Contrats

1. Prérequis

Avant de pouvoir établir un contrat de réservation, il est nécessaire de créer un article au préalable :

Accueil > Ventes > Données de vente > Article

• Il est important de configurer les articles comme récurrents afin qu'ils déclenchent automatiquement la création d'un abonnement lors de la validation de la commande.

Ensuite, vous devez publier cet article sur le site web.

Accédez à l'article publié sur le site web pour finaliser les paramètres de celui-ci.

Si vous avez activé la récurrence dans l'article, la case Générer un abonnement sera automatiquement cochée et non modifiable.

Indiquez la période de récurrence pour cet article.

2. Type de contrat

2.1. Informations générales du contrat

• Désactivé : Cochez cette case si vous souhaitez désactiver ce type de contrat temporairement ou définitivement.
• Type de contrat : Indiquez ici le nom du type de contrat que vous créez.
• Sélectionner un modèle de contrat : Si vous avez des modèles de contrat prédéfinis, vous pouvez les sélectionner ici.Modèle de contrat : Vous pouvez rédiger ou copier-coller le contenu du contrat ici.
• Spécifier les options de durée Si vous gérez des contrats à durée déterminée, vous pouvez spécifier les paramètres suivants :
• Contrat à durée déterminée : Cochez cette option si le contrat a une durée fixe. Durée minimum : Spécifiez la durée minimale en mois.Préavis : Indiquez ici la période de préavis nécessaire avant de mettre fin au contrat.

2.2. Définir les ressources associées au contrat

Dans l'onglet Ressources, vous avez la possibilité de définir quelles ressources seront accessibles avec ce type de contrat. Il peut s'agir d'espaces de travail, de salles de réunion, ou d'équipements spécifiques.

2.3. Configurer les articles de facturation

Dans cette section, vous allez spécifier les différents articles qui seront facturés.

• Article de facturation récurrente : Sélectionnez l'article qui sera facturé de manière récurrente pour le quel vous faites ce contrat.
• Article de facturation à la signature : Ce champ permet de spécifier un article qui sera facturé uniquement au moment de la signature du contrat, tel que des frais d'activation ou des frais administratifs.
• Récurrence de facturation : Indiquez la fréquence à laquelle la facturation récurrente sera appliquée (mensuelle, trimestrielle, annuelle).
• Montant du dépôt de garantie : Spécifiez ici le montant du dépôt de garantie à verser à la signature du contrat, si applicable. Ce dépôt peut servir à couvrir les frais en cas de dommages aux ressources ou de non-respect des conditions du contrat.

2.4. Paramètres d'impression

Rendez-vous sur la page : format d'impression pour configurer vos formats.

2.5. Avenants

Exemples de cas d'utilisation des avenants

• Modification des conditions de réservation : Si un client souhaite ajouter ou modifier des ressources, l'avenant peut inclure ces changements, tout en conservant le contrat initial.
• Changement des tarifs : En cas de modification des prix après la signature du contrat, un avenant peut être ajouté pour stipuler la nouvelle tarification.
• Extension de la durée de réservation : Vous pouvez utiliser un avenant pour prolonger une période de réservation initiale sans devoir rédiger un nouveau contrat.

3. Flux

1. Génération et signature du contrat
2. Création d'une commande récurrente
3. Génération d'un abonnement
4. Génération des factures

4. Dépôt de garantie

Le dépôt de garantie est une somme versée par le client à la signature du contrat, destinée à couvrir d'éventuels dommages aux ressources ou un non-respect des conditions. Il est suivi dans Dokos par un document Dépôt de garantie distinct, depuis sa création jusqu'à sa restitution.

Le montant provient du champ Montant du dépôt de garantie défini sur le type de contrat (voir §2.3) et se reporte automatiquement sur le contrat.

4.1. Prérequis

Un Compte de dépôt de garantie doit être configuré sur la société (Accueil > Paramètres > Société). C'est sur ce compte de bilan que le montant est immobilisé tant qu'il n'est pas restitué au client.

4.2. Cycle de vie

À la signature du contrat, Dokos crée automatiquement un document Dépôt de garantie et l'ajoute comme ligne de frais à la première facture. Le versement s'effectue donc lors du règlement de cette facture, ce qui fait passer le dépôt au statut Payé. Le remboursement, à la fin de la relation contractuelle, génère l'écriture de journal de restitution.

      
flowchart TD
    A[Signature du contrat] --> B[Dépôt de garantie créé : statut Demandé]
    B --> C[Montant ajouté à la première facture]
    C --> D[Règlement de la facture : statut Payé]
    D --> E[Action Remboursement : choix du mode de paiement]
    E --> F[Écriture de journal de type Écriture bancaire : compte de dépôt débité, banque créditée]
    F --> G[Restitution au client : statut Remboursé]

    

Le champ Statut du dépôt reflète cette progression :

4.3. Remboursement

Lorsque le dépôt est au statut Payé, le bouton Actions > Remboursement devient disponible. Dokos demande le mode de paiement à utiliser, puis génère automatiquement une Écriture de journal de type « Écriture bancaire » qui :

• débite le Compte de dépôt de garantie,
• crédite le compte bancaire associé au mode de paiement, pour le montant du dépôt.

Le dépôt passe alors au statut Remboursé et l'écriture générée est reliée dans le champ Écriture de remboursement.

5. Contrat

Si vous souhaitez créer un abonnement lié à un contrat, il est nécessaire de générer le contrat, qui à son tour générera l'abonnement.

Une fois le formulaire configuré, vous pouvez l'envoyer par mail au client pour signature ou bien le valider, ce qui vaudra comme signature.

5.1. Mail reçu par le client

Voici l'e-mail reçu par le client pour demander sa signature, une fois le contrat établi depuis le bureau.

5.2. Services inclus

La section Services inclus liste les ressources réservables attachées au contrat — par exemple un bureau ou une salle de réunion — dont l'accès est accordé au client pour toute la durée du contrat. Ces services décrivent ce qui est compris dans le contrat et n'apparaissent pas directement comme lignes supplémentaires sur la facture.

5.3. Articles facturables supplémentaires

En plus du tarif récurrent principal, vous pouvez ajouter dans la section Tarification une liste d'articles facturables supplémentaires : parking privatif, espace de stockage, équipement loué, etc.

Chaque ligne du tableau contient :

• Article : l'article à facturer (doit être configuré comme article récurrent avec la même période de récurrence que le contrat).
• Quantité : le nombre d'unités à facturer à chaque échéance.
• Prix unitaire : rempli automatiquement depuis la liste de prix du client dès la sélection de l'article ; modifiable manuellement si besoin.
• Montant : calculé automatiquement (quantité × prix unitaire).

Une fois au moins un article supplémentaire renseigné, le champ Montant total récurrent apparaît sous le tableau et affiche la somme du tarif récurrent principal et des montants de tous les articles supplémentaires. Cela vous donne une vision immédiate du montant qui sera facturé à chaque échéance.

Exemple — Maison Verte SARL dispose d'un contrat de domiciliation à 150 € / mois. Elle ajoute :

Le Montant total récurrent affiché sera 230,00 € (150 + 50 + 30). Chaque mois, la commande client et l'abonnement généreront trois lignes de facturation distinctes correspondant aux trois articles.

      
flowchart LR
    A[Contrat signé] --> B[Commande client]
    B --> C[Abonnement]
    C --> D[Facture mensuelle]
    D --> D1[Ligne : Domiciliation — 150 €]
    D --> D2[Ligne : Parking — 50 €]
    D --> D3[Ligne : Stockage — 30 €]

    

6. Abonnement

Dans la section "Termes et conditions", vous pouvez vérifier que votre abonnement est bien associé à un contrat.

Les articles facturables supplémentaires définis sur le contrat sont automatiquement repris comme plans distincts dans l'abonnement généré. Chaque plan suit la même récurrence de facturation que le contrat principal.

Pour plus d'informations sur les abonnements, rendez-vous sur la page Abonnements de notre documentation.