Candidatures et recommandations

1. Candidature

Une candidature est l'ensemble des documents et informations soumis par un individu en réponse à une offre d'emploi ou à une opportunité professionnelle.

La candidature est le moyen par lequel un candidat exprime son intérêt pour un poste et met en avant ses compétences, son expérience et ses qualifications. Elle permet à l'employeur de déterminer si le candidat est un bon profil pour le poste et l'entreprise.

1.1. Prérequis avant utilisation

Avant de créer un demandeur d'emploi, il est conseillé de créer les éléments suivants :

• Plan de dotation
• Département
• Offre d'emploi

1.1.1. Détails

• Nom du candidat: Entrez le nom complet du candidat.
• Adresse email: Saisissez l'adresse email du candidat.
• Numéro de téléphone: Saisissez le numéro de téléphone du candidat.
• Offre d'emploi: Sélectionnez l'offre d'emploi pour laquelle le candidat postule.
• Poste: Spécifiez le poste pour lequel le candidat postule.
• Statut: Indiquez le statut de la candidature (ex: Ouvert).

• Source: Indiquez la source de la candidature (ex: Recommandations, site web, etc.).
• Évaluation du postulant: Attribuez une note au candidat en fonction de son profil et de ses qualifications.

• Lettre de motivation: Indiquez la lettre de motivation du candidat.
• Pièce jointe du CV: Utilisez cette section pour joindre le CV du candidat.
• Lien vers le CV: Si le CV est en ligne, vous pouvez fournir un lien direct vers celui-ci.

• Tranche inférieure: Indiquez le salaire minimum attendu par le candidat.
• Tranche supérieure: Indiquez le salaire maximum attendu par le candidat.

1.2. Liaison avec un compte de messagerie

Vous pouvez lier une demande d'emploi à un compte de messagerie. Supposons que vous liez une demande d'emploi avec un e-mail job@example.com, le système créera un nouveau demandeur d'emploi pour chaque e-mail reçu sur la boîte aux lettres.

Pour lier le compte de messagerie avec le demandeur d'emploi, accédez à :

Paramètres > Compte de messagerie > Nouveau compte de messagerie

Entrez l'adresse e-mail et le mot de passe, puis sélectionnez « Activer l'entrée »

Dans Ajouter à, sélectionnez Demandeur d'emploi

1.3. Dépôt de candidature en ligne

Lorsque vous publiez une offre d'emploi, Dokos génère automatiquement un formulaire de candidature accessible depuis votre portail web. Les candidats externes peuvent ainsi postuler directement en ligne, sans avoir besoin d'un compte dans votre système.

Le formulaire en ligne comprend désormais un champ Pièce jointe du CV, qui permet au candidat de joindre son CV directement lors de la soumission de sa candidature. Ce fichier est ensuite accessible dans la fiche candidature correspondante, au même titre qu'une pièce jointe ajoutée manuellement depuis le back-office.

Exemple : Un candidat postule au poste « Responsable logistique » publié par Maison Verte SARL. Depuis le portail web, il remplit le formulaire, renseigne ses coordonnées, sa lettre de motivation et joint son CV en PDF. Une fois soumis, la candidature apparaît automatiquement dans Dokos avec toutes les informations saisies, CV inclus.

1.4. Vue Kanban du pipeline de recrutement

Dokos propose désormais une vue Kanban pour visualiser et gérer le pipeline de recrutement des candidats. Cette vue permet de suivre l'avancement des candidatures de manière intuitive et collaborative.

1.4.1. Accéder à la vue Kanban

1. Allez dans Ressources Humaines > Recrutement > Candidatures.
2. Cliquez sur l'icône Vue Kanban dans la barre d'outils de la liste.

1.4.2. Colonnes du Kanban

La vue Kanban est organisée en colonnes correspondant aux statuts des candidatures. Par défaut, les colonnes suivantes sont disponibles :

• Ouvert : Candidatures reçues, en attente de première évaluation.
• En cours d'évaluation : Candidatures en cours d'examen par les recruteurs.
• Entretien planifié : Candidatures pour lesquelles un entretien a été programmé.
• Offre envoyée : Candidatures ayant reçu une offre d'emploi.
• Embauché : Candidatures ayant abouti à une embauche.
• Rejeté : Candidatures non retenues.

Astuce : Vous pouvez personnaliser les colonnes du Kanban en modifiant les statuts disponibles pour le doctype Candidature via Paramètres > Personnalisation des données > Statuts.

1.4.3. Gérer les candidatures dans le Kanban

• Déplacer une candidature : Faites glisser une carte de candidature d'une colonne à une autre pour mettre à jour son statut.
• Modifier une candidature : Cliquez sur une carte pour ouvrir la fiche détaillée de la candidature et apporter des modifications.
• Ajouter une note : Cliquez sur l'icône de commentaire dans une carte pour ajouter une note ou un rappel concernant la candidature.
• Filtrer les candidatures : Utilisez les filtres en haut de la vue Kanban pour afficher uniquement les candidatures correspondant à des critères spécifiques (ex: offre d'emploi, département, source).

Exemple : La responsable RH de Maison Verte SARL utilise la vue Kanban pour suivre les candidatures au poste de « Responsable logistique ». Elle déplace la candidature de Jean Dupont de la colonne En cours d'évaluation à Entretien planifié après avoir programmé un entretien avec lui. Elle ajoute une note dans la carte pour rappeler de vérifier ses références avant l'entretien.

1.4.4. Avantages de la vue Kanban

• Visualisation claire : Obtenez une vue d'ensemble immédiate de l'état de votre pipeline de recrutement.
• Collaboration facilitée : Partagez la vue Kanban avec votre équipe pour une coordination optimale.
• Suivi en temps réel : Les mises à jour de statut sont instantanément reflétées dans le Kanban.
• Personnalisation : Adaptez les colonnes du Kanban à votre processus de recrutement spécifique.

1.5. Planifier un entretien directement depuis la candidature

Dokos simplifie désormais la planification des entretiens grâce à un nouveau dialogue intégré directement dans la fiche candidature. Cette fonctionnalité remplace l'ancien bouton « Créer un entretien », qui redirigeait vers un formulaire vide, par un bouton « Planifier un entretien » ouvrant une boîte de dialogue complète.

1.5.1. Accéder au dialogue de planification

1. Ouvrez la fiche d'une candidature depuis Ressources Humaines > Recrutement > Candidatures.
2. Cliquez sur le bouton « Planifier un entretien » dans la barre d'outils supérieure.

1.5.2. Remplir les détails de l'entretien

La boîte de dialogue « Planifier un entretien » regroupe tous les champs nécessaires pour organiser un entretien en une seule étape :

• Type d'entretien : Sélectionnez le type d'entretien (ex: Technique, RH, Final).

  Astuce : Les intervieweurs sont automatiquement pré-remplis en fonction du type d'entretien sélectionné, évitant ainsi une étape supplémentaire de recherche.

• Date de l'entretien : Choisissez la date de l'entretien.
• Heure de début : Indiquez l'heure de début de l'entretien.
• Heure de fin : Indiquez l'heure de fin de l'entretien.
• Interviewers : Liste des intervieweurs (pré-remplie selon le type d'entretien). Vous pouvez ajouter ou supprimer des intervieweurs si nécessaire.
• Remarques : Ajoutez des notes ou des détails supplémentaires pour les intervieweurs (ex: sujets à aborder, questions spécifiques).

1.5.3. Valider et créer l'entretien

1. Remplissez tous les champs obligatoires (marqués d'un astérisque rouge).
2. Cliquez sur « Enregistrer » pour créer l'entretien.

Résultat : L'entretien est créé et lié à la candidature sans quitter la fiche candidature. Vous pouvez consulter l'entretien créé via le tableau Entretiens dans la fiche candidature ou depuis la liste des entretiens (Ressources Humaines > Recrutement > Entretiens).

1.5.4. Avantages du nouveau dialogue

• Gain de temps : Plus besoin de naviguer vers un formulaire séparé pour créer un entretien.
• Fluidité : Toutes les informations sont saisies en une seule étape, directement depuis la fiche candidature.
• Automatisation : Les intervieweurs sont pré-remplis en fonction du type d'entretien, réduisant les erreurs et les oublis.
• Contexte préservé : Vous restez sur la fiche candidature, ce qui permet de consulter ou modifier d'autres informations sans perdre le fil.

Exemple : La responsable RH de Maison Verte SARL planifie un entretien pour la candidature de Jean Dupont au poste de « Responsable logistique ». Elle clique sur « Planifier un entretien », sélectionne le type « Technique », choisit la date et les horaires, et valide. L'entretien est créé instantanément, et les intervieweurs techniques sont automatiquement ajoutés à la liste. Elle peut ensuite ajouter une note pour rappeler de vérifier les références de Jean Dupont avant l'entretien.

2. Recommandations

Cette fonctionnalité permet d'optimiser le processus de recrutement en intégrant des recommandations pour les candidats, souvent basées sur des références internes ou des suggestions des employés actuels.

2.1. Remplir le formulaire

1. Informations de base sur le candidat :
   • Prénom : Saisissez le prénom du candidat.
   • Nom : Saisissez le nom de famille du candidat.
   • Date : Indiquez la date de la recommandation.
   • Pour le poste : Indiquez le poste pour lequel le candidat est recommandé.
2. Détails de contact du candidat :
   • Email : Fournissez l'adresse email du candidat.
   • Employeur actuel : Indiquez l'employeur actuel du candidat.
   • N° du contact : Fournissez le numéro de contact du candidat.
   • Intitulé du poste actuel : Indiquez le poste actuel du candidat.
   • Lien vers le CV : Ajoutez un lien vers le CV du candidat ou joignez le fichier.
3. Détails du référent :
   • Référent : Sélectionnez l'identifiant de l'employé référent.
   • Est applicable pour un bonus de recommandation : Cochez cette case si un bonus est applicable pour cette recommandation.
4. Informations additionnelles :
   • Pour quelles raisons est-ce que ce candidat est qualifié pour ce poste ? - Décrivez en détail les raisons pour lesquelles le candidat est qualifié pour le poste. Par exemple, son expérience professionnelle, ses compétences spécifiques, etc.
   • Références de travail :
     • Fournissez les références de travail pertinentes pour le candidat, y compris les noms, les postes, les sociétés, et les coordonnées de contact.

2.2. Création d'une candidature

Lorsque vous soumettez un document de recommandation d'employé, le statut initial sera « En attente ». Après avoir soumis le document, le bouton « Créer un candidat à un poste » apparaîtra.