Factures de vente

Vous êtes ici parce que vous avez besoin de facturer un client. Dans la plupart des cas, Dokos a déjà récupéré les informations depuis votre commande ou votre bon de livraison. Il ne vous reste qu'à vérifier et valider.

      
flowchart LR
  id4-->id9(Bon de livraison)
  id2(Commande client)-->id4(Facture de vente)
  id4-->id5(Écriture de paiement)
  id2-->id6("Acompte")
  id1(Devis)-->id2

    

Avant de commencer

Vérifiez que vous avez bien :

• Une fiche client créée
• Au moins un article avec son prix

Si vous facturez depuis une commande ou un bon de livraison, tout sera récupéré automatiquement.

Créer une facture

Depuis Ventes ou Comptabilité > Comptes clients, ouvrez la liste des factures de vente et cliquez sur Ajouter.

Une fenêtre vous propose trois points de départ — choisissez celui qui correspond à votre situation :

Depuis une commande client

C'est le cas le plus courant. Ouvrez votre commande client et cliquez sur Créer > Facture. Les articles, prix et client sont déjà remplis.

Facture directe (sans commande)

1. Sélectionnez le client
2. Ajoutez vos articles et quantités — les prix se remplissent automatiquement si une liste de prix est configurée
3. Vérifiez la date d'échéance
4. Enregistrez puis Validez

Facture d'acompte

Depuis votre commande client, cliquez Créer > Facture, puis cochez Facture d'acompte. Le montant et le compte comptable sont remplis automatiquement selon le pourcentage configuré — vous n'avez plus besoin de créer un article d'acompte séparé.

Quand vous créez la facture finale, allez dans Acomptes et Avances et cliquez Récupérer les acomptes reçus — Dokos déduit automatiquement ce qui a déjà été payé.

Demander un paiement en ligne

Une fois votre facture validée, vous pouvez envoyer une demande de paiement à votre client pour qu'il règle directement en ligne via une passerelle de paiement (Stripe, GoCardless, etc.).

Depuis la facture

1. Cliquez sur le bouton Demander un paiement dans l'onglet Collecte des paiements (nouvel onglet ajouté automatiquement).
2. Un panneau latéral s'ouvre avec les options suivantes :
   • Montant : par défaut le solde restant, modifiable si vous souhaitez demander un paiement partiel.
   • Mode de paiement : sélectionnez la passerelle de paiement à utiliser (Stripe, GoCardless, etc.).
   • Destinataire : email du client (modifiable).
   • Modèle d'email : choisissez un modèle prédéfini ou personnalisez le message.
   • Joindre le PDF : cochez pour envoyer la facture en pièce jointe.
   • Envoyer immédiatement : cochez pour envoyer l'email dès la création de la demande.
3. Cliquez sur Envoyer la demande de paiement pour finaliser.

Suivi de la demande

Dans l'onglet Collecte des paiements de la facture, vous trouverez :

• Un pill de statut indiquant l'état de la demande (Brouillon, Envoyée, Payée, Annulée).
• Des actions rapides :
  • Copier le lien de paiement : pour envoyer manuellement le lien au client.
  • Renvoyer l'email : pour renvoyer la demande si le client ne l'a pas reçue.
  • Annuler la demande : pour annuler une demande envoyée par erreur.
  • Voir la demande : pour ouvrir la demande de paiement complète.

      
flowchart LR
  id1(Facture de vente)-->id2(Demander un paiement)
  id2-->id3(Email envoyé au client)
  id3-->id4(Client clique sur le lien)
  id4-->id5(Page de paiement en ligne)
  id5-->id6(Paiement validé)
  id6-->id7(Statut mis à jour sur la facture)

    

Exemple d'utilisation

Maison Verte SARL a une facture de 500 € en attente de paiement. Le service comptable clique sur Demander un paiement, sélectionne Stripe comme mode de paiement, et envoie la demande. Le client reçoit un email avec un lien sécurisé pour régler en ligne. Une fois le paiement validé, le statut de la facture passe automatiquement à Payé dans Dokos.

Remises et marges

Remise sur la facture — appliquez une remise globale en pourcentage ou en montant dans la section Remise supplémentaire. Le total net après remise s'affiche directement sur le document, et le pourcentage apparaît à l'impression.

Calcul de marge — calculez votre marge brute directement sur la facture en choisissant la base : taux de valorisation, dernier prix d'achat, ou prix fournisseur. Un pourcentage de marge cible recalcule le prix de vente automatiquement.

Facturation électronique (FacturX)

Si l'application eTransactions est installée et configurée, Dokos peut générer automatiquement une facture au format FacturX (PDF/A-3 avec données XML intégrées) à chaque validation de facture de vente.

Ce format est exigé pour certains clients publics (Chorus Pro) et recommandé dans le cadre de la réforme de la facturation électronique.

→ En savoir plus sur la génération FacturX

Fonctionnalités optionnelles de la facturation électronique

La facturation électronique est activée par défaut de manière simple : à chaque validation d'une facture de vente, le fichier FacturX est généré automatiquement. Des fonctionnalités supplémentaires sont disponibles et peuvent être activées selon vos besoins dans les Paramètres eTransactions.

Les fonctionnalités optionnelles suivantes peuvent être activées :

• Mentions contractuelles : ajoute automatiquement des informations contractuelles spécifiques (numéro de contrat, bon de commande, etc.) dans la facture électronique.
• Objet et motifs de l'opération : permet de préciser l'objet de la transaction et son motif dans la facture électronique.
• Factures rectificatives : facilite l'émission d'avoirs et de factures rectificatives au format électronique.
• Informations sur les paiements : intègre les détails de paiement (IBAN, coordinateur de paiement, etc.) dans la facture électronique.
• Données logistiques : ajoute les informations de transport et de livraison dans la facture électronique.

Indicateur de conformité de la facture électronique

Un indicateur de conformité est disponible directement sur la fiche client et la facture de vente. Il vous signale en amont si des informations essentielles manquent pour générer une facture électronique conforme (numéro SIREN du client, adresse complète, etc.).

Cet indicateur vous évite de découvrir un problème uniquement au moment de valider la facture.

      
flowchart LR
  id1(Client ou facture)-->id2{Indicateur de conformité}
  id2-->|"Conforme"|id3(Facture électronique générée)
  id2-->|"Information manquante"|id4("Compléter la fiche\nclient ou l'adresse")
  id4-->id3

    

Plateforme agréée

Pour émettre des factures électroniques auprès de l'administration publique, Dokos peut être déclaré comme plateforme de facturation agréée. La documentation détaillée de cette configuration est disponible auprès de votre intégrateur Dokos.

Statuts

Ce qui peut bloquer

"Compte débiteur manquant" — vérifiez que la fiche client a bien un compte comptable associé, ou que les paramètres de comptabilité ont un compte débiteur par défaut.

"Article sans prix" — si aucun prix n'est défini dans la liste de prix active, ajoutez-le manuellement sur la ligne ou dans la fiche article.

"Période comptable clôturée" — la date de la facture tombe dans une période déjà clôturée. Modifiez la date comptable ou rouvrez la période.

Acompte non récupéré — si l'acompte n'apparaît pas automatiquement, vérifiez que la facture d'acompte est bien liée à la même commande client.

Facture électronique non générée — si l'indicateur de conformité signale une information manquante, complétez la fiche client (numéro SIREN, adresse complète) avant de valider la facture.

Et ensuite

• Enregistrer un paiement — depuis la facture validée, cliquez Créer > Écriture de paiement
• Émettre un avoir — si le client retourne des articles ou si vous devez corriger une facture validée
• Facture FacturX — générer une facture électronique conforme EN 16931
• Demander un paiement en ligne — envoyer un lien de paiement sécurisé à votre client
• Modifier la numérotation des factures — pour personnaliser le format de vos numéros
• Configurer les taxes — pour paramétrer votre régime de TVA
• Termes de paiement — pour facturer en plusieurs tranches