Poste d'événement
Poste d'événement
Un poste d'événement est une tâche ou une activité au sein d'un événement. Il a un horaire et un nombre de places. Par exemple, une journée portes ouvertes peut avoir un poste « Accueil » le matin et un poste « Buvette » l'après-midi. Des utilisateurs, par exemple des bénévoles, s'inscrivent ensuite à ces postes.
Prérequis
- L'événement existe dans Événement.
- Pour créer des postes : le rôle Gestionnaire du lieu ou System Manager.
- Pour voir les postes sur le portail : le rôle Bénévole. Ce rôle peut lire les postes, sans les modifier.
Créer un poste d'événement
Créez un Poste d'événement depuis la liste, ou depuis la fiche de l'événement (section Créneaux de réservation du tableau de bord).
| Champ | Rôle |
|---|---|
| Événement (obligatoire) | L'événement auquel le poste appartient. |
| Titre du créneau | Le nom du poste, par exemple « Accueil » ou « Conférenciers ». |
| Heure de début de créneau et Heure de fin de créneau (obligatoires) | L'horaire du poste. |
| Créneaux disponibles (obligatoire) | Le nombre de personnes qui peuvent s'inscrire au poste. |
| Déjà réservé | Le nombre d'inscrits. Dokos le met à jour à chaque inscription ou suppression. |
| Utilisateurs enregistrés | Une carte par inscrit, avec son nom, son téléphone et son e-mail. |
| E-mails enregistrés | Les e-mails des inscrits, séparés par des virgules. Dokos s'en sert comme destinataires quand vous envoyez un e-mail depuis le poste. |
| Description | Les consignes du poste : tâches, matériel, lieu de rendez-vous. Elle s'affiche sur le portail. |
Inscrire un utilisateur depuis le bureau
- Créez une Inscription à un poste d'événement.
- Sélectionnez le Poste d'événement.
- Sélectionnez l'Utilisateur.
- Enregistrez.
Si le poste est complet, Dokos refuse l'inscription avec le message « Seulement N utilisateurs peuvent être réservés pour ce créneau d'événement ». Pour désinscrire un utilisateur, supprimez son inscription. Le nombre Déjà réservé baisse alors.
S'inscrire depuis le portail
Le lien Postes d'évènement du menu du portail client s'affiche si deux conditions sont réunies :
- l'utilisateur est connecté et peut lire les postes (rôle Bénévole, par exemple) ;
- au moins un poste d'événement existe.
La page affiche les postes dans un calendrier. La couleur indique l'état du poste :
| Couleur | Signification |
|---|---|
| Vert | Places disponibles |
| Gris | Poste complet |
| Bleu | Vous êtes inscrit⋅e |
Pour s'inscrire :
- Cliquez sur un poste du calendrier.
- Lisez l'horaire, le nombre de places et la description.
- Cliquez sur M'inscrire.
Le bouton n'apparaît pas si le poste est complet ou si vous êtes déjà inscrit⋅e. Le portail ne permet pas de se désinscrire. Demandez à l'équipe du lieu de supprimer l'inscription.
Mes inscriptions
La section Mes inscriptions, au-dessus du calendrier, liste les postes de l'utilisateur connecté. Elle contient deux parties.
- À venir : les postes dont l'heure de fin n'est pas passée, du plus proche au plus lointain. Ce titre est toujours affiché. Sans inscription à venir, le message « Vous n'êtes inscrit⋅e sur aucun poste d'événement à venir. » s'affiche dessous.
- Passées (N) : les postes dont l'heure de fin est passée, du plus récent au plus ancien, limités aux 20 derniers. N est le nombre de postes de cette liste. La liste est repliée : cliquez sur son titre pour la déplier. Elle n'apparaît que s'il y a au moins un poste passé. Ses lignes ont un style plus discret que celles des postes à venir.
Chaque ligne affiche le titre du poste et son horaire.
Cliquer sur une inscription, à venir ou passée, place le calendrier sur la date du poste (infobulle « Afficher ce poste d'événement dans le calendrier »). La liste se recharge après chaque nouvelle inscription.
Exemple
Exemple fictif : l'association Les Tilleuls organise une journée portes ouvertes le samedi 14 juin.
- Le gestionnaire crée le poste « Accueil », de 9 h 00 à 12 h 00, avec 3 Créneaux disponibles.
- Il donne le rôle Bénévole à Marie, Paul, Léa et Hugo.
- Marie, Paul et Léa s'inscrivent depuis le portail. Le poste devient gris dans le calendrier, et Déjà réservé vaut 3.
- Hugo ouvre le poste : le bouton M'inscrire n'apparaît pas.
- Marie voit « Accueil » dans Mes inscriptions, sous À venir, avec l'horaire du 14 juin.
- Après 12 h 00 le 14 juin, Marie ouvre à nouveau le portail : « Accueil » n'est plus sous À venir. Elle le retrouve en dépliant Passées (1), et un clic dessus affiche le 14 juin dans le calendrier.