Gérer les contrats des employés
Gérer les contrats des employés
Dokos utilise deux documents différents pour les contrats d'un employé :
| Document | Rôle | Où le trouver |
|---|---|---|
| Contrat de travail | Type de contrat, fonction, dates, temps de travail et types de congés de l'employé. Il sert à l'allocation des congés quand l'option Allouer les congés depuis les contrats de travail est cochée. | Barre de recherche : « Contrat de travail » |
| Contrat | Document à faire signer (termes, modèle, signature), comme pour un client ou un fournisseur. | Fiche employé, onglet Connexions, groupe Contrat |
Créer un contrat de travail
- Dans la barre de recherche, saisissez « Contrat de travail » et ouvrez la liste.
- Cliquez sur + Créer un·e Contrat de travail.
- Renseignez l'Employé, le Type de contrat et la Fonction. Ces champs sont obligatoires. La Fonction est un poste.
- Dans l'onglet Période d'embauche, vérifiez la Date de début. Elle reprend la date d'embauche de l'employé et elle est obligatoire. La Date de fin est facultative.
- Dans l'onglet Heures travaillées, saisissez les Heures de travail hebdomadaires. Dokos les répartit à parts égales du lundi au vendredi. Vous pouvez corriger les heures de chaque jour, samedi et dimanche compris. Le total hebdomadaire est alors recalculé.
- Dans l'onglet Congés, vérifiez les Types de congés. S'ils sont vides quand vous choisissez le type de contrat, Dokos les reprend du Type de contrat de travail.
- Enregistrez.
Pour calculer tout de suite les congés acquis, cliquez sur Mettre à jour les congés. L'alerte « Allocation de congés en cours » s'affiche. Ce bouton demande l'option Allouer les congés depuis les contrats de travail des paramètres RH. Sans elle, Dokos affiche « Veuillez autoriser les allocations de congés depuis les contrats dans les paramètres RH ». Cette option existe sur un site avec une société française.
Exemple fictif : Marie Dupont signe un CDI le 1er septembre 2026, à 35 heures par semaine. Son contrat de travail porte le type « CDI », la fonction « Comptable » et la date de début 01/09/2026. Dokos répartit 7 heures sur chaque jour du lundi au vendredi. Les types de congés sont Congés Payés et RTT.
Lier un contrat à signer à l'employé
Le groupe Contrat de l'onglet Connexions de la fiche employé liste les documents Contrat dont le Type de tiers est Employé et le Nom du tiers est cet employé.
- Ouvrez la fiche de l'employé, onglet Connexions.
- Dans le groupe Contrat, cliquez sur + à côté de Contrat. Dokos crée un contrat lié à l'employé.
- Choisissez un Modèle de contrat ou saisissez les Termes du contrat (obligatoire), puis les dates.
- Enregistrez, puis faites signer le contrat.
Exemple fictif : pour Marie Dupont, vous créez depuis le groupe Contrat un contrat basé sur le modèle « Contrat CDI ». Vous l'envoyez ensuite à la signature.
Bonnes pratiques
- Créez un nouveau contrat de travail à chaque changement de poste ou de temps de travail, plutôt que de modifier l'ancien. Vous gardez ainsi l'historique.
- Renseignez la Date de fin d'un CDD. Après cette date, l'allocation automatique ne traite plus ce contrat.