E-transactions — Facturation électronique et OCR dans Dokos

Factures électroniques structurées

E-transactions permet à Dokos de recevoir et d'interpréter les factures électroniques au format structuré, sans ressaisie manuelle. Dokos lit les données directement depuis le fichier et pré-remplit la facture d'achat.

Deux formats sont pris en charge :

• UBL (Universal Business Language)
• CII (Cross-Industry Invoice)

Connexion à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)

Extraction de données par OCR

E-transactions intègre la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour traiter les factures fournisseur reçues en PDF. Dokos envoie chaque fichier à Amazon Textract, en extrait les données structurées, puis crée automatiquement une facture d'achat en attente.

      
flowchart LR
  B[Banette de factures d'achat] --> D[Demande d'extraction OCR]
  D --> E[Facture d'achat en attente]
  E --> C[Commande fournisseur]
  E --> G[Reçu d'achat]
  C --> F[Facture d'achat]
  G --> F[Facture d'achat]
  E --> F[Facture d'achat]

    

Le traitement se déroule en plusieurs étapes :

1. Les PDF sont déposés dans une banette de factures d'achat (manuellement ou par email automatique).
2. Depuis la banette, Dokos génère une demande d'extraction de données pour chaque fichier.
3. Amazon Textract analyse le PDF et renvoie les données sous forme structurée.
4. Dokos crée une facture d'achat en attente et recherche automatiquement une commande fournisseur ou un reçu d'achat correspondant.
5. Depuis la facture en attente, l'utilisateur crée la facture d'achat définitive selon les options configurées.

Statuts des factures d'achat en attente

      
flowchart TD
  A["En attente (aucune commande/reçu associé)"] --> B["En cours (document associé à une commande/reçu)"]
  B --> C["Prêt (toutes les commandes/reçus associés sont validés)"]
  C --> D["Terminé (factures d'achat créées et validées)"]
  A --> E["Fermé (document fermé, ne sera pas traité)"]

    

Application E-transactions

bench get-app --branch v5 https://gitlab.com/dokos/etransactions.git
bench --site [mon-site] install-app etransactions

E-transactions remplace l'application OCR à partir de Dokos V5. Si vous utilisiez déjà l'application OCR, Dokos migre automatiquement vos paramètres existants lors de l'installation.

Connexion à Amazon Textract

Pour activer l'extraction OCR, Dokos doit être connecté à un compte Amazon Textract. Créez un utilisateur IAM sur AWS avec, au minimum, les autorisations suivantes :

Accès Amazon Textract

• Lecture : AnalyzeDocument, AnalyzeExpense, GetDocumentAnalysis, GetExpenseAnalysis, GetDocumentTextDetection
• Écriture : StartDocumentAnalysis, StartExpenseAnalysis, StartDocumentTextDetection

Accès Amazon S3

• Liste : ListBucket
• Écriture : CreateBucket, DeleteObject, DeleteObjectVersion, PutObject

Pour un premier test sans gestion fine des autorisations, vous pouvez attribuer les trois politiques suivantes :

• AmazonS3FullAccess
• AmazonTextractFullAccess
• AmazonTextractServiceRole

Une fois l'utilisateur IAM créé, copiez la clé d'accès et le secret dans le document Paramètres E-transactions de votre site Dokos.

Paramètres de création de factures

Le document Paramètres E-transactions permet de configurer le comportement lors de la création des factures d'achat :

• Création sans commande fournisseur : autorise la création d'une facture d'achat directement depuis la facture en attente, sans passer par une commande ou un reçu.
• Blocage si montant TTC supérieur : empêche la création d'une facture d'achat si le montant TTC est supérieur à celui extrait par l'OCR.
• Blocage si montant HT supérieur : même règle appliquée au montant hors taxes.

Réception automatique de factures par email

Dokos peut créer automatiquement une entrée dans la banette de factures d'achat pour chaque email reçu sur une adresse dédiée. Ajoutez un compte email dans Dokos, puis dans la section Détails IMAP, configurez la règle suivante :

Tout email contenant une pièce jointe PDF sera ainsi acheminé automatiquement vers la banette pour traitement OCR.