Intégration PayFit — paie et congés dans Dokos
Intégration PayFit — paie et congés dans Dokos
Lorsque la paie est produite dans PayFit, Dokos peut récupérer directement son résultat : chaque mois, l'export comptable de PayFit devient une écriture de paie prête à être validée, accompagnée d'un récapitulatif des charges à payer pour la prévision de trésorerie. Les absences validées dans PayFit sont, elles, recopiées chaque nuit en demandes de congés approuvées. Le service RH n'a plus de double saisie, et la comptabilité retrouve chaque mois de paie au même endroit.
Une connexion par société
Chaque société possède sa propre connexion PayFit, avec sa clé d'API, son plan de correspondance des comptes et la liste de ses salariés. Un groupe qui gère plusieurs sociétés dans Dokos relie donc chacune d'elles à son propre compte PayFit, sans qu'elles se mélangent.
Exemple — Dokompany Dokompany fait sa paie dans PayFit. La responsable RH crée une connexion PayFit pour la société Dokompany. Dès que la connexion est testée, Dokos affiche les étapes restantes avant de pouvoir comptabiliser la paie de mai.
La connexion se trouve dans le module Ressources humaines, section Intégrations. Les rôles Responsable RH et Gestionnaire système peuvent la configurer ; le Responsable comptable peut la consulter et générer les écritures.
Mise en service guidée
L'onglet Vue d'ensemble de la connexion présente une liste de quatre étapes. Chacune indique si elle est terminée, à faire ou à vérifier, et un clic sur son nom ouvre l'onglet correspondant. Les onglets suivants n'apparaissent qu'une fois la connexion établie.
1. Connexion à PayFit
Générez une clé d'API dans PayFit, collez-la dans Dokos puis cliquez sur Tester la connexion. Dokos retrouve automatiquement la société PayFit associée à la clé et affiche l'état de la connexion en haut du formulaire.
2. Correspondance des comptes
Le plan de comptes de PayFit utilise des numéros courts (par exemple 6411000) alors que Dokos peut utiliser des numéros plus longs. Le bouton Charger les comptes depuis PayFit lit la dernière paie et propose, pour chaque compte PayFit, le compte Dokos portant le même numéro. Les comptes sans équivalent restent surlignés : il suffit de choisir le bon compte Dokos. Indiquez aussi le centre de coûts par défaut et, si vous en utilisez un, le journal comptable.
3. Rattachement des salariés
Le bouton Récupérer les salariés depuis PayFit liste les contrats PayFit et les rattache aux salariés Dokos de la société, d'abord par adresse e-mail puis par nom (sans tenir compte des accents ni des tirets). Lorsque deux salariés portent le même nom, le contrat reste à rattacher manuellement. Un rattachement corrigé à la main n'est jamais écrasé par une nouvelle récupération.
4. Synchronisation des congés
Cette étape est facultative. Activez la synchronisation, choisissez la date à partir de laquelle les absences doivent être importées, puis cliquez sur Récupérer les types d'absence. Dokos propose un type de congé pour chaque type d'absence PayFit (congés payés, RTT, arrêt maladie…). Un type d'absence peut aussi être ignoré.
Comptabiliser la paie du mois
Le bouton Générer l'écriture de paie ouvre un calendrier des mois de l'année. Chaque mois indique s'il a déjà été comptabilisé et dans quel état ; les mois futurs ne sont pas sélectionnables. Le mois précédent est proposé par défaut, et les flèches du clavier permettent de passer d'un mois à l'autre.
Exemple — Dokompany Le 3 juin, la comptable choisit mai dans le calendrier. Dokos récupère la paie de mai dans PayFit et crée une écriture en brouillon datée du 31 mai : une ligne de salaires bruts, une ligne de cotisations URSSAF et une ligne de net à payer par salarié. Un récapitulatif de paie est créé en même temps.
L'écriture reste en brouillon pour être contrôlée. Lorsqu'elle est validée, le récapitulatif de paie est validé automatiquement et les charges à payer (salaires nets, URSSAF, prélèvement à la source…) apparaissent dans la prévision de trésorerie à leur date d'échéance.
Un même mois ne peut pas être comptabilisé deux fois : s'il l'est déjà, le calendrier propose d'ouvrir l'écriture existante. Pour recommencer, supprimez l'écriture en brouillon (ou annulez-la si elle était validée) : le mois redevient disponible et le bouton propose de régénérer l'écriture.
Si un compte PayFit n'a pas d'équivalent ou si une ligne de paie ne peut être rattachée à aucun salarié, Dokos n'enregistre rien et liste en une seule fois tout ce qui manque.
Suivre les écritures générées
La vue d'ensemble de la connexion récapitule l'activité :
- les chiffres clés : dernier mois comptabilisé, total de la paie depuis le début de l'année, congés synchronisés sur les 30 derniers jours et absences en erreur ;
- le tableau des 12 derniers mois : pour chaque mois, l'écriture et son état (brouillon, validée ou annulée), le montant total, le nombre de lignes et de salariés, le récapitulatif de paie, ainsi que la personne qui l'a générée ;
- les congés à vérifier, avec le motif de chaque refus.
La liste Traitements comptables PayFit reprend l'historique complet, mois par mois.
Synchronisation des congés
Chaque nuit, Dokos lit les absences validées dans PayFit sur les 90 derniers jours et l'année à venir. Le bouton Synchroniser les congés maintenant lance la même opération immédiatement, éventuellement sur une période choisie.
Exemple — Dokompany Une salariée pose deux jours de RTT dans PayFit, validés par sa manager. Le lendemain matin, une demande de congés approuvée de deux jours de RTT apparaît dans Dokos. Si elle déplace ensuite ses RTT dans PayFit, l'ancienne demande est annulée et remplacée par une nouvelle demande aux bonnes dates.
PayFit reste la référence : les demandes créées par la synchronisation sont directement approuvées. Les demi-journées sont reprises lorsqu'une absence commence ou se termine en milieu de journée.
Dokos applique toutes ses règles habituelles de congés. Lorsqu'une absence est refusée (chevauchement avec un autre congé, absence d'attribution de congés, salarié inactif…), elle est signalée dans Congés à vérifier avec le motif du refus, sans bloquer les autres absences. Elle est de nouveau tentée à chaque synchronisation : une fois la cause corrigée, elle s'importe d'elle-même.