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Comptabilité

Écriture de journal

Saisir une écriture de journal, la contrepasser, gérer plusieurs devises et utiliser des modèles d'écriture.

Écriture de journal

Une écriture de journal enregistre une opération dans le grand livre. Vous choisissez les comptes au débit et au crédit.

Le total des débits doit être égal au total des crédits.

Utilisez l'écriture de journal pour les opérations qui ne passent pas par une facture ou un paiement. Par exemple : une charge payée directement, une écriture d'ouverture, un virement entre deux comptes de la société, une régularisation ou un amortissement.

Pour ouvrir la liste, tapez « Écriture de journal » dans la barre de recherche.

1. L'onglet Saisie

Une écriture de journal s'ouvre sur l'onglet Saisie. Cet onglet est un écran de saisie rapide. Les champs habituels restent dans les onglets Détails et Plus d'infos.

Partir d'un modèle

Sur une nouvelle écriture vide, l'onglet Saisie affiche Partir d'un modèle ?. Il liste les modèles d'écriture de journal de la société.

  • Cliquez sur un modèle pour remplir les comptes.
  • Survolez un modèle pour voir ses lignes.
  • Cliquez sur le cœur d'un modèle pour l'Ajouter aux favoris.
  • Cliquez sur Saisie libre pour saisir sans modèle.
  • S'il n'y a aucun modèle, le bouton Créer un modèle ouvre un nouveau modèle.

Saisir les lignes

L'écran affiche le Type d'écriture, le Journal comptable, la date et les lignes. Un bandeau indique si l'écriture est Équilibré ou Déséquilibré de un montant.

  • Ajouter une ligne ajoute une ligne. La touche Entrée dans un champ de montant fait la même chose.
  • Équilibrer l'écart apparaît si l'écriture n'est pas équilibrée. Il fait comme Créer l'Écriture par Différence (voir plus bas).
  • Enregistrer le brouillon enregistre l'écriture.
  • Valider l'écriture valide l'écriture déjà enregistrée.

Exemple fictif — Maison Verte SARL La comptable crée une nouvelle écriture de journal pour une facture de téléphone payée par prélèvement. Elle clique sur Saisie libre. Elle saisit une ligne 626000 avec 60 € au débit, puis une ligne 512000 sans montant. Le bandeau affiche « Déséquilibré de 60,00 € ». Elle clique sur Équilibrer l'écart : Dokos complète l'écriture avec 60 € au crédit. Elle clique sur Enregistrer le brouillon, puis sur Valider l'écriture.

2. Les champs de l'écriture

2.1 En-tête

  • Type d'entité : le type de l'écriture (voir la section Types d'écriture de journal). Ce champ s'appelle Type d'écriture dans l'onglet Saisie.
  • Date de comptabilisation.
  • Journal comptable : le journal de l'écriture. Voir Journaux comptables.
  • Multi-devise : cochez cette case si les comptes sont dans des devises différentes. Sans cette case, vous ne pouvez pas choisir de compte en devise étrangère. Avec cette case, chaque ligne affiche la devise du compte et le Taux de change.

2.2 Écritures comptables

Chaque ligne de la table Écritures comptables contient :

  • le Compte ;
  • le Type de tiers et le Tiers, pour un compte client ou fournisseur ;
  • le Compte bancaire ;
  • les Dimensions analytiques, par exemple le centre de coûts ou le projet ;
  • le Débit ou le Crédit.

Type de référence et Nom de référence : liez la ligne à un autre document. Par exemple, liez la ligne à une facture de vente. Le montant restant dû de cette facture change.

Les types de référence possibles sont :

  • Facture de vente
  • Facture d'achat
  • Écriture de journal
  • Commande client
  • Commande fournisseur
  • Note de frais
  • Actif
  • Prêt
  • Écriture de paie
  • Avance aux salariés
  • Réévaluation du taux de change
  • Escompte de factures
  • Frais
  • Relevé complet et final
  • Écriture de paiement
  • Transaction bancaire

Est une avance : réglez ce champ sur « Oui » pour un paiement anticipé, par exemple d'un client. L'écriture est alors proposée comme avance sur le document référencé.

2.3 Différence

Sous la table, Dokos affiche le Total Débit, le Total Crédit et la Différence (D - C).

La différence doit être nulle pour valider l'écriture. Sinon, cliquez sur Créer l'Écriture par Différence. Dokos met le montant manquant sur une ligne sans montant. S'il n'y en a pas, il ajoute une ligne. Choisissez ensuite le compte de cette ligne s'il est vide.

2.4 Référence

Le Numéro de référence et la Date de référence sont facultatifs. Si vous saisissez un numéro de référence, la date de référence devient obligatoire. Le numéro est repris dans la remarque générée.

L'onglet Plus d'infos, section Référence, contient aussi le Numéro de Facture et la Date de la facture. Ces champs servent seulement de référence, par exemple pour une facture reçue hors de Dokos.

2.5 Remarque et remarque personnalisée

Le champ Remarque contient par défaut un texte généré par Dokos à partir de la transaction : référence, documents liés et montants.

Pour écrire votre propre texte, cochez Remarque personnalisée. Dokos garde alors votre texte à l'enregistrement et à la validation.

Si Remarque personnalisée n'est pas cochée, Dokos régénère la remarque à chaque enregistrement. Une modification manuelle est alors perdue.

Exemple fictif — Maison Verte SARL Pour une régularisation de fin d'exercice, la comptable coche Remarque personnalisée. Elle saisit « Charge à payer — loyer décembre 2025 — régularisation ». Elle retrouve ensuite cette écriture facilement lors de la révision des comptes.

2.6 Paramètres d'impression

La section Paramètres d'impression contient :

  • Payé À / Reçu De : le nom imprimé, par exemple sur un chèque ;
  • En-tête de lettre : le papier à en-tête de la société ;
  • En-tête d'impression : le titre imprimé du document.

2.7 Information additionnelle

  • Écriture d'à-nouveaux : Dokos règle ce champ sur « Oui » si le type est Écriture d'à-nouveaux.
  • Livre comptable.
  • Depuis le modèle : voir Modèle d'écriture de journal.
  • Mode de paiement : si un compte bancaire est défini sur le mode de paiement, il est proposé.

3. Contrepasser une écriture de journal

Sur une écriture validée, cliquez sur Actions > Écriture de journal de contre-passation.

Dokos crée un brouillon. Les montants au débit passent au crédit et inversement. Les références sont conservées. Le champ Annulation de pointe vers l'écriture d'origine. Enregistrez puis validez ce brouillon.

Une écriture ne peut avoir qu'une seule contre-passation validée. Une contre-passation ne peut pas être contrepassée : annulez-la.

4. Types d'écriture de journal

Le champ Type d'entité propose ces types :

  • Écriture de journal : usage général. Par exemple, une charge payée directement : débit du compte de charge, crédit de la banque.
  • Écriture de journal inter-sociétés : une opération entre deux sociétés du même groupe.
  • Écriture bancaire : un paiement par un compte bancaire. Sur une écriture vide, Dokos ajoute le compte bancaire par défaut de la société.
  • Écriture d'espèces : un paiement en espèces. Sur une écriture vide, Dokos ajoute le compte de caisse par défaut de la société.
  • Écriture de carte de crédit : un paiement par carte.
  • Note de débit et Note de crédit : une correction sur un compte fournisseur ou client.
  • Extourne : un mouvement entre deux comptes de trésorerie de la société, par exemple un dépôt d'espèces en banque.
  • Droit d'accise.
  • Écriture de passage en perte : la section Perte propose Perte basée sur et Obtenir les factures impayées.
  • Écriture d'à-nouveaux : les soldes d'ouverture, par exemple lors d'une reprise de données.
  • Écriture d'amortissement : débit du compte de dotation, crédit du compte d'amortissement de l'actif.
  • Actif mis à la renonciation : la sortie d'un actif.
  • Écriture comptable périodique.
  • Réévaluation du taux de change : créée depuis un document de réévaluation du taux de change.
  • Gain ou perte de change.
  • Produit constaté d'avance et Charge constatée d'avance.

Modèle d'écriture de journal

Un modèle d'écriture de journal enregistre une liste de comptes et d'options. Vous l'utilisez pour créer une écriture de journal plus vite.

Pour ouvrir la liste, tapez « Modèle d'écriture de journal » dans la barre de recherche.

1. Créer un modèle

  1. Dans la liste des modèles d'écriture de journal, cliquez sur Ajouter.
  2. Remplissez les champs :
    • Titre du modèle : le nom affiché lors du choix du modèle ;
    • Description ;
    • Type d'écriture de journal ;
    • Journal comptable ;
    • Série ;
    • Société ;
    • Icône et Couleur ;
    • Écriture d'à-nouveaux et Multi-devise ;
    • Écritures comptables : les comptes de l'écriture. Chaque ligne accepte un Débit par défaut et un Crédit par défaut.
  3. Enregistrez.

Si vous choisissez le type Écriture bancaire ou Écriture d'espèces, Dokos ajoute le compte bancaire ou de caisse par défaut de la société. Un changement de type vide la table des comptes.

2. Utiliser un modèle

Sur une nouvelle écriture de journal, choisissez le modèle dans l'onglet Saisie. Vous pouvez aussi remplir le champ Depuis le modèle dans l'onglet Plus d'infos.

Dokos vide d'abord la table Écritures comptables. Il reprend ensuite le type, la série, la société, l'option d'à-nouveaux, l'option multi-devise, le journal comptable et les comptes du modèle. Les montants par défaut du modèle remplissent le débit et le crédit des lignes.

Vous pouvez ajouter d'autres lignes après l'application du modèle.

Exemple fictif — Maison Verte SARL La comptable crée le modèle « Loyer mensuel » de type Écriture bancaire, avec le journal « BQ ». Dokos ajoute le compte 512000. Elle ajoute le compte 613200 avec un Débit par défaut de 1 500 €, et met 1 500 € au Crédit par défaut du 512000. Chaque mois, elle choisit ce modèle et valide l'écriture.

Voir aussi