Suivi et validation des documents

Quand une organisation valide une facture, un bon de commande ou tout autre document soumettable, Dokos enregistre automatiquement des informations essentielles : qui a validé, à quelle heure, si le document a été imprimé et si son intégrité est garantie. Ces mécanismes fonctionnent sans configuration particulière dès que les options correspondantes sont activées sur un type de formulaire.

Traçabilité de la validation

Exemple — Tribu SCOP Laure, comptable chez Tribu SCOP, valide une facture de vente le 3 mars à 14h22. Dokos enregistre immédiatement son nom et l'horodatage exact. Un mois plus tard, lors d'un contrôle fiscal, l'auditeur peut confirmer sans ambiguïté qui a validé ce document et à quel moment.

Dès qu'un document est validé, Dokos note automatiquement la date et l'heure de validation ainsi que l'identifiant de l'utilisateur responsable. Ces informations sont stockées directement dans le document et ne peuvent pas être modifiées manuellement. Elles sont visibles dans l'historique des modifications et exploitables dans les rapports.

Numérotation après validation

Exemple — Association Les Tilleuls Les Tilleuls émettent leurs factures en mode brouillon avec un numéro provisoire (BROUILLON-2024-00042). Une fois la facture validée, elle reçoit automatiquement son numéro définitif FA-2024-00007 — le prochain dans la séquence officielle. Cela évite les trous dans la numérotation liés aux brouillons abandonnés.

Certains formulaires dans Dokos sont configurés pour attribuer leur numéro définitif uniquement au moment de la validation, et non à la création du brouillon. Le numéro provisoire utilisé pendant la phase de préparation est conservé comme référence interne, tandis que le numéro officiel (conforme à la séquence comptable ou réglementaire) est généré lors de la soumission. Cette approche garantit une numérotation sans interruption dans les séries officielles.

Cette option est activée dans la configuration du type de formulaire concerné.

Suivi d'impression

Exemple — Garage Moreau Le gérant du Garage Moreau imprime un bon de livraison le 5 avril à 09h10. Dokos note automatiquement cette date. En cas de litige avec un client qui prétend ne jamais avoir reçu le document, l'équipe peut vérifier qu'une impression a bien eu lieu ce jour-là.

Quand l'option de suivi d'impression est activée sur un type de formulaire, Dokos enregistre la date et l'heure de la première impression. Cette information n'est pas mise à jour lors des impressions suivantes — elle certifie uniquement que le document a bien été imprimé au moins une fois. Elle est disponible dans les vues liste et les rapports pour filtrer les documents déjà imprimés.

Scellage cryptographique

Exemple — Cabinet de conseil Veraison Veraison utilise un module soumis à des exigences réglementaires. Chaque document validé est automatiquement scellé : son contenu est haché et enchaîné aux documents précédents. Toute tentative de modification ultérieure serait détectée immédiatement lors d'un audit.

Le scellage cryptographique protège l'intégrité des documents soumis dans les contextes réglementés (logiciels de caisse certifiés, archivage légal, etc.). Quand cette option est activée sur un type de formulaire, Dokos génère une empreinte numérique du document au moment de sa validation. Cette empreinte est enchaînée à celle du document précédent, créant une séquence ininterrompue qui garantit qu'aucun document n'a été altéré ou supprimé.

Les documents scellés sont archivés dans un journal immuable. Toute suppression ou modification après scellage est techniquement bloquée.

Voir aussi

• Certification caisse
• Rôles et autorisations
• Impression et PDF