Suivi et validation des documents
Suivi et validation des documents
Quand vous validez un document soumettable, par exemple une facture, Dokos enregistre des informations de traçabilité. Ces mécanismes sont propres à Dokos. Ils dépendent d'options du type de document (« DocType »).
Traçabilité de la validation
À la validation d'un document soumettable, Dokos enregistre :
- la date et l'heure de validation ;
- l'identifiant de l'utilisateur qui a validé.
Ces informations sont stockées dans les colonnes techniques _submitted et _submitted_by du document. Elles ne sont pas affichées dans le formulaire et ne se modifient pas depuis l'interface. Aucun rapport standard ni sélecteur de colonnes ne les affiche aujourd'hui.
Exemple fictif : Laure valide une facture de vente le 3 mars à 14 h 22. Le document garde _submitted = 03/03 14:22 et _submitted_by = laure@exemple.fr. Ces valeurs ne changent plus ensuite.
Numérotation après validation
Avec l'option « Déterminer le nom après la validation », un brouillon reçoit un nom provisoire entre parenthèses, par exemple (a1b2c3d4e5). Le numéro définitif de la série est attribué à la validation. Le nom provisoire est gardé dans la colonne technique _draft_name.
Les brouillons abandonnés ne consomment donc pas de numéro, et la série officielle n'a pas de trou. La copie créée par Modifier reçoit aussi un nouveau numéro de la série, sans suffixe -1.
Cette option est active sur ces documents :
| Document | Numérotation après validation | Suivi d'impression |
|---|---|---|
| Facture de vente | Oui | Oui |
| Facture d'achat | Oui | Non |
| Facture de point de vente | Oui | Non |
| Écriture de paiement | Oui | Non |
Exemple fictif : vous créez trois brouillons de facture et vous en supprimez un. Vous validez les deux autres. Ils reçoivent les numéros qui se suivent dans la série, par exemple FA-2026-00007 et FA-2026-00008.
Suivi d'impression
Avec l'option « Suivre les impressions », Dokos enregistre la date et l'heure de la première impression, en HTML ou en PDF. La valeur est stockée dans la colonne technique _printed. Les impressions suivantes ne la changent pas. Elle prouve qu'un document a été imprimé au moins une fois.
Exemple fictif : vous imprimez une facture de vente le 5 avril à 9 h 10, puis à nouveau le 12 avril. La colonne _printed garde la date du 5 avril.
Scellage cryptographique
Avec l'option « Est scellé », Dokos calcule une empreinte de chaque document validé. Cette empreinte est enchaînée à celle du document précédent. Une tâche de fond enregistre le résultat dans un « Archived Document ». La chaîne permet de détecter un document modifié ou supprimé.
Un document scellé et non brouillon ne peut pas être supprimé. Dokos affiche alors le message « Les documents scellés ne peuvent pas être supprimés ».
Le scellage est actif sur ces documents : Facture de vente, Facture d'achat, Facture de point de vente, Écriture de paiement et Écriture d'ouverture de point de vente.