Gestion des utilisateurs

Il y a deux façons de donner accès à une personne :

• Créer l'utilisateur : vous créez la fiche et Dokos envoie l'e-mail de bienvenue. Voir Utilisateurs.
• Envoyer une invitation utilisateur : la personne reçoit un lien. Sa fiche utilisateur n'est créée que quand elle accepte. Cette page décrit cette méthode.

Prérequis

• Avoir le rôle System Manager.
• Un compte e-mail sortant par défaut.

Inviter une personne

1. Ouvrez la recherche (Ctrl+K) et saisissez « Invitation utilisateur ».
2. Cliquez sur + Créer un·e Invitation utilisateur.
3. Remplissez les champs obligatoires :

   Champ	Contenu
   Email	Adresse de la personne invitée.
   Nom de l'application	Application qui envoie l'invitation. Par défaut : frappe.
   Rediriger vers le chemin	Page ouverte après l'acceptation, par exemple /desk.
   Rôles	Rôles donnés à la personne quand elle accepte.

4. Cliquez sur Enregistrer.

Dokos envoie l'e-mail d'invitation. Le Statut passe à « Pending » (en attente).

Dokos refuse l'invitation dans ces cas : une invitation en attente existe déjà pour cette adresse et cette application, l'invitation a déjà été acceptée, ou l'utilisateur existe et est désactivé.

Acceptation

Quand la personne clique sur le lien, Dokos :

1. passe le statut à « Accepted » et remplit Accepté le ;
2. crée l'utilisateur système s'il n'existe pas, sans e-mail de bienvenue ;
3. ajoute les rôles de l'invitation à l'utilisateur ;
4. ouvre la page Rediriger vers le chemin.

Une invitation en attente expire après 3 jours. Une tâche planifiée passe son statut à « Expired » et prévient la personne par e-mail.

Exemple fictif : vous invitez sophie.leroy@exemple.fr avec le rôle « Sales User » et le chemin /desk. Sophie accepte le lendemain. Son utilisateur est créé avec le rôle « Sales User » et elle arrive sur le bureau.

Renvoyer ou annuler une invitation

Sur une invitation au statut « Pending » :

• Renvoyer : Dokos envoie de nouveau l'e-mail et affiche « Invitation renvoyée ».
• Annuler : le statut passe à « Cancelled ». Dokos prévient la personne par e-mail. Le lien ne fonctionne plus.

Si l'invitation a expiré, créez-en une nouvelle.

Désactiver un utilisateur

1. Ouvrez la fiche de l'utilisateur.
2. Décochez Activé.
3. Enregistrez.

Dokos ferme les sessions de l'utilisateur. Ses données et son historique restent en place.