaut, ce droit est réservé au rôle Responsable système : un utilisateur RH ne voit le bloc, tant qu'il n'y a pas d'enveloppe, que si ce droit lui est accordé.
• Un fichier est joint au document : c'est lui qui sera signé. Sans fichier joint, Dokos affiche « Joignez d’abord le document à signer à {0}. »

Quand le bloc est masqué

Le bloc Signature électronique n'apparaît pas dans ces cas :

• l'application eSignature n'est pas installée ;
• le type de document ne peut pas être signé : seuls la Proposition de poste, le Contrat de travail et la Promesse d'embauche le peuvent ;
• le document n'a pas encore d'enveloppe et vous n'avez pas le droit d'en créer une.

Ouvrir le document

Le bloc se trouve sur la page du document, à l'adresse /dokosrh/r/<type>/<nom du document> :

Préparer l'envoi

1. Ouvrez le document depuis Dokos RH. Voir Ouvrir le document.
2. Dans le bloc Signature électronique, cliquez sur Envoyer pour signature.
3. Vérifiez l'Email du signataire et le Nom du signataire. Dokos les remplit avec le signataire par défaut :
   • pour une Proposition de poste et une Promesse d'embauche, le candidat, à partir de l'adresse email du document ; si elle est vide, l'employé ;
   • pour un Contrat de travail, l'employé du contrat, avec son email préféré, à défaut son email professionnel, à défaut son email personnel.
4. Corrigez ces valeurs si besoin, puis cliquez sur Envoyer. Annuler referme le formulaire.

Résultat : Dokos crée une enveloppe de signature au statut Brouillon, qui porte les fichiers joints au document. Cette étape n'envoie pas le document au signataire : l'enveloppe n'est pas encore transmise au fournisseur de signature. Si le document a déjà une enveloppe en cours, Dokos la réutilise au lieu d'en créer une seconde.

Si l'envoi échoue, le message d'erreur s'affiche sous les champs et reste lié au champ Email du signataire pour les lecteurs d'écran.

Suivre la signature

Le badge en haut du bloc affiche le statut de l'enveloppe : Brouillon, En attente, Envoyé, Signé, Complété, Annulé, Erreur ou Archivé.

Tant que l'enveloppe n'est pas au statut Signé ou Complété, le bloc affiche le message « En attente de la signature. » Le bouton Actualiser relit le statut enregistré dans Dokos. Il n'interroge pas le fournisseur. Pour une enveloppe DocuSign, l'application eSignature met ce statut à jour quand DocuSign envoie une notification (DocuSign Connect), et chaque jour par une tâche planifiée.

Télécharger le document signé

Quand l'enveloppe est au statut Signé ou Complété, le bloc affiche le lien Télécharger le document signé. Dokos récupère la copie signée chez le fournisseur.

• Avant la signature, Dokos affiche le message « {0} n'a pas encore de document signé. » avec le titre « Non signé ».
• Seul DocuSign permet ce téléchargement. Pour une enveloppe d'un autre fournisseur, Dokos affiche « Le document signé ne peut pas être téléchargé depuis {0}. » avec le titre « Non disponible ».

Exemple fictif : Sophie Martin, utilisatrice RH, ouvre la proposition de poste de la candidate Léa Bernard (léa.bernard@exemple.test), sur laquelle l'offre en PDF est jointe. Elle clique sur Envoyer pour signature. Dokos propose l'email de la candidate. Sophie clique sur Envoyer : une enveloppe en brouillon est créée. Quand l'enveloppe passe au statut Signé, Sophie télécharge la copie signée depuis le même bloc.

Pour le contrat de travail lui-même, voir Gérer les contrats des employés.

Ce que chaque rôle voit

Les permissions de Dokos s'appliquent aussi dans Dokos RH. Par exemple, un employé ne voit que ses propres demandes et documents.