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Utilisateur limité

Créer un type d'utilisateur qui donne accès à quelques documents et modules seulement, sans les droits d'un utilisateur système.

Utilisateur limité

Un utilisateur limité n'accède qu'à quelques types de document, et seulement à ses propres données. Exemple : une entreprise de 500 personnes où 400 salariés ne saisissent que leurs congés et leurs notes de frais.

Le Type d'utilisateur porte cette configuration. Il existe deux types standard :

  • Utilisateur système : accès au bureau et au portail ;
  • Utilisateur du site web : accès au portail seulement.

Les types standard ne peuvent pas être supprimés. Vous pouvez créer des types non standard.

Quand l'application RH est installée, elle crée le type d'utilisateur Employee Self Service. Il donne accès aux congés, aux notes de frais, aux avances, aux demandes de présence et en lecture aux bulletins de salaire de l'employé.

Prérequis

  • Avoir le rôle System Manager.
  • Avoir un type de document qui relie chaque utilisateur à sa fiche, par exemple Employé avec son champ Identifiant utilisateur.

Créer un type d'utilisateur

  1. Ouvrez la recherche (Ctrl+K) et saisissez « Type d'utilisateur ».
  2. Cliquez sur + Créer un·e Type d'utilisateur et donnez-lui un nom.
  3. Dans Rôle, choisissez un rôle dédié à ce type.
  4. Dans Appliquer les Restrictions utilisateur sur, choisissez le type de document qui relie l'utilisateur à ses données (par exemple « Employee »).
  5. Dans Champ d'identifiant de l'utilisateur, choisissez le champ de ce document qui contient l'utilisateur (par exemple user_id).
  6. Dans la table Types de documents, ajoutez les types de document accessibles et cochez les droits : Lire, Écrire, Créer, Valider, Annuler, Modifier, Supprimer, E-mail, Partager, Imprimer.
  7. Cliquez sur Enregistrer.

À l'enregistrement, Dokos :

  • crée les règles d'autorisation du rôle pour chaque type de document de la table ;
  • remplit Types de documents (Autorisation de sélectionner seulement) avec les types liés aux documents de la table. L'utilisateur peut les choisir dans un champ de lien, sans les ouvrir ni les créer ;
  • donne au rôle l'accès aux fichiers joints ;
  • remplit Modules autorisés avec les modules des types de document choisis ;
  • met à jour le rôle et les modules de tous les utilisateurs de ce type.

Pour ajouter d'autres types en sélection seule, utilisez la table Types de documents personnalisés (Autorisation de sélectionner).

Attribuer le type à un utilisateur

  1. Ouvrez la fiche de l'utilisateur.
  2. Dans l'onglet Paramètres, section Paramètres de sécurité, choisissez le Type d'Utilisateur.
  3. Enregistrez.

Dokos remplace alors les rôles de l'utilisateur par le rôle du type. L'utilisateur doit être lié au document choisi dans Appliquer les Restrictions utilisateur sur. Sinon, Dokos affiche un message et n'attribue pas le rôle.

Quand le document lié est enregistré, Dokos crée une restriction utilisateur sur ce document. L'utilisateur ne voit donc que les documents qui le concernent.

Exemple fictif : Léa Bernard a la fiche employé « HR-EMP-00012 », avec son adresse dans Identifiant utilisateur. Vous lui donnez le type Employee Self Service. Léa voit ses demandes de congé et ses notes de frais, mais pas celles de ses collègues.