Importer des données
Introduction
Dokos vous permet d'importer en masse des enregistrements (clients, articles, factures, etc.) à partir d'un fichier Excel, CSV ou JSON. L'outil d'import de données est accessible depuis la liste de n'importe quel type de document via le bouton Importer.
Créer un nouvel import
Depuis la liste du type de document souhaité, cliquez sur Importer puis choisissez l'option d'import.
Une boîte de dialogue s'ouvre pour paramétrer votre import :
- Référence : nommez votre import pour le retrouver facilement.
- Type de document : le type de document sur lequel porte l'import est pré-rempli.
- Type d'import : choisissez le mode d'import à appliquer.
Choisir le type d'import
Le sélecteur de type d'import vous offre trois options :
Insérer de nouveaux enregistrements
Crée de nouvelles fiches. Utilisez ce mode pour ajouter des données qui n'existent pas encore dans Dokos. Les lignes dont la clé existe déjà génèrent une erreur et n'empêchent pas le traitement des autres lignes.
Exemple : Vous avez récupéré un fichier de nouveaux prospects après un salon et souhaitez créer leur fiche client. Sélectionnez Insérer de nouveaux enregistrements pour les ajouter sans risquer de modifier vos clients existants.
Mettre à jour des enregistrements existants
Modifie des fiches déjà présentes dans Dokos. Les lignes dont la clé n'existe pas génèrent une erreur.
Exemple : Vos clients Maison Verte SARL et Bureau Moderne ont changé d'adresse. Vous avez préparé un fichier avec les nouvelles adresses et le nom comme clé. Sélectionnez Mettre à jour des enregistrements existants pour mettre à jour uniquement ces fiches.
Insérer ou mettre à jour
Crée les enregistrements qui n'existent pas et met à jour ceux qui existent déjà. Ce mode est idéal pour synchroniser un fichier qui peut contenir à la fois de nouvelles données et des données à actualiser.
Exemple : Vous importez régulièrement votre catalogue articles depuis un système externe. Les nouveaux articles sont créés, les articles existants sont mis à jour avec les nouveaux prix et descriptions. Sélectionnez Insérer ou mettre à jour pour traiter les deux cas en une seule opération.
Préparer son fichier d'import
Dokos génère un modèle vierge à partir des champs du type de document sélectionné. Téléchargez-le, remplissez-le puis rechargez-le.
- Chaque colonne correspond à un champ du document.
- Les champs marqués d'un astérisque (*) dans le modèle sont obligatoires.
- Une colonne sert de clé pour identifier l'enregistrement (le nom du document par défaut).
Lancer l'import
Une fois le fichier chargé, Dokos valide les données et affiche un aperçu. Corrigez les éventuelles erreurs puis lancez l'import. Vous pouvez suivre la progression depuis la liste des Imports de données.