Nommage des Documents

Dans Dokos, chaque document peut être associé à une règle de nommage, déterminant comment il sera identifié. L'identifiant du document est enregistré dans le champ name, accessible dans les filtres et rapports via les libellés Nom ou parfois ID.

Les règles de nommage sont définies lors de la création du type de document et peuvent être personnalisées pour chaque site en fonction des besoins de l'organisation.

Règles de Nommage Disponibles

• Défini par l'utilisateur : À la création du document, une fenêtre contextuelle invite l'utilisateur à nommer le document.
• Par Nom de Champ : Vous pouvez indiquer un champ à l'intérieur du document. Sa valeur sera utilisée pour nommer le document.
• Champ "Nom de Série" : En ajoutant un champ naming_series dans le document, vous définissez un préfixe de série pour le nom du document.
• Expression : Similaire au "Nom de Série", cette option ne propose cependant pas de choix aux utilisateurs.
• Aléatoire : Le document est identifié par une chaîne de caractères aléatoire.
• Par Script : Ajoutez une méthode autoname dans votre contrôleur Python ou utilisez un script Python pour nommer le document.

Modification d'une Règle de Nommage Standard

Pour ajuster une règle de nommage, accédez à Personnaliser un Formulaire et rendez-vous dans la section Nom. Chaque règle de nommage modifie la valeur du champ Nom Auto, utilisée lors de la création du document pour le nommer.

Gestion des Masques de Numérotation

Pour ajuster les masques de numérotation pour différents documents, accédez à la section Paramètres > Paramètres de Nommage des Documents.

Les documents disponibles ici sont ceux qui comportent un champ nommé naming_series.

Modification d'un Masque de Numérotation

1. Choisissez le type de document (transaction) pour lequel vous voulez ajuster les masques.
2. Vous verrez la liste des masques disponibles pour ce type de document.
3. Modifiez ou ajoutez des masques dans le champ Liste des Masques pour ce Document.
4. Une fois vos masques configurés, sauvegardez les modifications en cliquant sur Mettre à Jour.

Un outil de test de masque de numérotation ainsi qu'une documentation détaillée sur les variables disponibles sont disponibles sur la droite de la page.

Mise à Jour du Compteur lié à un Masque

Si vous avez besoin de reprendre le compteur associé à un masque de numérotation (par exemple après l'import de données d'un autre système), suivez ces étapes pour mettre à jour la valeur du compteur pour que la prochaine transaction utilise le nombre suivant.

Exemple : Vous souhaitez que la prochaine facture porte le numéro FACT-2599, et le dernier numéro utilisé était 2598.

1. Choisissez le préfixe/masque concerné.
2. Entrez la valeur actuelle du compteur.
3. Cliquez sur Mettre à Jour pour actualiser votre masque.

Les règles de nommage des documents

Les règles de nommage de document dans Dodock constituent un outil puissant qui vous permet de standardiser et d'automatiser la dénomination de vos fichiers en fonction de conditions spécifiques. Cette fonctionnalité vous permet de gagner du temps tout en maintenant une cohérence dans la manière dont vos documents sont nommés et classés.

Vue d'ensemble

Les règles de nommage de document vous offrent la possibilité de créer des modèles de dénomination prédéfinis pour différents types de documents. Chaque règle de nommage se compose d'un masque de numérotation et d'un compteur associé. Lorsqu'un document est créé ou importé dans Dodock, le système applique la règle de nommage appropriée en fonction des conditions que vous avez définies et de la priorité accordée à chaque règle.

Création de Règles de Nommage

1. Accéder à la gestion des règles de Nommage Vous trouverez les règles de nommages dans les Paramètres ou en cherchant Règle de nommage des documents dans la barre de recherche
2. Configuration du masque de numérotation Chaque règle de nommage doit être configurée avec un masque de numérotation. Ce masque définit la structure du nom du fichier en incluant des variables dynamiques. Par exemple, si vous voulez nommer vos factures avec le format "FACTURE-001", le masque serait "FACTURE-{NUMERO}".
3. Définition des conditions Vous pouvez spécifier des conditions qui déterminent quand cette règle de nommage spécifique doit être appliquée. Par exemple, vous pourriez choisir que la règle s'applique uniquement aux factures d'avoir.
4. Attribution de priorité Si plusieurs règles de nommage s'appliquent aux mêmes documents, vous pouvez définir une priorité pour chacune d'entre elles. La règle avec la priorité la plus élevée sera appliquée.
5. Gestion des compteurs Chaque règle de nommage dispose de son propre compteur. Vous pouvez mettre à jour ce compteur manuellement, ce qui est particulièrement utile si vous devez revenir en arrière et créer un nouveau document avec un numéro précédent.