Événements

Un événement a une date de début et une date de fin. Il peut être privé ou public. Un événement public peut être publié sur le site web, avec des inscriptions en ligne, gratuites ou payantes.

Créer un événement

Onglet Détails

Les rappels par e-mail ou par notification se configurent dans l'onglet Notifications.

Onglet Site web

L'onglet Site web n'apparaît que si le Type d'événement n'est pas Privé.

Onglet Participants et références

Participants à l'événement : les contacts présents à l'événement. Vous pouvez ajouter des intervenants à la main. Les inscriptions en ligne créent des documents Inscription à un événement, visibles dans les liens de l'événement.

Références de l'événement : liez l'événement à d'autres documents. Choisissez le Type de document lié, puis le Nom du lien. Par exemple, une réunion de suivi peut être liée au projet « Projet 258-A ». La réunion apparaît alors dans les liens du projet.

Actions de la fiche

Sur un événement enregistré, la barre d'actions propose :

• Réserver une ressource : crée une réservation de ressource liée à l'événement ;
• Envoyer un email aux inscrits ;
• Marquer la présence : voir la section Présence et badges plus bas.

Ouvrir les inscriptions

Chaque inscription crée un document Inscription à un événement. Il contient les coordonnées de la personne, le Nombre de créneaux réservés, le montant et le Statut de paiement. Vous pouvez aussi créer une inscription dans le bureau.

1. Choisissez le Type d'événement Public.
2. Dans l'onglet Site web, cochez Publié et choisissez Visible pour.
3. Cochez Autoriser les inscriptions.
4. Choisissez le mode d'inscription (voir ci-dessous).
5. Enregistrez.

L'événement apparaît dans la rubrique Évènements du portail client.

Inscription gratuite

Sans formulaire web ni article de facturation, le formulaire d'inscription demande :

• le prénom et le nom ;
• l'adresse e-mail ;
• le numéro de mobile.

L'inscription est validée dès son envoi.

Inscription payante par le panier

Renseignez l'Article de facturation. À l'inscription, Dokos ajoute l'article au panier du participant. Le bouton du formulaire devient Ajouter au panier. L'inscription n'est validée qu'à la validation de la commande.

Pour facturer une inscription, Dokos prend l'article de l'inscription, sinon celui de l'événement, sinon l'Article facturé pour l'inscription des paramètres.

Inscription par formulaire web

Un formulaire web est la version publique d'un type de document. Utilisez un formulaire web sur Inscription à un événement pour collecter d'autres informations.

1. Ajoutez les champs voulus au type de document Inscription à un événement avec Personnaliser un formulaire.
2. Dans le formulaire web, ajoutez ces champs avec Obtenir des champs.
3. Publiez le formulaire web.
4. Dans l'événement, choisissez-le dans Formulaire d'inscription.

Fermer les inscriptions avant l'événement

Les inscriptions ferment automatiquement quand l'heure de début moins le délai est atteinte. Une tentative d'inscription affiche alors « Les inscriptions pour cet événement sont closes. ».

1. Dans les Paramètres de réservation de ressources, onglet Détails, section Inscription à un événement, définissez la Date limite d'inscription. Elle vaut 24 heures par défaut. Mettez 0 pour la désactiver.
2. Pour un événement précis, renseignez la Date limite d'inscription de son onglet Site web.

Les inscriptions ferment aussi quand le Nombre maximum d'inscriptions est atteint.

Liaison automatique aux fiches contact

Quand un participant de l'événement est un contact, Dokos crée une communication liée à l'événement sur la fiche du contact. Elle apparaît dans la chronologie du contact, avec ses e-mails et ses appels. Cela vaut pour toutes les catégories d'événement.

Si le contact est lié à un client ou à une autre fiche, la communication apparaît aussi dans la chronologie de cette fiche.

Présence et badges

Un événement peut donner un badge aux participants présents, par exemple une formation qui ouvre l'accès à une imprimante 3D.

1. Dans l'événement, renseignez Attribue le type de badge avec le type de badge à donner.
2. Après le début de l'événement, cliquez sur Marquer la présence :
   • sur la fiche de l'événement, pour cocher plusieurs inscrits à la fois ;
   • ou sur une Inscription à un événement, pour un seul participant.
3. Confirmez. La case Présent de l'inscription est cochée et le badge est attribué.

Avant le début de l'événement, Dokos refuse avec le message « Impossible de marquer la présence : cet événement n'a pas encore commencé. ». La case Présent est en lecture seule : seule l'action Marquer la présence la coche.

Voir Badges pour créer les types de badge et les lier aux ressources.

Exemple

Exemple fictif : l'association Les Tilleuls organise une formation à la permaculture le 15 juin à 9 h 00, pour 12 personnes.

1. Elle crée l'événement, de Type d'événement Public, avec un Nombre maximum d'inscriptions de 12.
2. Dans l'onglet Site web, elle coche Publié, Visible pour Tous et Autoriser les inscriptions.
3. Elle met la Date limite d'inscription à 48 heures. Les inscriptions ferment le 13 juin à 9 h 00.
4. Elle choisit l'Article de facturation « Formation permaculture », vendu 30 €. Chaque inscrit ajoute sa place au panier et la paie en commandant.
5. Le jour de la formation, elle marque la présence des 11 personnes venues.