Les utilisateurs

Les utilisateurs dans Dokos

Dans Dokos, un utilisateur est une personne physique qui accède et interagit avec le logiciel. Il peut s'agir, par exemple, d'un responsable administratif, d'un expert-comptable ou d'un client.

Les droits et accès de chaque utilisateur sont définis par le système de rôles et d'autorisations de Dokos.

• Un client disposera du rôle "Client" et pourra uniquement accéder au portail client.
• Un expert-comptable aura des permissions spécifiques lui permettant de consulter uniquement certains documents comptables.

Un chapitre spécifique détaillera la gestion des utilisateurs et leurs autorisations dans Dokos.

À ne pas confondre avec un contact

Un contact, en revanche, peut désigner une personne physique ou morale, comme un contact téléphonique ou un interlocuteur au sein d'une entreprise. Contrairement aux utilisateurs, un contact n'a pas nécessairement accès à Dokos.

Cette distinction est essentielle pour bien organiser votre base de données et gérer efficacement les accès et interactions dans Dokos.

Association automatique des utilisateurs du portail avec leurs contacts

Lorsqu'un utilisateur du portail est ajouté à un Client ou un Fournisseur, Dokos vérifie automatiquement s'il existe un Contact associé à cet utilisateur (via son adresse e-mail ou son compte utilisateur). Si un Contact correspondant est trouvé mais n'est pas encore lié au Client ou Fournisseur, Dokos établit automatiquement ce lien.

Cette fonctionnalité garantit que les utilisateurs du portail peuvent accéder aux documents relatifs à leur entreprise (devis, commandes, factures, etc.) sans intervention manuelle.

Exemple d'utilisation

Scénario : La société Maison Verte SARL a un nouveau responsable des achats, Jean Dupont, qui doit accéder au portail fournisseur pour consulter les commandes passées auprès de Bureau Moderne.

1. Jean Dupont est déjà enregistré comme Contact dans Dokos avec son adresse e-mail jean.dupont@maisonverte.fr.
2. Un administrateur ajoute Jean Dupont comme utilisateur du portail dans le document Fournisseur de Bureau Moderne.
3. À la sauvegarde du document, Dokos détecte automatiquement que le Contact Jean Dupont n'est pas encore lié à Bureau Moderne et établit ce lien.
4. Jean Dupont peut désormais se connecter au portail fournisseur et consulter les documents relatifs à Bureau Moderne.

      
flowchart TD
    A[Ajout d'un utilisateur du portail
    à un Client/Fournisseur] --> B{Dokos vérifie
si un Contact existe
pour cet utilisateur ?}
    B -->|Oui| C{Le Contact est-il déjà
lié au Client/Fournisseur ?}
    C -->|Non| D[Dokos établit automatiquement
le lien Contact ↔ Client/Fournisseur]
    C -->|Oui| E[Pas d'action nécessaire]
    B -->|Non| F[Pas d'action possible]
    D --> G[L'utilisateur du portail peut
accéder aux documents du Client/Fournisseur]

    

Points importants à noter

• Cette fonctionnalité s'applique uniquement aux Clients et Fournisseurs disposant d'utilisateurs du portail.
• Le lien est établi uniquement si le Contact et l'utilisateur du portail partagent la même adresse e-mail ou le même compte utilisateur.
• Si plusieurs Contacts correspondent à l'adresse e-mail de l'utilisateur, aucun lien automatique n'est créé (pour éviter les ambiguïtés).
• Les liens existants ne sont pas dupliqués.

Gestion des invitations utilisateurs

Lorsqu'un nouvel utilisateur est créé dans Dokos, une invitation lui est automatiquement envoyée par e-mail pour qu'il puisse activer son compte et définir son mot de de passe. Cependant, il peut arriver que l'invitation initiale n'atteigne pas son destinataire (e-mail perdu, filtre anti-spam, etc.).

Pour résoudre ce problème, Dokos permet désormais de renvoyer une invitation utilisateur directement depuis l'interface.

Comment renvoyer une invitation ?

1. Allez dans Utilisateurs > Liste des utilisateurs.
2. Sélectionnez l'utilisateur concerné.
3. Dans le document de l'utilisateur, cliquez sur le bouton Invitations dans la barre d'outils.
4. Une liste des invitations en cours s'affiche. Cliquez sur le bouton Renvoyer à côté de l'invitation que vous souhaitez réémettre.
5. Une confirmation vous sera demandée avant l'envoi.

      
flowchart TD
    A[Ouvrir la liste des utilisateurs] --> B[Sélectionner l'utilisateur]
    B --> C[Cliquer sur 'Invitations']
    C --> D[Cliquer sur 'Renvoyer']
    D --> E[Confirmer l'envoi]
    E --> F[Invitation renvoyée par e-mail]

    

Points importants à noter

• Seules les invitations en statut En attente peuvent être renvoyées.
• Le lien d'invitation précédent est invalidé et ne peut plus être utilisé.
• Un nouvel e-mail est envoyé à l'utilisateur avec un nouveau lien d'activation.
• Cette fonctionnalité est disponible pour les utilisateurs disposant des permissions appropriées (généralement les administrateurs ou les responsables RH).

Personnalisation des préférences utilisateur

Chaque utilisateur peut désormais personnaliser certains aspects de son expérience dans Dokos via un dialogue de paramètres utilisateur accessible directement depuis l'interface. Cette fonctionnalité permet d'ajuster :

• L'apparence : Thème clair/sombre, densité de l'interface, couleur d'accentuation.
• Les notifications : Préférences pour les notifications par e-mail et dans l'application.
• Les raccourcis clavier : Visualisation et personnalisation des raccourcis disponibles.
• La langue et la région : Langue de l'interface, formats de date et de nombre.

Pour accéder à ces paramètres :

1. Cliquez sur votre avatar ou nom d'utilisateur en haut à droite de l'écran.
2. Sélectionnez Paramètres utilisateur dans le menu déroulant.
3. Utilisez le raccourci Ctrl + , (Windows/Linux) ou Cmd + , (Mac) pour un accès rapide.