Créer et partager un formulaire web
Créer et partager un formulaire web
Un formulaire web recueille des informations depuis le portail et les enregistre dans un type de document choisi. Il peut être public, demander une connexion ou exiger un lien avec une clé.
Choisissez d'abord les informations à recueillir et les personnes autorisées à répondre. La création du formulaire nécessite les permissions de gestion du site web.
Choisir où enregistrer les réponses
Le formulaire web utilise les données d'un type de document existant. Si aucun ne correspond à votre besoin, faites créer un formulaire personnalisé avant de publier la collecte.
Par exemple, une enquête doit enregistrer ses réponses dans le formulaire prévu pour l'enquête. Elle ne doit pas donner accès à la fiche client pour identifier le répondant.
Consultez Créer un type de document pour préparer une structure personnalisée.
Créer le formulaire
- Recherchez les Formulaires web dans Dokos.
- Créez un formulaire et indiquez son titre.
- Sélectionnez le type de document qui recevra les réponses.
- Définissez la route qui formera l'adresse du formulaire sur votre site.
- Ajoutez une introduction qui explique le but de la collecte.
- Sélectionnez les informations à demander.
- Configurez l'accès et le message de confirmation.
- Enregistrez et publiez le formulaire lorsque vos contrôles sont terminés.
L'option de formulaire standard sert aux formulaires livrés par une application. Conservez un formulaire personnalisé pour vos propres collectes.
Choisir les informations à demander
Ajoutez les champs du type de document source que le visiteur doit renseigner. Vérifiez leur ordre, leur libellé et leur caractère obligatoire.
Les tableaux permettent de demander plusieurs lignes. Testez leur saisie et leur modification sur le portail.
Pour recevoir un fichier, ajoutez un champ de pièce jointe et vérifiez la taille maximale autorisée. N'activez les réponses incomplètes que si votre traitement accepte les informations manquantes.
Choisir qui peut répondre
L'accès dépend des options du formulaire. Une connexion et une clé peuvent être exigées ensemble.
| Besoin | Configuration |
|---|---|
| Collecte ouverte | Ne pas exiger de connexion ni de clé. Toute personne disposant de l'adresse peut envoyer une réponse. |
| Collecte réservée aux utilisateurs connectés | Exiger une connexion, puis vérifier les autorisations adaptées au public concerné. |
| Invitation par lien individuel | Activer Clé requise et créer une Demande de formulaire web. |
N'accordez pas des droits généraux d'écriture au rôle Guest pour rendre un formulaire public. Les soumissions passent par les contrôles du formulaire web.
L'option qui applique les autorisations du document concerne l'accès aux documents existants. Testez séparément la création, la consultation et la modification avec le profil du destinataire.
Envoyer un lien avec une clé
Une Demande de formulaire web associe une clé au formulaire choisi. Elle peut définir une expiration et des valeurs préremplies.
- Activez Clé requise sur le formulaire web.
- Créez une Demande de formulaire web pour ce formulaire.
- Définissez une date d'expiration si l'invitation doit être limitée dans le temps.
- Faites configurer les valeurs préremplies si nécessaire.
- Enregistrez la demande. Dokos génère une clé en lecture seule.
- Partagez le lien avec son destinataire.
Le paramètre de l'adresse est web_form_request_key :
https://votre-site.example/<route-du-formulaire>?web_form_request_key=<cle-generee>
La clé donne accès selon les options du formulaire. Toute personne qui reçoit ce lien peut l'utiliser dans ces limites. Ne le publiez pas dans une page ouverte à tous.
Les Valeurs du formulaire web préremplissent les données présentées au visiteur. Doc Values applique des valeurs au document côté serveur. Leur configuration utilise les noms techniques des données et nécessite l'aide d'un administrateur.
Une valeur cachée dans la présentation n'est pas une protection d'accès. Évitez de placer des données confidentielles dans les paramètres de l'URL.
Suivre et modifier les réponses
Les réponses sont enregistrées dans le type de document sélectionné. Consultez sa liste dans Dokos pour les traiter.
Les options du formulaire déterminent si le destinataire peut consulter une liste, modifier une réponse, la supprimer ou en créer plusieurs. Ces actions restent soumises aux contrôles d'accès du formulaire.
Avec une clé, l'accès aux documents existants est limité aux références de la demande correspondante. Les références sont suivies par Dokos. Elles ne permettent pas de consulter un autre type de document, comme une fiche client depuis une enquête.
Une clé expirée est refusée. Une demande déjà utilisée ne permet pas une nouvelle création si les soumissions multiples sont désactivées. La consultation ou la modification d'une réponse reste liée aux options du formulaire.
La date de première utilisation est enregistrée lors d'une opération sur un document, pas à la simple ouverture du lien.
Préparer la présentation et la confirmation
Ajoutez une image de bannière, une introduction et un texte de confirmation adaptés à la collecte. Le formulaire peut rediriger le visiteur après l'envoi.
Les métadonnées définissent le titre, la description et l'image utilisés pour présenter la page. Le code d'intégration permet d'insérer le formulaire dans un autre site.
Les styles CSS et les scripts clients répondent à des besoins de personnalisation avancée. Faites-les vérifier par un développeur, puis testez de nouveau le formulaire sur le portail.
Les options de paiement dépendent des applications installées. Si votre formulaire en propose, configurez la passerelle, le montant fixe ou sa donnée source, puis testez le parcours de paiement.
Tester avant de partager
Testez le formulaire avec le même mode d'accès que les destinataires. Un essai connecté comme administrateur ne valide pas le parcours d'un visiteur.
- Ouvrez le lien dans une session correspondant au public prévu.
- Envoyez une réponse et contrôlez le document créé dans Dokos.
- Vérifiez les informations obligatoires, les pièces jointes et le message de confirmation.
- Si l'accès utilise une clé, testez une clé valide et une clé expirée.
- Testez les options de consultation, modification et suppression que vous avez activées.