Clients et fournisseurs pour la facture électronique
Clients et fournisseurs pour la facture électronique
Pour qu'une facture électronique parte vers le bon destinataire et qu'une facture reçue soit rattachée au bon fournisseur, Dokos a besoin de données d'identification précises sur vos tiers. La plupart se remplissent une seule fois, à la création de la fiche.
Données à renseigner sur un client
Un client destinataire de factures électroniques doit être identifiable de façon fiable. Dokos s'appuie sur le numéro SIREN et le numéro de TVA du client pour le classer (entreprise, administration, particulier) et pour interroger l'annuaire officiel.
Le profil e-invoice est le déclencheur : tant qu'il n'est pas renseigné sur la fiche client, aucune facture électronique n'est générée pour ce client. Vous pouvez aussi préciser une référence acheteur (code service) ou un numéro de marché pour les factures adressées au secteur public.
Annuaire et routage des clients
L'annuaire indique par quelle plateforme joindre un client et sous quelle adresse électronique. Dokos synchronise automatiquement ces informations depuis la Plateforme Agréée à partir du SIREN du client : type d'entité (entreprise, administration, particulier), état d'activité et adresse de réception.
La synchronisation se déclenche périodiquement et se relance manuellement depuis la fiche client. Pour un client international, vous choisissez l'annuaire Peppol plutôt que l'annuaire français. Vous pouvez également rattacher un client à une plateforme dédiée si vous n'utilisez pas la même pour tous.
Établissements et SIRET
Une même entreprise cliente peut avoir plusieurs établissements, chacun identifié par un SIRET. Le SIRET renseigné sur une adresse relie cette adresse à la bonne ligne d'annuaire : c'est ce qui permet à Dokos d'acheminer la facture vers le bon établissement. Une référence acheteur propre à un établissement prend le pas sur celle définie au niveau du client.
Données à renseigner sur un fournisseur
Côté réception, Dokos rattache chaque facture entrante au bon fournisseur grâce à ses données d'identification. Renseignez le numéro SIREN, le numéro de TVA et, si vous le connaissez, l'adresse électronique du fournisseur.
Lorsqu'une facture arrive, Dokos recherche le fournisseur correspondant en priorité par son numéro de TVA, puis par son IBAN, par un éventuel alias de nom et enfin par son nom. Plus ces données sont complètes, plus le rapprochement est fiable et automatique.
Vérifier l'état de préparation d'un tiers
Dokos affiche un état de préparation pour chaque client, qui signale en un coup d'œil les données manquantes ou incohérentes avant l'émission d'une facture. Les contrôles portent notamment sur la présence et la validité du SIREN, la cohérence entre le SIREN et le numéro de TVA, l'adresse de facturation avec son SIRET, et la prise en charge du client dans l'annuaire.
Certains signaux sont bloquants — une donnée indispensable manque, la facture ne peut pas être transmise — tandis que d'autres sont de simples avertissements invitant à vérifier une valeur. Corriger ces points depuis la fiche du tiers évite les rejets ultérieurs par la Plateforme Agréée. Lorsqu'une facture est refusée, Dokos ramène le message de la plateforme vers la donnée à corriger (fiche client, société ou paramètres).